Invio di una richiesta di approvazione

Come una richiesta d'acquisto viene considerata come bozza, chi la firma e come verificare a che punto si è fermata.

La richiesta che hai appena inviato è una bozza: è tua, non è stato chiesto nulla a nessuno e nulla è stato ancora confermato. Inviarla per approvazione è il primo passo e corrisponde a un pulsante sulla richiesta: "Invia per approvazione".

Apri la richiesta d'acquisto. Ogni riga necessita di un prezzo stimato; è su questo che si basano le soglie di approvazione e una riga senza prezzo stimato viene rifiutata anziché essere considerata a costo zero.
Premi Invia per l'approvazione. Le regole stabiliscono chi firma e in quale ordine: non ti viene chiesto di scegliere.
Leggi la risposta. Elenca tutte le firme necessarie per la richiesta e l'ordine in cui devono essere presentate, ad esempio "3 firme, in ordine: 1. Shreedevi Hiremath → 2. Basavaraj Mundinamani, Registrar → 3. Jyoti Gokak, Responsabile Finanziario".
Lo stato passa automaticamente da bozza a inviato. Non esiste una procedura separata per "segnare come inviato", e non è mai esistita.

Vedere dove si è fermato

La richiesta stessa contiene un pannello di approvazioni che elenca ogni firma in ordine: a chi appartiene, quale regola l'ha richiesta, se è stata firmata e quando è dovuta. Il livello a cui si trova attualmente è quello evidenziato. Non è necessario essere il responsabile della registrazione o avere altre credenziali di accesso per visualizzarlo: è presente nel tuo profilo personale.

Ogni firma sul pannello indica separatamente il nome della persona, il livello a cui firma e la sua posizione nel sistema HRMS, ad esempio "Jane Doe, firma in qualità di Capo Dipartimento (posizione HRMS: Tecnico)". Un livello che non può essere modificato (perché il ruolo non è ricoperto da nessuno o il dipendente a cui si riferisce ha lasciato l'azienda) è indicato sul pannello, con la relativa motivazione, e nella sezione Livelli di approvazione. La decisione finale viene inviata via e-mail a te e a ciascun approvatore quando è il suo turno.

L'approvazione che devi CONCEDERE si trova in una schermata diversa: Le mie approvazioni, che ti raggiunge indipendentemente dal fatto che i tuoi ruoli siano aperti o meno nella Supply Chain.

Chi firma: la gerarchia del sistema di gestione delle risorse umane

Chi firma dipende da ciò che la regola specifica nella sezione "Chi approva" — una persona nominata, un dipendente, chiunque ricopra una posizione, chiunque abbia un ruolo, il responsabile del centro di costo o la linea gerarchica; vedere Scelta di chi approva un ordine di acquisto o una richiesta. In una regola di linea gerarchica, una richiesta viene firmata dalle persone nominate da HRMS, esattamente come un ordine di acquisto: il responsabile del richiedente, poi il responsabile di quest'ultimo, per tutti i livelli richiesti dalla regola; la persona nominata nella regola solo quando non è presente una linea gerarchica; il ruolo solo quando nessuno dei due specifica nessuno. Un approvatore che non ha ancora effettuato l'accesso rimane comunque l'approvatore: il livello attende la sua approvazione, il pannello indica "<nome> è l'approvatore nominato da HRMS e non ha ancora effettuato l'accesso, quindi attende la sua approvazione", e nessun altro può decidere al suo posto, tranne un amministratore. Collegando un utente al suo record dipendente, l'approvazione appare immediatamente in "Le mie approvazioni". Vedere Chi approva un ordine di acquisto e a chi viene comunicato → Un approvatore che non ha ancora effettuato l'accesso.

Perché una richiesta può essere respinta con la dicitura "nessuna approvazione richiesta"

Significa che nessuna norma lo copriva: ogni soglia di riferimento era superiore al suo valore, quindi può essere ordinato immediatamente. Questa è una risposta, non una lacuna.

Ciò NON significa che una regola sia stata trovata ma non abbia individuato nessuno. Una regola che copre la richiesta ma non si risolve in nessuna persona — un ruolo che nessuno ricopre, un responsabile dell'approvazione che ha lasciato l'azienda o una catena di comando il cui unico nome è quello della persona che l'ha sollevata — viene rifiutata e nominata, in modo che possa essere corretta. Non viene mai considerata un'approvazione.

Un livello non applicabile

Il pannello Approvazioni elenca tutti i livelli indicati dalla regola, inclusi quelli non applicati (contrassegnati come Saltati), con la relativa motivazione nella riga corrispondente. Il motivo più comune è che la persona indicata a quel livello è quella che ha inoltrato la richiesta e nessuno ha firmato per tale richiesta.

Chi ha "sollevato" la richiesta è la persona che l'ha creata, non chi ha premuto "Invia" per l'approvazione. Un assistente di reparto può inviare la richiesta del suo capo reparto senza che la firma di quest'ultimo venga omessa.

