Chi approva un ordine di acquisto e a chi viene comunicato

L'unità organizzativa a cui appartiene ogni ordine, la cifra su cui si basano i limiti di approvazione, chi approva e in quale ordine, cosa comporta la modifica di un ordine o di una regola in termini di approvazione e le persone a cui viene inviata una copia una volta approvato.

Una regola di approvazione in Supply Chain → Richieste e ordini → Regole di approvazione degli ordini di acquisto specifica quali ordini di acquisto necessitano di approvazione (a partire da un determinato importo, facoltativamente per un singolo fornitore o una singola unità organizzativa) e chi deve firmare, in un'unica fase o per livelli. Un ordine soggetto a tale regola non può essere ricevuto finché non sono presenti tutte le firme. Questa guida illustra l'ordine stesso: i criteri di valutazione, i destinatari e le conseguenze in caso di modifiche all'ordine o alla relativa regola.

Ogni ordine ha un'unità organizzativa

Il campo "Unità organizzativa" è obbligatorio nel modulo per i nuovi ordini di acquisto. Determina quali regole di approvazione si applicano, quindi un ordine senza tale campo potrebbe eludere una regola specifica, cosa che ora non deve più accadere.

• Il campo viene compilato automaticamente: con l'unità selezionata nella barra in alto, se presente, altrimenti con la tua unità di misura in HRMS. Modificala se l'ordine è per un'unità diversa.
• È possibile modificarlo anche dalla pagina dell'ordine stesso, per qualsiasi unità, inclusa l'intera azienda.
• Anche un ordine effettuato in qualsiasi altro modo ne riceve uno: una copia, un ordine generato da una richiesta, uno creato da ASK e uno importato. Nessun ordine è mai privo di un'unità.
• Una regola di approvazione ha un proprio campo Unità organizzativa, quindi l'unità a cui si applica è indicata nella regola stessa, anziché essere implicita.

Una regola per un centro di costo

Una regola di approvazione degli ordini di acquisto può essere limitata a un singolo centro di costo con l'opzione "Solo per centro di costo". In questo modo, la regola si applica a tutti gli ordini addebitati a tale centro di costo, sia sull'ordine stesso che su una qualsiasi delle sue righe, e nomina un responsabile dedicato all'approvazione: in questo modo, il responsabile del centro di costo manutenzione firma gli ordini di manutenzione e nessun altro.

• Lascia vuoto il campo "Solo centro di costo" per una regola che si applichi a tutti i centri di costo.
• Una regola si applica a un centro di costo. Per due centri di costo, è necessario creare due regole, ciascuna con il proprio responsabile dell'approvazione.
• L'elenco delle regole di approvazione degli ordini di acquisto include una colonna Centro di costo, che consente di visualizzare a colpo d'occhio quali regole sono limitate e a cosa si applicano.
• ASK può creare queste regole per te, individuando il centro di costo tramite il suo codice o il suo nome, e ti mostra la regola da confermare prima di salvarla.

Un ordine deve avere almeno una riga con il prezzo

Un ordine di acquisto non può essere aperto, inviato per approvazione o ricevuto finché non contiene almeno una riga con quantità e prezzo. Un ordine senza righe, o con una sola riga senza prezzo, verrebbe approvato a vuoto e ricevuto a vuoto.

• Un ordine di acquisto effettuato direttamente, e non a partire da una richiesta d'acquisto, inizia come una bozza, con il tuo nome già inserito come acquirente. Aggiungi le righe e poi premi Apri.
• Il rifiuto specifica cosa manca, così sai quale riga completare.

L'approvazione inizia al momento della creazione dell'ordine.

Un nuovo ordine di acquisto soggetto a una regola viene inviato per l'approvazione non appena viene salvato. Non è necessario ricordarsi di inviare un ulteriore comando e l'ordine non rimane più in sospeso perché nessuno lo ha inoltrato. Gli approvatori lo visualizzano immediatamente nella sezione "Le mie approvazioni" e il pannello "Approvazioni" dell'ordine mostra chi ne è responsabile.

