Salari statunitensi: imposte statali e locali
Tutto ciò che si trova sotto la linea federale su una busta paga statunitense: il credito d'imposta per lavoro e residenza, il credito d'imposta per reciprocità e residenza, i programmi statali di invalidità e congedo retribuito, e le tasse comunali, di contea, distrettuali scolastiche e sui trasporti pubblici: ognuna di queste voci è riportata su una riga della busta paga, con un totale annuo a sé stante e una casella sul modulo W-2.
L'imposta federale sul reddito e i contributi previdenziali (FICA) sono uguali per tutti. Al di sotto di queste, le ritenute dipendono dal luogo di lavoro, dal luogo di residenza e dalla città, contea e distretto scolastico di appartenenza. TRANXACT calcola le ritenute seguendo lo stesso procedimento di un ufficio paghe e ogni importo sulla busta paga è accompagnato da una frase esplicativa.
Le tabelle fornite per il 2026 coprono tutti i cinquanta stati e il Distretto di Columbia, e ogni riga indica l'anno di riferimento nella sezione "Fonte"; laddove uno stato non abbia pubblicato i dati per il 2026, vengono riportati quelli del 2025. Tariffe, fasce e basi salariali cambiano ogni anno: verificatele tutte confrontandole con la guida per i datori di lavoro dello stato o della città prima di procedere con l'elaborazione delle buste paga.
Dove qualcuno lavora e vive
Sul dipendente (HRMS → Persone → Dipendenti):
- Stato di residenza: se il campo è vuoto, significa che è lo stesso stato in cui si lavora. Uno stato diverso dà diritto alla reciprocità o al credito d'imposta dello stato di residenza.
- Luogo di lavoro: la città, il distretto o la zona in cui lavorano, ai fini delle imposte locali.
- Località di residenza: il luogo in cui vivono. Più di una località (una città e un distretto scolastico) viene inserita nell'assegnazione delle imposte locali.
Il fascicolo del lavoratore contiene le schede relative alle ritenute d'acconto e alle imposte locali, che mostrano in un unico posto i certificati e le località di residenza.
Certificati statali
Il certificato di ritenuta d'acconto statale è una riga in HRMS → Impostazione retribuzione → Ritenute d'acconto (W-4) con lo stato come giurisdizione, accanto al W-4 federale. Contiene informazioni su detrazioni statali, detrazioni aggiuntive/stimate, persone a carico (stato), aliquota eletta (Arizona A-4), ritenute d'acconto aggiuntive per periodo, esenzioni per richieste e ritenute d'acconto statali nonostante la reciprocità. Chi non possiede un certificato statale viene soggetto a ritenute d'acconto sulla propria dichiarazione dei redditi federale.
Come uno stato si astiene
HRMS → Imposte e dichiarazioni → Aliquote statali indica, per ogni stato e per ogni anno, quale metodo viene utilizzato:
| Metodo | Cosa significa |
|---|---|
| nessuno | Nessuna imposta statale sul reddito da lavoro dipendente. |
| Piatto | Un'unica aliquota sui salari imponibili (aliquota fissa). |
| laureato | Una scala di fasce, suddivise per stato civile in base allo stato di presentazione della dichiarazione dei redditi. Uno stato senza tabella per i coniugati esclude i contribuenti coniugati dalla propria tabella per i single. |
| ca_de44 | Il metodo B del modulo DE 44 della California in dettaglio: l'esenzione per i redditi bassi, le detrazioni stimate, la detrazione standard, la tabella delle aliquote e il credito d'imposta per esenzione. |
Nella stessa riga sono riportate la detrazione per ogni detrazione e per ogni persona a carico, un credito per ogni detrazione (California, Delaware, Oregon), le detrazioni standard e le esenzioni per i redditi bassi, se l'imposta federale è detraibile e fino a quale limite, se lo stato riconosce un credito d'imposta per le ritenute alla fonte dello stato di residenza e se tassa i non residenti.
Reciprocità e credito di residenza
- Reciprocità. Laddove lo stato in cui si lavora abbia un accordo con lo stato di residenza del dipendente (Illinois con Iowa, Kentucky, Michigan e Wisconsin; Pennsylvania con New Jersey; e gli accordi con Ohio, Indiana, Kentucky, Maryland, Virginia, West Virginia, Wisconsin, Minnesota, North Dakota, Montana e Arizona), viene trattenuto solo lo stato di residenza. Selezionare "Trattenere lo stato di lavoro nonostante la reciprocità" sul certificato se il dipendente non ha presentato il modulo di esenzione.
- Il Distretto di Columbia non applica tasse ai non residenti: chi lavora a Washington ma vive altrove è soggetto a ritenuta d'acconto solo per il proprio stato di residenza.
- Il credito di residenza. Altrimenti, viene trattenuta l'imposta dello stato in cui si lavora, e anche quella dello stato di residenza, meno il credito che quest'ultimo concede per l'imposta dello stato in cui si lavora. Un residente del New Jersey che lavora a New York paga l'imposta di New York trattenuta, e l'imposta del New Jersey solo dove quest'ultima risulta superiore.
