استيراد جدول بيانات

إدخال ملفات Excel و CSV و PDF في أي شاشة قائمة - القالب الذي يقوم بربط نفسه، وكيفية مطابقة الأعمدة، وما يتم تحديده، وما يحدث عند عودة نفس الملف، ولماذا يتم إرساله عبر واجهة برمجة التطبيقات (API).

تقبل جميع شاشات القوائم في المنصة استيراد البيانات. إنها ليست أداة ترحيل منفصلة لعدد قليل من الجداول؛ بل هي قائمة منسدلة على الشاشة التي تشاهدها بالفعل، ويتم تحميلها في سجلات تلك الشاشة.

افتح الشاشة التي تنتمي إليها السجلات واختر استيراد.
قم بإدراج ملف بصيغة .xlsx أو .xls أو .csv أو .pdf. تتم قراءة ملفات .xls القديمة مباشرةً - لا حاجة لإعادة حفظها بأي صيغة.
تحقق من تعيين الأعمدة. تتم مطابقة الأعمدة مع الحقول حسب الاسم أولاً، وأي شيء غير مطابق يتم عرضه كقائمة منسدلة حتى تتمكن من توجيهها إلى الحقل الصحيح بنفسك.
اقرأ المعاينة. فهي توضح ما سيتم إنشاؤه، صفًا تلو الآخر، مع عرض الصفوف التي سيتم تخطيها أولًا وسبب تخطيها بجانب كل صف. إذا تطابقت الصفوف مع سجلات موجودة مسبقًا، فاختر الإجراء المناسب لها.
الاستيراد. يتم إرسال الصفوف من خلال نفس واجهة برمجة التطبيقات التي تستخدمها الشاشات، وتوضح الخطوة الأخيرة عدد الصفوف التي تم إنشاؤها أو تحديثها أو دمجها، وعدد الصفوف التي تم تركها كما هي، وسبب عدم استيراد أي منها.
يتم إدراج كل صف في الشركة المختارة في الشريط العلوي عند بدء عملية الاستيراد (وفي الوحدة المختارة بجانبها)، وليس في شركتك الأصلية. إذا لم تتمكن من العمل في تلك الشركة، فسيتم رفض الصفوف بدلاً من إنشائها في مكان آخر.

قالب يرسم نفسه

هل تبدأ من الصفر؟ حمّل قالبًا، إما من قائمة الاستيراد أو من شريط أدوات القائمة. إنه ملف CSV يحتوي على صف واحد: عناوين أعمدة هذه الشاشة، لا شيء لحذفه. املأه وأعده، وسيتم تعيين كل عمود تلقائيًا؛ وسيتم الاستيراد مباشرةً إلى المعاينة. أسفل الزر، تعرض القائمة ما يحتاجه كل صف.

"كل صف يحتاج" يحسب الحقول التي يحددها نموذج الشاشة على أنها مطلوبة، ولا شيء تقوم المنصة بملءه بنفسها، مثل وحدة العمل المأخوذة من مكان عملك.
تُضاف الحقول الإضافية التي أطلقت عليها شركتك اسمًا إلى القالب أيضًا. أما الحقول غير المسماة، فلا تظهر في الملف، ولكن يمكنك اختيارها عند ربط الأعمدة، ضمن قسم "الحقول الإضافية".
الشاشة التي لا يمكن تسجيل بياناتها إلا من خلال عملية (نشر، مسح ضوئي) لا توفر إمكانية الاستيراد على الإطلاق، بدلاً من رفض كل صف من كل ملف.

الأرقام التي يعطيها النظام

تقوم العديد من الشاشات بترقيم سجلاتها ضمن نطاق رقمي: يحصل المرشح على رقمه الخاص، والطلب على رقمه الخاص. في هذه الشاشة، يتم تخصيص عمود في الملف يحتوي على هذه الأرقام، ولا يتم استيراده، ويوضح الجدول السبب: إذ تُعطي الشاشة كل سجل رقمه الخاص من هذا النطاق. ولا يتم إدخال هذا الرقم في أقرب حقل يتسع له. وللحفاظ على الأرقام في ملفك، يمكن للمسؤول ضبط نطاق الأرقام للسماح بإعطاء رقم.

