المنضدة: عمليات الدفع وموافقات المشرف

عمليات الصرافة: فتح جلسة على درج به رصيد نقدي، تحديد الحساب، استلام النقد أو الشيك أو البطاقة أو الحوالة المالية، أخذ الإيداع، طلب إلغاء العملية، وإغلاق الحساب بعد عدّ المبلغ. الموافقات النقدية: يوافق المشرف على عمليات الإلغاء ويغلق الحساب - ولا يقوم هو بذلك بنفسه.

يوم في مكتب الاستقبال

1. Open CRM › المرافق › محاسبة المرافق والمدفوعات المحاسبة.
2. ضمن قسم "فتح جلسة نقدية"، اختر الدرج وأدخل المبلغ المتبقي، ثم اضغط على "فتح الجلسة". سيظهر لك أن الدرج قيد الاستخدام من قبل شخص آخر.
3. ابحث عن الحساب باستخدام رقم الحساب أو الاسم أو رقم الهاتف أو العنوان، ثم اضغط على "بحث". سيظهر لك الحساب المبلغ المستحق عليه، والمبالغ المتأخرة، وعلامة تشير إلى حالة الحساب.
4. أدخل المبلغ وطريقة الدفع - نقدًا، أو شيكًا (مع رقم الشيك)، أو بطاقة (آخر أربعة أرقام من البطاقة فقط)، أو حوالة بريدية - ثم اضغط على "استلام الدفعة". يتم توزيع المبلغ على الفواتير المستحقة على الحساب، بدءًا من الأقدم؛ وأي مبلغ يزيد عن ذلك يُضاف إلى رصيد الحساب.
5. يأخذ النظام المبلغ كوديعة محتفظ بها في الحساب، وليس كدفعة لفواتيره.
6. لإلغاء عملية دفع، اضغط على زر "طلب الإلغاء" واذكر السبب. سيقوم المشرف بالموافقة عليها.
7. في نهاية اليوم، أدخل المبلغ النقدي المحسوب والشيكات المحسوبة، ثم اضغط على "إغلاق الجلسة". ستعرض الجلسة المبلغ النقدي المتوقع، وما إذا كان هناك فائض أو نقص؛ ويقوم المشرف بالموافقة على الإغلاق.

الموافقات النقدية (المشرف)

• تُدرج قائمة الموافقات النقدية عمليات الإلغاء التي طلبها أمناء الصندوق وإغلاق الدرج في انتظار: الدفعة، والجلسة، والمبلغ، والسبب، ومن طلبها، وأمين الصندوق، وللإغلاق المتوقع، والمحسوب، والزيادة/النقص.
• يؤدي إلغاء الموافقة إلى عكس إيصالات الدفع: حيث يتم إلغاء كل إيصال بإيصال سلبي له سجله الخاص، ويعود مبلغ الفاتورة المدفوع إلى وضعه الأصلي، ويحتفظ صف الدفع بكليهما. لا يتم حذف أي شيء.
• الرفض يعني الإبطال، ويبقى الدفع كما هو.
• يقوم النظام بالموافقة على إغلاق سجلات إيصال الإيداع المصرفي وإغلاق الجلسة.
• لا يجوز للمشرف الموافقة على إلغاء طلبه، أو على دفعة استلمها، أو على إنهاء جلسته الخاصة. يجب على مشرف آخر القيام بذلك.

يحتفظ نظام إدارة النقد بسجل لكل جلسة، بما في ذلك الرصيد المتاح، والإيرادات، والعدد، والزيادة أو النقص، والشخص الذي وافق على الإغلاق. ويعرض نظام إدارة أدراج النقد قائمة بأسماء الأدراج (الرمز، الاسم، الموقع).