Programmi statali: SDI, congedo familiare e retribuito
HRMS → Tasse e dichiarazioni → Programmi statali contiene i contributi versati dai dipendenti nello stato in cui lavorano, ciascuno con la propria aliquota a carico del dipendente e del datore di lavoro, la base salariale annua, il massimale settimanale e la relativa etichetta nella casella 14 del modulo W-2: California SDI; New Jersey TDI, FLI e UI per i dipendenti; New York SDI e PFL; Rhode Island e Hawaii TDI; Washington PFML e WA Cares; i programmi di congedo retribuito di Massachusetts, Oregon, Colorado, Connecticut, Minnesota, Maine e Delaware; e la disoccupazione dei dipendenti in Alaska e Pennsylvania. La base salariale viene calcolata dall'inizio dell'anno, quindi un programma si ferma al raggiungimento del suo massimale.
Tasse locali
HRMS → Tasse e dichiarazioni → Giurisdizioni fiscali locali contiene le città, le contee, i distretti scolastici, le suddivisioni politiche della Pennsylvania (PSD) e i distretti di trasporto pubblico, con le relative aliquote per residenti e non residenti e la regola che le distingue; le aliquote locali graduate sono riportate in Fasce locali. HRMS → Impostazione pagamenti → Assegnazioni fiscali locali indica le località da cui un dipendente è tassato, in quanto residente o in quanto lavoratore, considerando le località di lavoro e di residenza già presenti nel conteggio del dipendente; questa sezione serve per eventuali ulteriori informazioni.
| Località | Come funziona |
|---|---|
| New York City | Solo per i residenti, secondo una propria scala graduata (fasce locali). |
| Yonkers | Una sovrattassa per i residenti funzionava come una quota dell'imposta statale di New York e come un'imposta per i non residenti sui salari guadagnati in quello stato. |
| Legge 32 della Pennsylvania sull'EIT (Employment Investment Tax) | Imposta sul reddito da lavoro una sola volta, all'aliquota più alta tra l'aliquota per il reddito da residenza principale e quella per il reddito da lavoro, con i codici PSD indicati. |
| Pennsylvania LST | L'imposta sui servizi locali, ripartita su più periodi di paga, con esenzione per i redditi bassi e tetto massimo annuale. |
| Distretto scolastico e municipale dell'Ohio | Prima la città in cui si lavora, poi la città di residenza, meno il credito che quest'ultima riconosce per quanto prelevato dalla città in cui si lavora; una tassa sul reddito del distretto scolastico per i residenti. |
| Detroit, Grand Rapids | Imposta sul reddito comunale per residenti e non residenti. |
| Louisville, Lexington | Tassa sulle licenze professionali. |
| contee del Maryland | Si applica ai salari imponibili del Maryland, con l'aliquota per i non residenti, ovvero per chi lavora nel Maryland ma vive fuori dallo stato. |
| contee dell'Indiana | Imposta sul reddito della contea in base alla contea di residenza o di lavoro. |
| Denver e Aurora OPT | L'imposta sul privilegio professionale: un importo fisso mensile a carico del dipendente e un altro a carico del datore di lavoro, una volta superata una determinata soglia salariale. |
| Trasporto pubblico statale dell'Oregon, TriMe, Newark | Tasse di trasporto e imposte sui salari, a carico del dipendente o del datore di lavoro, a seconda di quanto previsto dalla legge. |
La busta paga, il totale da inizio anno e il modulo W-2
- La busta paga presenta una riga per ogni stato, ogni programma statale e ogni località, con la frase esplicativa.
- HRMS → Elaborazione paghe → Totale anno per giurisdizione: il sistema gestisce separatamente salari e tasse per ogni stato, programma e località. Il calcolo viene effettuato automaticamente durante l'elaborazione delle paghe: è sufficiente correggere la busta paga e il calcolo verrà eseguito automaticamente.
- Le caselle da 15 a 20 del modulo W-2 derivano da questo: stato, salari e tasse statali, salari e tasse locali e nome della località (nome della casella 20 del W-2). Un secondo stato o località va nella seconda riga (15b–20b). La casella 14 elenca i programmi statali.
Dove viene registrato: Conti delle imposte sui salari
HRMS → Impostazione pagamenti → I conti delle imposte sui salari associano ogni tipo di imposta — FIT, FICA, SIT, STATE_PROGRAM, LOCAL e le imposte del datore di lavoro ER_FICA, FUTA, SUTA, ER_STATE_PROGRAM e ER_LOCAL — al conto di passività su cui è dovuta. Ogni tipo inizia dal conto 2110. Associando un tipo al proprio conto, l'imposta verrà registrata lì; tutto ciò che non viene associato, e gli eventuali arrotondamenti, rimangono sul conto 2110, in modo che la registrazione contabile sia sempre in pareggio.
Chi lo mantiene
Il ruolo di Amministratore Paghe (payroll-admin) si occupa della configurazione delle retribuzioni, dei certificati e delle località di residenza di ciascun dipendente, delle tabelle fiscali e dell'elaborazione delle paghe. Non gestisce l'anagrafica dei dipendenti: assunzioni, modifiche retributive e cessazioni del rapporto di lavoro sono di competenza delle Risorse Umane, quindi una sola persona non può svolgere entrambe le mansioni. A chi già si occupa della gestione delle righe del modulo W-4 o delle aliquote fiscali statali vengono assegnate le schermate corrispondenti, in modo da non trovarsi a dover svolgere solo metà del lavoro.
Since 20 October Payroll Readiness shows W-4 / state gaps per pay group before it is run. See Payroll cycles: retro by recalculation, off-cycle and final pay runs, pay calendars per group and the Payroll Readiness board.