المستندات والعناوين والبنود
كيف يتم تجميع مستند المعاملات، ولماذا تتطابق مجاميعه دائمًا مع بنوده، ومتى تتوقف البنود عن التغيير.
تفتح كل وثيقة معاملات على صفحة تفاصيل: ملخص في الأعلى، وجداول بنود في الأسفل، يمكن الوصول إليها من خلال خيار "التفاصيل" في القائمة. يمكن تعديل الملخص مباشرةً من تلك الصفحة - وهي الصفحة التي تقف عليها بعد قراءة الوثيقة وملاحظة أخطائها.
الخطوط عبارة عن شبكة، وليست بقعة.
يتم إدخال البيانات في جدول: اختر الصنف أو حساب دفتر الأستاذ العام من قائمة منسدلة، واكتب الكمية، وراقب المجموع الكلي. المستندات التي تُكتب عناوينها وبياناتها معًا - مثل دفاتر اليومية، وطلبات الشراء، وأوامر الشراء، وفواتير الموردين، والفرص - تحمل نفس الجدول داخل نموذج الإنشاء، بحيث يتم إنشاء المستند في خطوة واحدة بدلاً من إنشائه فارغًا ثم تعبئته لاحقًا.
| الوحدة | المستند | ما هي الخطوط |
|---|---|---|
| المحاسبة | القيود اليومية | البيانات المنشورة: الحساب، المدين، الدائن. غير قابلة للتغيير. |
| المحاسبة | فواتير الحسابات الدائنة والحسابات المدينة | بنود التكلفة مع البند وحساب دفتر الأستاذ العام والضريبة. |
| إدارة علاقات العملاء | الفرص البيعية | خطوط الإنتاج، التي تصبح فاتورة حسابات القبض عند إتمام الصفقة. |
| إدارة علاقات العملاء | أوامر العمل الميداني | المهام التي تتطلب عمالة وفنيين، بالإضافة إلى قطع الغيار المسحوبة من المخزون. |
| سلسلة الإمداد | طلبات الشراء وأوامر الشراء | بنود توضح الكميات المستلمة والمتبقية. |
| سلسلة الإمداد | المقبوضات | الكميات المستلمة حسب الصندوق والدفعة. غير قابلة للتغيير. |
| الموارد البشرية | عمليات صرف الرواتب | كشف رواتب لكل موظف: إجمالي الراتب، الضريبة، الاستقطاعات، صافي الراتب. |
| التصنيع | أوامر الإنتاج | مكونات قائمة المواد المفككة وعمليات التوجيه. |
| التصنيع | عمليات فحص الجودة | الخصائص المقاسة مقابل حدود مواصفاتها. |
| السجلات الصحية | الزيارات | خطوط الشحن القابلة للفوترة. |
| دورة حياة الطالب | الفوترة الدورية | يتم خصم رسوم التسجيل من المساعدات المقبولة. |
هناك قاعدتان يتم تطبيقهما في واجهة برمجة التطبيقات، وليس فقط على الشاشة.
- يتم حساب إجمالي رأس الفاتورة. إضافة أو تغيير أو حذف أي سطر يُعيد حساب المجموع الفرعي والضريبة والإجمالي في نفس عملية قاعدة البيانات. لا يمكن أن يختلف رأس الفاتورة عن أسطرها، بغض النظر عن طريقة حدوث التغيير.
- تتجمد البيانات مع المستند. بمجرد تسجيل فاتورة، أو استلام أمر شراء، أو إتمام أمر عمل، أو إصدار فاتورة خدمة، تصبح بياناتها للقراءة فقط - حيث أن هذه الحالات قد أنتجت بالفعل قيودًا يومية وحركات مخزون. وتتجمد أيضًا مع انتهاء الفترة المالية، لنفس السبب.
يُظهر لك الجدول أيًّا من السؤالين هو الصحيح بدلًا من السماح لك بالكتابة ثم الفشل عند الحفظ. "تم النشر" و"انتهت الفترة" مشكلتان مختلفتان بإجابات مختلفة، وإعطاؤك الإجابة الخاطئة يُضيّع عليك وقتًا ثمينًا.