ما هو المرجع الذي يتم البحث عنه؟

يشير الحقل الذي يُشير إلى سجل آخر في عملية الربط إلى السجل الذي تم البحث فيه - على سبيل المثال، "معرف الموظف ← الموظفون" - وبالتالي يمكنك ملاحظة أن عمود أرقام المرشحين لا ينتمي إلى هذا السجل. يتم العثور على مرجع بدون رمز خاص به من خلال السجل الذي يملكه (قائمة المواد حسب العنصر الخاص به)، بينما يتم البحث عن مرجع محفوظ بالاسم من خلال الاسم.

استيراد الملف نفسه مرة أخرى

كان تحميل ملف مرة ثانية يؤدي إلى إنشاء سجل جديد. أما الآن، فيتم مطابقة كل صف مع سجل موجود مسبقًا، ويمكنك تحديد ما يحدث عند المطابقة.

إذا تم استيراد هذا الملف بالذات إلى هذه الشاشة من قبل، فإن الدرج يوضح ذلك بمجرد قراءته: متى، وعدد السجلات التي أنشأها، ومن قام باستيراده.
تتم مطابقة الصفوف بناءً على رقم السجل نفسه إذا كان موجودًا في الملف؛ وإلا، على الأعمدة التي تحتفظ بها الشاشة فريدة؛ وإلا، على البريد الإلكتروني أو الرمز أو الاسم؛ وبالنسبة لشخص ليس لديه رقم، على الاسم الأول والأخير. يعرض خيار "المطابقة بناءً على" في المعاينة العمود المطلوب، ويتيح لك اختيار عمود آخر - أو عدم اختيار أي عمود، مما يجعل كل صف جديدًا.

خيار	ماذا يحدث للصف المطابق؟
إضافة جديد فقط (الوضع الافتراضي)	يُترك الملف كما هو. لا تُنشأ إلا الصفوف التي لا تطابق أي شيء، لذا فإن تكرار نفس الملف مرتين يعني عدم وجود شيء مرتين.
تحديث النتائج	الحقول التي يُحددها هذا الملف تُستبدل بيانات السجل. أما الحقول التي لا يُحددها الملف فتبقى كما هي.
دمج	يتم ملء الحقول الفارغة فقط في السجل. لا يتم تغيير أي شيء موجود بالفعل.
أضف كل صف كسجل جديد	يتم إنشاء كل صف، سواء كان متطابقًا أم لا - وهو ما فعله الاستيراد من قبل.

تقوم المعاينة بحسابها قبل حدوث أي شيء: الكثير منها جديد، ومحدث، ومدمج، وموجود بالفعل، دون تغيير. كل صف مُعلّم بما سيصبح عليه.

التحديث أو الدمج هو تغيير يُجرى على السجل بصلاحياتك، من خلال خاصية الحفظ في الشاشة. أما السجل المنشور أو المغلق أو المقفل، أو السجل الذي لا يمكنك تعديله بموجب صلاحياتك، فيُرفض مع ذكر السبب ويُبلغ عنه في الخطوة الأخيرة. ولا يُجرى أي تغيير عليه دون علمك بالقواعد.

يتم إنشاء ملف المستندات الذي يحتوي على أسطر - أي صفوف مجمعة في مستندات - دائمًا كملف جديد؛ ويُتاح هذا الخيار لسجلات الصف الواحد. ويحتفظ الاستيراد المُجدول من محرك أقراص متصل بالخيار الذي تم تحديده عند جدولة العملية.

ما الذي تتحقق منه المعاينة؟

يتم تقييم كل قيمة وفقًا لطريقة تقييم الشاشة لها: يجب أن يكون الرقم رقمًا، ويجب أن يُشير حقل "نعم/لا" إلى "نعم" أو "لا"، ويجب أن يحتوي الحقل ذو القائمة الثابتة على إحدى قيمه، ويجب أن يُشير المرجع إلى سجل موجود، ويتم وضع علامة على أي رمز موجود مسبقًا لدى الشركة - أو موجود في الملف مرتين. بعد ذلك، يتم اختبار كل صف يجتاز هذه المعايير على الشاشة نفسها، ويتم التراجع عنه، وبالتالي يتم رصد أي قاعدة أضافتها الشركة أو أي فحص على حقلين معًا. المعاينة التي لا تحتوي على أي علامات هي عملية استيراد لا تحتوي على أي رفض.

