تحذيرات قبل الحفظ

عندما تقوم بإنشاء طلب شراء أو أمر أو فاتورة مورد أو دفعة، يقوم TRANXACT بفحصها مقابل ما هو موجود بالفعل في الملف، وإذا بدا شيء ما وكأنه تكرار أو خطر، فإنه يخبرك قبل حفظه.

تُجرى عمليات التحقق وفق قواعد ثابتة وواضحة تُطبق على سجلات شركتك، وليست مجرد تخمينات. ويُشير التحذير إلى أسماء السجلات التي تم العثور عليها، ولا يمكنك رؤية سوى السجلات التي يُسمح لك بفتحها.

• طلب شراء لصنف (أو صنف يحمل اسمًا مشابهًا جدًا) تم طلبه بالفعل لنفس المستودع في آخر 30 يومًا، ولا يزال في أمر شراء مفتوح، أو موجود في المخزون في مستودع آخر.
• فاتورة مورد تحمل نفس رقم الفاتورة، أو نفس المبلغ، من نفس المورد؛ فاتورة لطلب لم يتم استلام أي شيء بشأنه.
• دفعة كبيرة لمورد تغيرت بياناته المصرفية خلال الثلاثين يومًا الماضية.
• سعر شراء أعلى بكثير من آخر خمس عمليات شراء للسلعة، أو مورد ليس لديه عقد بينما يوجد عقد لدى مورد آخر للسلعة.
• الإنفاق على مركز تكلفة بدون ميزانية هذا العام.
• طلب مبيعات لعميل يتجاوز حد الائتمان الخاص به أو فواتيره متأخرة لأكثر من 90 يومًا.
• حالة متكررة لنفس العميل، ونفقة مماثلة لنفقة تم المطالبة بها بالفعل، وموظف مسجل بالفعل في الملف.

1. املأ النموذج واضغط على زر الحفظ كالمعتاد.
2. إذا ظهر تحذير، فاقرأه. أرقام السجلات الموجودة فيه تفتح السجلات التي عثر عليها.
3. اختر "متابعة" للحفظ على أي حال (أضف سببًا إذا لم يكن كما يبدو، على سبيل المثال: ليس نسخة مكررة، هذا لموقع آخر)، أو "فتح" للانتقال إلى السجل الذي تم العثور عليه بدلاً من ذلك، أو "إلغاء".