Scegliere chi approva un ordine di acquisto o una richiesta
Una regola di approvazione, o ciascuno dei suoi livelli, identifica il responsabile dell'approvazione in un unico modo: una persona, un dipendente, una posizione, un ruolo, il responsabile del centro di costo o la linea gerarchica. È necessario compilare solo il campo relativo a tale scelta, mentre tutte le condizioni sono facoltative.
Le regole di approvazione degli ordini di acquisto (Supply Chain → Richieste e ordini → Regole di approvazione degli ordini di acquisto), le regole di approvazione delle richieste di acquisto (Supply Chain → Controllo degli acquisti → Regole di approvazione delle richieste di acquisto) e i livelli di approvazione in entrambe le sezioni (Livelli di approvazione) indicano tutti chi approva nello stesso modo. Selezionando una risposta in "Chi approva" (Chi firma, in una regola di richiesta di acquisto), il modulo richiederà solo il campo corrispondente a tale risposta.
I sei modi per nominare un responsabile dell'approvazione
| Chi approva | Cos'altro inserire | Chi decide |
|---|---|---|
| Una persona specifica (il suo nome utente) — non è necessario un sistema HRMS | Persona | Quella persona. Chiunque acceda a questa azienda può essere scelto e decide in base alle proprie approvazioni, indipendentemente dai moduli posseduti. Utilizzare questa opzione quando non si gestiscono i dipendenti nel sistema HRMS. |
| Un dipendente (HRMS) | Dipendente | Quel dipendente. Anche se non ha ancora effettuato l'accesso, è comunque autorizzato all'approvazione e il documento è in attesa del suo completamento. |
| Chiunque ricopra una posizione (HRMS) | Posizione | Chiunque ricopra quella posizione in HRMS al momento dell'invio del documento. Quando qualcun altro subentra nell'incarico, i nuovi documenti vengono inviati a quest'ultimo senza che la regola venga modificata. |
| Chiunque ricopra un ruolo | Ruolo | Una qualsiasi delle persone che ricoprono tale ruolo. |
| Il responsabile del centro di costo | Niente | Il responsabile del centro di costo a cui è intestato il documento è: il suo responsabile nel sistema HRMS o, in mancanza di tale figura, la persona responsabile del centro di costo. |
| La linea gerarchica di chi ha sollevato la questione (HRMS) | Quanti livelli superiori; facoltativamente un dipendente e un ruolo di riserva | Il responsabile di chi ha raccolto i fondi, poi il responsabile di quest'ultimo, per tutti i livelli che hai indicato (fino a 5). |
Un campo che appartiene a un'altra opzione non viene visualizzato e non è necessario. Se il campo necessario per la tua scelta viene lasciato vuoto, il salvataggio viene rifiutato e viene visualizzato un messaggio in corrispondenza di tale campo.
Il responsabile del centro di costo
Aprire il centro di costo in Contabilità → Controllo di gestione → Centri di costo. Se la vostra azienda utilizza il sistema HRMS, il responsabile registrato in tale sistema è l'approvatore. In caso contrario, inserire il nome del responsabile (chiunque acceda al sistema aziendale) che approverà ogni qualvolta una regola indichi "il responsabile del centro di costo" e non sia registrato alcun responsabile HRMS.
Le condizioni sono facoltative
Tutto quanto sopra "Chi approva la regola" restringe soltanto i documenti a cui si applica, e può essere lasciato completamente vuoto:
- Solo per centro di costo: documenti addebitati a tale centro di costo, nell'intestazione o su qualsiasi riga.
- Un importo — documenti pari o superiori a tale cifra, valutati nella valuta aziendale.
- Fornitore, unità organizzativa e, nella richiesta, tipo, categoria, reparto o magazzino.
Una regola priva di condizioni si applica a qualsiasi documento di questo tipo.
Vedere chi e perché
- Gli elenchi delle regole presentano una colonna "Approvatore" che indica chi è, in una sola frase, in base alla denominazione specificata dalla regola, accanto a una colonna "Centro di costo".
- Il riquadro delle approvazioni del documento stesso, e gli elenchi delle approvazioni, indicano chi ha ciascuna firma e quale norma la richiedeva.
- La sezione "Le mie approvazioni" mostra a ciascun utente cosa lo attende; vedi "Le mie approvazioni".
Livelli di approvazione, nell'ordine in cui firmano
La sezione Catena di approvvigionamento → Controllo degli acquisti → Livelli di approvazione elenca i livelli per tipo (richiesta o ordine di acquisto), quindi per priorità della regola, poi per codice regola e infine per livello. Laddove si applichino due regole, i livelli della prima regola vengono prima — ad esempio Capo dipartimento, Risorse umane, poi Rettore e Segretario generale — anziché i livelli 1 di tutte le regole insieme. L'ordine delle regole mostra la priorità della regola e la sezione Firme a sua volta mostra la posizione di quel livello nell'intera catena. È cambiato solo l'ordine dell'elenco: chi firma e in quale ordine è esattamente come stabilito dalle regole.
Le regole create prima di questa modifica continuano a funzionare come prima. Aprendone una, il modulo mostrerà solo i campi necessari per la selezione effettuata.