يتم تصحيح ما يمكن تصحيحه دون تخمين، وتُظهر المعاينة القيمة المصححة: تُصبح كلمة "Wrap" هي wrap، و"Corner Board" هي corner_board حيثما توجد في القائمة، وتُصبح كلمة "Yes" هي yes، وتُصبح "$1,250.00" و"30%" أرقامًا، وتُصبح الوحدة أو العنصر المكتوب برمزه (EA، ITM-0042) هو ذلك السجل. يتم مطابقة عنوان مثل وحدة القياس، أو العنصر، أو النشط، أو القابل لإعادة التدوير، أو نسبة المحتوى المعاد تدويره مع حقله دون الحاجة إلى تعيينه يدويًا.

تُسمى القيمة التي لا يمكن تصحيحها بما يقبله الحقل - على سبيل المثال: "نوع المادة "كرتون" ليس من أنواع مواد التغليف المقبولة (الحشو، الغلاف، الأشرطة، ...)". صحح الملف، أو احذف السطر: ينشئ الاستيراد الصفوف الجاهزة ويتخطى الباقي، ويحتفظ تشغيل الاستيراد بكل صف متخطى مع رقمه وسببه. عند الاستفسار عن سبب فشل الاستيراد، يقرأ Ask ذلك التشغيل ويقتبس الصفوف.

لماذا يتم ذلك عبر واجهة برمجة التطبيقات (API)

لا يقوم الاستيراد بالكتابة إلى الجداول. بل يستدعي نفس نقاط النهاية التي تستدعيها وحدة التحكم، مما يعني أن كل قاعدة تحمي سجلاً مكتوباً يدوياً تحمي أيضاً سجلاً وصل في جدول بيانات: يجب أن يكون دفتر اليومية متوازناً، ويتم رفض فاتورة المورد المكررة، ويطلب عنصر التحكم في الدفعة رقم الدفعة الخاص به، وترفض الفترة المغلقة الترحيل، ويسجل سجل التدقيق ذلك.

هذه العملية أبطأ من عملية الإدخال المجمع، وهذا مقصود. إن استيراد البيانات بطريقة تتجاوز القواعد يُعدّ وسيلة لإدخال بيانات إلى المنصة لا يمكن للمنصة ضمانها.

ملفات PDF

يتم قراءة ملف PDF لاستخراج الجداول - كشف حساب مورد، أو قائمة بنكية، أو تقرير مطبوع. ويتم عرض النتائج للتأكيد قبل إنشاء أي شيء، لأن استخراج الجداول من ملف PDF هو استنتاج، والاستنتاجات يجب فحصها.

المستندات المجمعة

عندما يحتوي المستند على رأس وسطور، فإن جدول البيانات يحمل صفًا واحدًا لكل سطر وعمودًا يحدد المستند الذي ينتمي إليه هذا السطر. الصفوف التي تشترك في هذه القيمة تُشكل مستندًا واحدًا يحتوي على عدة سطور، وليس عدة مستندات.

بيانات العملاء المحتملين من Ceipal أو أي نظام آخر لتتبع المتقدمين للوظائف

يقوم نظام تتبع المتقدمين للوظائف، مثل Ceipal، بتصدير بيانات العملاء المحتملين كملفين: الأول هو بيانات العملاء أنفسهم، حيث يمثل كل عميل شركة (موقعها الإلكتروني، ونشاطها، وإيراداتها، ورموز SIC وNAICS، وعدد موظفيها ومواقعها، ونهاية سنتها المالية، وعنوانها، واسم مالكها)، والثاني هو بيانات جهات الاتصال في تلك الشركات (الاسم الأول والأخير، والبريد الإلكتروني، ورقم الهاتف المحمول، ورقم المكتب والتحويلة، والمنصب، والعنوان). يتم استيراد كلا الملفين كما هما، مع مطابقة جميع الأعمدة: "اسم العميل المحتمل" هو اسم الشركة في قسم "العملاء المحتملون" ضمن نظام إدارة علاقات العملاء، وفي قسم "جهات اتصال العملاء المحتملين" ضمن نظام إدارة علاقات العملاء، يُشير إلى اسم العميل المحتمل الذي ينتمي إليه كل شخص.

