عمليات الفاتورة: المعاينة، الموافقة، النشر، والإلغاء وإعادة الفوترة
دورة فوترة تتم في أربع خطوات - المعاينة، مراجعة الفواتير، الموافقة (من قبل شخص آخر)، الترحيل إلى المستحقات - وماذا تفعل بفاتورة واحدة: القبول، الإيقاف عن الدفع، الإصدار، الترحيل، الإلغاء وإعادة الفوترة.
الجري بالدراجة
- افتح نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) > الخدمات > فوترة الخدمات > عمليات الفوترة، ثم اضغط على "جديد". اختر دورة الفوترة، ومصدر الخدمة، ووجهة الخدمة، وتاريخ الفاتورة، وتاريخ الاستحقاق (فارغ: عدد أيام الاستحقاق بعد تاريخ الفاتورة). احفظ التغييرات.
- اضغط على "معاينة" أثناء التنفيذ. يتم تقييم كل حساب في الدورة وكتابة فاتورته كمسودة. يمكن الضغط على "معاينة" مرة أخرى حتى تتم الموافقة على العملية.
- اضغط على "مراجعة الفواتير". سيتم فتح قسم "فواتير الخدمات" على فواتير هذه الجولة. أي شيء غير معتاد يُعتبر استثناءً: قراءة تقديرية، أو استثناء في القراءة المفتوحة، أو فاتورة أعلى بكثير من المعتاد للحساب، أو لا توجد فاتورة.
- لكل استثناء: قبول (مع توضيح السبب) أو تعليقه. يبقى مشروع القانون المعلق في مكانه عند نشر العملية؛ أما خيار "إصدار" فيعيده إلى مكانه.
- يُعتمد المشروع من قِبل شخص آخر غير الشخص الذي راجعه مسبقًا. ويُرفض المشروع طالما بقي أي مشروع قانون استثناءً.
- اضغط على زر "نشر إلى المستحقات". تصبح كل فاتورة معتمدة فاتورة مستحقات منشورة مع دفتر اليومية الخاص بها.
لا يمكن للشخص الذي استعرض عملية التشغيل الموافقة عليها: "لقد استعرضتَ <عملية التشغيل>، لذا سيوافق عليها شخص آخر." يمكن للشركة التي لديها مُصدر فواتير واحد السماح بذلك من خلال النظام الأساسي > إعدادات وقت التشغيل > الأدوات المساعدة > "السماح للشخص الذي أعدّ عملية تشغيل الفاتورة بالموافقة عليها".
ما الذي يفعله المنشور
- تُصبح كل فاتورة فاتورة حسابات مستحقة القبض - يتم خصم المبلغ المستحق، وإضافة إيرادات المرافق (حساب الخطة)، وإضافة ضريبة المخرجات - لذا فإن نظام تصنيف أعمار الديون، والبيانات، والإيصالات، والسجلات تُظهرها كما تُظهر أي فاتورة أخرى. ويُظهر قسم فواتير المرافق فاتورة حسابات مستحقة القبض وحالتها.
- ترقيم الفواتير خاص بالشركة: بموجب نظام ZATCA، يتم إصدار الفاتورة كفاتورة ZATCA، وفي الهند تأخذ رقم سلسلة ضريبة السلع والخدمات الخاص بها، تمامًا كما تفعل الفاتورة الصادرة في قسم المحاسبة.
- تُعلّم القراءات بأنها مُفوترة. ويُضاف رصيد إلى الحساب. وتُخصم الدفعة المقدمة في الفاتورة النهائية.
- يتم خصم فاتورة حساب الدفع التلقائي من بطاقته في تاريخ الاستحقاق. أما العميل الذي لا يستخدم الفواتير الورقية، فيتم إرسال الفاتورة إليه عبر البريد الإلكتروني.
- يتم إغلاق العملية في فترة مفتوحة في التقويم المالي؛ أما الفترة المغلقة فترفضها مثل أي عملية ترحيل.
تصحيح فاتورة
- مشروع قانون: إلغاء وسحبه مع ذكر السبب.
- بعد إرسال الفاتورة: يؤدي إلغاء الفاتورة وإعادة إصدارها إلى إنشاء إشعار دائن لحسابات القبض مقابل المبلغ المتبقي، مما يتيح إعادة إصدار الفواتير، وينشئ فاتورة جديدة من نفس الفترة. قم بتسجيل الفاتورة الجديدة (تسجيلها في صفها) بمجرد التأكد من صحتها.
- إذا تم رفض إلغاء وإعادة إصدار فاتورة تم دفع جزء منها: قم بإلغاء الدفعة أولاً (انظر قسم المحاسبة: الموافقات على عمليات الدفع والإشراف)، أو قم بتصحيح الفاتورة التالية.
- يمكن إلغاء عملية التصويت بأكملها التي لم يتم نشرها باستخدام أمر "إلغاء أثناء التصويت"؛ ويتم التخلص من مسودات مشاريع القوانين الخاصة بها.
تحتوي كل فاتورة على ملف PDF: يعرضها نظام Account 360، ويرى العميل نفس ملف PDF في البوابة.