I limiti di approvazione della figura sono giudicati su

Gli importi indicati in una regola di approvazione sono espressi nella valuta aziendale. Pertanto, un ordine viene valutato in base al suo totale nella valuta aziendale, ovvero nella colonna ora denominata "Totale in valuta aziendale (limiti di approvazione)", che in precedenza riportava la dicitura "In valuta base". Un ordine di 40.000 euro in un'azienda che tiene la contabilità in dollari viene calcolato in dollari, al tasso di cambio dell'ordine.

• La cifra viene calcolata a partire dalle singole righe, ciascuna con la propria velocità. Non viene mai digitata: il tentativo di digitare un totale su un ordine che contiene più righe viene rifiutato e il messaggio suggerisce di modificare una riga.
• Il pannello Approvazioni dell'ordine mostra il calcolo: "Valutato rispetto ai limiti di approvazione" sul totale in valuta aziendale, quindi sul totale dell'ordine stesso e sul tasso di conversione applicato, nonché l'unità organizzativa dell'ordine.
• Cambia solo quando cambiano le linee, la valuta o il tasso di cambio.

Le approvazioni seguono la gerarchia del sistema di gestione delle risorse umane (HRMS).

Il campo "Chi approva" di una regola può indicare una persona, un dipendente, una posizione, un ruolo, il responsabile del centro di costo o la linea gerarchica (vedere "Scelta di chi approva un ordine di acquisto o una richiesta"). Quando si tratta della linea gerarchica, l'approvatore a ogni livello è il dipendente indicato nel sistema HRMS e la regola viene seguita in un ordine fisso, quindi l'approvatore è la persona effettivamente destinataria dell'ordine, non chiunque ricopra un ruolo.

1. La linea gerarchica dell'acquirente nel sistema HRMS è la seguente: il suo responsabile di primo livello, il responsabile del suo responsabile di secondo livello e così via per tutti i livelli richiesti dalla regola.
2. La persona indicata nella regola, solo quando l'acquirente non ha una linea di reporting.
3. Il ruolo sulla regola, solo quando nessuno dei primi due dà qualcuno.

Il fatto che una persona abbia effettuato l'accesso o meno non cambia chi sia il responsabile dell'approvazione. È la gerarchia aziendale a determinarlo, e un responsabile dell'approvazione non viene mai sostituito con qualcun altro solo perché non ha ancora effettuato l'accesso. Le richieste di acquisto e le richieste di assunzione vengono approvate allo stesso modo.

Gli approvatori sono indicati come persone

Ovunque venga visualizzata un'approvazione, l'approvatore è la persona, con la sua posizione — "Jane Doe, Amministratore Delegato" — anziché un ruolo che poi dovresti cercare. Questo vale per l'elenco delle approvazioni dell'ordine di acquisto, che include le colonne Posizione e Chi può agire, per il pannello delle approvazioni dell'ordine stesso e in Le mie approvazioni.

Quando una regola si basa su un ruolo, viene indicato con i nomi delle persone che lo ricoprono: "Amministratore delegato: Jane Doe (CEO, Sede centrale)". Se ci sono più di tre titolari, i primi tre vengono indicati come "e N altri"; se invece il ruolo non è ricoperto da nessuno, si tratta di una regola da correggere prima che qualcuno emetta un ordine in base ad essa.

• Le regole di approvazione degli ordini di acquisto e i livelli di approvazione previsti da ciascuna regola includono una colonna "Detenuto da" che indica chi ricopre attualmente ciascun ruolo.
• In HRMS → Persone → Organigramma è presente l'opzione "Mostra approvatori". Facendola clic, vengono visualizzati tutti coloro che approvano ordini di acquisto o richieste, con la regola e il livello di firma, e vengono indicate anche le persone che ricevono copia della regola. Il pulsante mostra il numero di approvatori.

Un responsabile dell'approvazione che non ha ancora effettuato l'accesso.