استورد ملف العملاء المحتملين على نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) ← العملاء المحتملين أولاً.
ثم استورد ملف جهات الاتصال إلى نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) ← جهات اتصال العملاء المحتملين. كل جهة اتصال مرتبطة بالعميل المحتمل الذي يحمل نفس الاسم في شركتك.
يتم رفض جهة الاتصال التي لم يتم العثور على بياناتها بعد مع ذكر اسم العميل المحتمل ("لم يتم الاتصال بأي عميل محتمل...")، لذا فإن استيراد الملفات بشكل خاطئ يوضح لك ذلك بدلاً من ترك الأشخاص مرتبطين بأي شيء.

يحتفظ نظام تتبع المتقدمين للوظائف باسم جهة الاتصال الأولى والأخيرة منفصلين، كما هو الحال في نظام تتبع المتقدمين، ويُشتق الاسم الكامل منهما. يُقسّم الملف الذي يحتوي على عمود واحد بعنوان "اسم جهة الاتصال" عند آخر مسافة. لا يشترط أن يُسمّي العميل المحتمل أي شخص: فالشركة التي ليس لديها جهة اتصال بعد تُعتبر عميلاً محتملاً أيضاً. عند تحويل العميل المحتمل إلى حساب، تُصبح جهة اتصاله وجميع جهات الاتصال المُدرجة ضمن "جهات اتصال العميل المحتمل" جهات اتصال الحساب.

من محرك أقراص متصل، ووفقًا لجدول زمني

لا يلزم نقل الملف من جهازك. يمكن لأي شاشة قائمة استيراد الملفات من محرك أقراص متصل، ويمكن ضبط عملية الاستيراد نفسها لتشغيلها في الخلفية أو وفقًا لجدول زمني محدد - وهذا ما يجعل الملف الذي يضعه البنك أو المورد في مجلد كل صباح سجلات دون أن يفتحه أحد. راجع قسم محركات الأقراص المتصلة.

عمود واحد يحتوي على الاسم الكامل

يُحفظ بيانات المتقدمين والمرشحين وجهات الاتصال وغيرهم بالاسم الأول واسم العائلة، وكلاهما مطلوب. يمكن استيراد ملف يحتوي على عمود اسم واحد فقط - Applicant_Name، الاسم الكامل، اسم الطالب - حيث تتم مطابقة العمود مع الاسم الكامل (مقسمًا إلى اسم أول واسم عائلة)، وتصبح الكلمة الأخيرة اسم العائلة، والكلمات التي تسبقها الاسم الأول. على سبيل المثال، يصبح "Tanvi Patil" هو Tanvi وPatil. تعرض المعاينة تقسيم كل صف قبل الحفظ، ويحتفظ الملف الذي يحتوي على أعمدة خاصة به للاسم الأول واسم العائلة بهذه البيانات.

يتم مطابقة الأعمدة التي تمثل حقول شركتك الخاصة - مثل درجة اختبار NEET، والتخصص المفضل - من خلال اسمها أو تسميتها بمجرد وجود هذه الحقول ضمن "المنصة" ← "التخصيص" ← "الحقول المخصصة" لتلك الشاشة. أضف الحقول أولاً، ثم استوردها.

Since 20 October a delimited text file (.txt, .tsv — comma, tab, semicolon or pipe; UTF-8, ANSI or Unicode) imports like a CSV, a Word document is refused as not a data file, and a file the inspection finds dangerous is refused. See Uploading Word and text documents, and importing delimited text files.