الوثائق التي تصبح مسودات
تقوم منصة الأتمتة واستلام المستندات بمراقبة مجلد على محرك الأقراص أو صندوق بريد، وتحويل كل مستند إلى مسودة فاتورة مورد أو مسودة طلب مبيعات، مع إرفاق المستند. لا يتم إرسال أي شيء.
يقرأ نظام الاستقبال محتوى كل ملف جديد، ويحدد المورد أو العميل المذكور فيه من بين مورديك، ورقم الملف، وتاريخه، وإجمالي قيمته، ثم ينشئ مسودة من خلال خاصية الحفظ في الشاشة، باستخدام حساب خدمة التشغيل الآلي. يُرفق الملف بالمسودة. ومن ثم، يُعامل الملف كأي مسودة أخرى يكتبها شخص ما: يقوم بمراجعتها، ومطابقتها، ثم نشرها.
- يتم فحص مجلد القرص كل بضع دقائق (فحص كل)؛ أما الفحص الآن فيفحصه دفعة واحدة. يتم إدخال كل ملف مرة واحدة.
- يتم تسليم الرسائل إلى صندوق البريد بواسطة بوابة البريد الخاصة بك؛ وتستقبل عملية تسليم ملف ملفًا لديك، بنفس الطريقة.
- يتم الاحتفاظ بالوثيقة التي لا تذكر أي مورد أو عميل لديك، أو أكثر من واحد، أو ليس لها إجمالي، في سجل الاستلام الخاص بالشخص، مع ما تمت قراءته.
- كل عملية إدخال تُسجل في سجل التدقيق كعملية إدخال.
- قم بتوصيل محرك الأقراص الموجود ضمن قسم "المنصة" ثم "محركات الأقراص والملفات"، إذا لم يكن متصلاً.
- افتح المنصة، ثم الأتمتة، ثم استلام المستندات، واختر جديد.
- اختر النوع (مجلد على محرك أقراص، أو صندوق بريد)، وما الذي يصنعه، ومحرك الأقراص والمجلد.
- احفظ. تحقق الآن مما هو موجود.