Una catena è fissa quando viene inviata

Le firme necessarie per una richiesta vengono calcolate una sola volta, al momento dell'invio per l'approvazione, in base alle regole e ai livelli in vigore in quel momento. Modificare una regola in un secondo momento – aggiungendo un livello, spostando una soglia, correggendo i nominativi – non riscrive la cronologia di quanto già inviato, né tantomeno quella di quanto già approvato: quelle firme sono state apposte in base a quanto risultava dai documenti in quel momento, e modificarle renderebbe falsa la cronologia delle approvazioni.

Pertanto, una richiesta approvata a cui manca un livello previsto rimane invariata. Per visualizzare la regola applicata così come è attualmente, copia la richiesta (la copia è una nuova bozza creata da te) e inviala per l'approvazione. Il pannello Approvazioni elenca tutti i livelli della regola.

Gli ordini di acquisto sono diversi. La modifica di una regola di approvazione di un ordine di acquisto reindirizza tutti gli ordini ancora in attesa di approvazione, in un'unica soluzione, lasciando tali gli ordini già approvati. Vedi Chi approva un ordine di acquisto e a chi viene comunicato → Modifica di una regola di approvazione.

Copia di una richiesta

La copia viene restituita come bozza, mai come inviata, e questo è intenzionale: l'approvazione si riferiva alla richiesta originale, con il valore e la data di firma. La copia è una nuova richiesta e viene inviata per l'approvazione in base ai suoi meriti specifici, tramite lo stesso pulsante "Invia per approvazione".

Chiedere preventivi ai fornitori

La richiesta di offerta (RFQ) trasforma la richiesta di acquisto in un evento di approvvigionamento: le relative voci vengono riportate con quantità e prezzi stimati, i criteri di valutazione vengono definiti prima che sia possibile aprire qualsiasi risposta e i fornitori registrati per la categoria della richiesta vengono aggiunti in bozza. Nulla viene inviato a un fornitore finché l'evento non viene pubblicato.

Ordinare ciò che l'approvvigionamento ha assegnato

Una volta assegnato l'evento di approvvigionamento, approvare → ordine di acquisto sugli ordini di richiesta in base al risultato anziché ai preventivi. Il modulo si apre con la sezione "Da approvvigionamento" che indica la decisione dell'evento, e il campo "Fornitore" è già compilato con il nome del fornitore a cui è stato assegnato l'appalto.

L'ordine di acquisto si basa sui prezzi e sulle quantità aggiudicati, non su quelli stimati nella richiesta d'acquisto.
Finché l'evento non è stato assegnato, la richiesta Approva → PO viene rifiutata e il messaggio specifica il nome dell'evento. Assegnarlo prima.
Le linee di prodotto assegnate a diversi fornitori generano un ordine di acquisto per ciascun fornitore.
Le linee che il fornitore vincitore non ha quotato e quelle che non sono mai state sottoposte alla fase di approvvigionamento, vengono assegnate al fornitore che hai scelto nella sezione Fornitori.

Una richiesta di assunzione funziona allo stesso modo

HRMS → Recruiting & Onboarding → Hiring Requisitions è la richiesta di una posizione. Invia per approvazione la instrada in base al suo costo annuale e la richiesta stessa contiene lo stesso pannello Approvazioni: ogni livello in ordine, a chi è attualmente assegnata, chi ha firmato e quando.

La persona che ha inoltrato la richiesta visualizza il pannello relativo, così come il responsabile delle assunzioni e le persone a cui è stato chiesto di firmare. Nessuno ha bisogno della schermata di approvazione delle assunzioni per seguire la propria richiesta.
Vedere il percorso non dà il diritto di decidere. L'approvazione e il rifiuto vengono ancora effettuati su Hiring Approvals, e solo dall'approvatore i nomi dei livelli.
L'approvatore a ogni livello è il dipendente il cui nome compare nel sistema HRMS, come per una richiesta di assunzione. Chi non ha ancora effettuato l'accesso mantiene il livello fino a quando non viene collegato un utente al suo profilo dipendente; nessuno può decidere al posto suo tranne un amministratore.
Chi apre tutte le richieste di assunzione presenti nell'elenco, visualizza comunque solo le firme relative alle richieste che lo riguardano. Chi si occupa dell'approvazione delle assunzioni e gli amministratori, invece, le visualizzano tutte.
Il livello che indica il nome della persona che ha inoltrato la richiesta viene visualizzato come "Saltato" e la richiesta passa al livello successivo anziché attendere una firma che nessuno può fornire.

Il livello retributivo per una richiesta di assunzione e per una posizione in HRMS → Persone → Posizioni viene scelto tra i livelli salariali in HRMS → Retribuzione, ciascuno indicato come "codice — nome". L'elenco Posizioni mostra il livello retributivo di ciascuna posizione.