Le mie approvazioni

Ogni ordine di acquisto, richiesta o preventivo in attesa della tua firma, deciso indipendentemente dal modulo a cui appartiene.

Quando una regola di approvazione ti instrada un ordine di acquisto o una richiesta di acquisto — per nome, per ruolo che ricopri o in base alla tua linea gerarchica — spetta a te decidere se i tuoi ruoli aprono o meno la Supply Chain. Un responsabile finanziario a cui viene chiesto di firmare un ordine di acquisto non ha bisogno, né gli vengono fornite, le schermate di acquisto per farlo.

• Un contatore arancione nella barra superiore ("2 approvazioni") appare ogni volta che c'è qualcosa in attesa e apre la sezione "Le mie approvazioni". Anche l'e-mail di approvazione è collegata a questa sezione.
• Ogni approvazione indica a cosa si riferisce, il fornitore, l'importo, il livello di autorizzazione, chi l'ha emessa e quando; aprine una per visualizzarne le righe e chi l'ha firmata prima di te.
• Approva o rifiuta motivando la richiesta: chi presenta la richiesta deve sapere cosa modificare, quindi un rifiuto senza motivazione non sarà accettato.
• Vengono visualizzate solo le approvazioni per le quali è il tuo turno di decidere. Una firma di livello 2 in attesa di approvazione da parte del livello 1 viene visualizzata non appena il livello 1 ha preso una decisione.
• In fondo all'elenco, nella sezione "A te indirizzato", trovi ciò che ti è stato assegnato in una fase successiva e non è ancora il tuo turno, con il livello e la persona a cui è in attesa. Da qui non si può prendere alcuna decisione; l'indicazione serve solo a garantire che un documento a te indirizzato non sembri smarrito.
• Ogni approvazione indica la persona che la approva, con la relativa qualifica, ad esempio "Jane Doe, Amministratore Delegato". L'approvatore è il dipendente che il sistema HRMS identifica, e solo quella persona può prendere la decisione: un'approvazione non ti viene mai inviata per conto di qualcun altro.
• Se ti è appena stato fornito un login (accesso effettuato con le credenziali impostate nel tuo profilo dipendente), le approvazioni già in attesa di conferma vengono visualizzate immediatamente qui. Non è necessario inviare nuovamente nulla.

Su qualsiasi schermo, di qualsiasi dimensione

Il conteggio delle approvazioni è visualizzato nella barra superiore, indipendentemente dalla larghezza dello schermo (su laptop, tablet o monitor di grandi dimensioni), e la sezione "Le mie approvazioni" è sempre accessibile da lì. Quando non ci sono ancora approvazioni in sospeso ma ce ne sono in arrivo, la barra lo segnala: "2 approvazioni in arrivo".

Email

• Ogni responsabile dell'approvazione riceve un'e-mail quando arriva il suo turno, non prima, mentre i livelli precedenti stanno ancora prendendo una decisione.
• La persona che ha inoltrato la richiesta riceve via e-mail la decisione finale: approvata o respinta, con la relativa motivazione.

Leggere il percorso di approvazione

Ogni firma riporta il nome della persona, il livello a cui firma e la sua posizione in HRMS, tenuti separati per evitare confusioni: "Jane Doe, firma in qualità di Capo Dipartimento (posizione HRMS: Funzionario Tecnico)". Il livello è quello richiesto dalla normativa; la posizione in HRMS è il ruolo ricoperto dalla persona.

Un livello che non può essere modificato indica il motivo, sia nella richiesta stessa che in Supply Chain → Procurement Control → Approvation Levels — ad esempio perché nessuno ricopre il ruolo indicato o perché il dipendente indicato ha lasciato l'azienda. Correggere il livello o il ruolo; la richiesta non rimane inattiva.

Anche le citazioni

Quando una regola di approvazione dei preventivi si applica a un preventivo, le relative firme vengono trasferite alla sezione "Le mie approvazioni" nello stesso modo. Vedi "Approvazione di un preventivo prima dell'invio".