Quando il dipendente HRMS non ha ancora effettuato l'accesso, il processo attende il suo completamento. Le schermate lo indicano chiaramente: "Jane Doe è l'approvatore HRMS e non ha ancora effettuato l'accesso, quindi il processo attende il suo completamento" nell'elenco delle approvazioni dell'ordine di acquisto (in "Chi può agire") e nel pannello delle approvazioni dell'ordine.

• Nessun altro può decidere al loro posto: né chi detiene il ruolo associato alla regola, né la persona il cui nome compare nella regola stessa. Solo un amministratore può farlo.
• Dietro a questo punto attendono i livelli successivi, come farebbero dietro a qualsiasi responsabile dell'approvazione che non abbia ancora preso una decisione.

1. Se l'approvatore non ha già un account, assegnagli le credenziali di accesso in Piattaforma → Accesso → Utenti.
2. Collega quell'utente al record del dipendente nel sistema HRMS (HRMS → Persone → Dipendenti, Modifica dipendente, Accedi come) e salva. Un accesso appartiene a un solo record del dipendente, quindi un accesso già collegato altrove verrà rifiutato con il nome del record a cui appartiene.
3. L'approvazione appare immediatamente nella sezione "Le mie approvazioni" e la decisione viene presa dall'utente. Non è necessario inoltrare o inviare nuovamente la richiesta.

L'unità organizzativa e la modifica di un ordine

Un ordine la cui unità organizzativa, fornitore, valuta, tasso di cambio o righe cambiano non è più l'ordine approvato. Pertanto, la modifica lo reindirizza, in base alla sua nuova configurazione:

• Invece di "Salvato", l'ordine descrive l'accaduto, ad esempio "L'ordine di acquisto PO-000123 era stato approvato, ma la sua unità aziendale è cambiata, pertanto l'approvazione non lo copre più ed è stato rinviato per un'ulteriore approvazione."
• Una nuova valuta senza tasso specificato adotta il tasso di cambio registrato, e le righe che seguivano la valuta dell'ordine seguono la nuova. Una riga concordata nella propria valuta mantiene tale valuta.
• Nulla viene perso: il pannello Approvazioni conserva il percorso precedente in "Percorso precedente - accantonato quando il documento è stato modificato o rifiutato".

Modificare una regola di approvazione

Una regola modificata oggi si applica oggi a tutti gli ordini ancora in attesa di decisione. Modificando l'approvatore, i livelli, l'importo o l'unità organizzativa di una regola, oppure eliminandola, tutti gli ordini di acquisto aperti ancora in attesa di approvazione verranno nuovamente instradati in base alle regole attualmente in vigore. Non è necessario cercare o inviare nuovamente tali ordini.

• Le richieste formulate dalla vecchia regola non vengono eliminate. Rimangono nella cronologia delle approvazioni dell'ordine, contrassegnate come "Ritirata: la regola di approvazione", con il nome della regola e la dicitura "modificata".
• Gli ordini che la norma ora disciplina, e che prima non lo facevano, vengono inviati per l'approvazione.
• Gli ordini già approvati restano tali. La modifica non ha effetto retroattivo su una decisione già presa.
• Il messaggio visualizzato al salvataggio della regola elenca gli ordini che sono stati instradati nuovamente.
• Nulla viene copiato: gli ordini sono gli stessi, semplicemente instradati nuovamente.

Una copia viene giudicata come un nuovo ordine

Copiare un ordine di acquisto, una richiesta d'acquisto, un preventivo, un ordine di vendita o una fattura calcola ogni riga e il totale nella valuta aziendale esattamente come farebbe un nuovo documento. In questo modo, una copia viene inviata agli stessi responsabili dell'approvazione dell'originale, anziché rientrare nel limite di importo pari a zero.

Chi viene informato quando viene approvato?

Ogni regola di approvazione ha una copia nell'elenco di approvazione: le persone a cui viene comunicato quando un ordine effettuato secondo quella regola viene approvato e perché. È così che il responsabile del richiedente, l'ufficio finanziario, l'unità a cui è destinata la merce o il fornitore vengono informati che l'ordine può essere evaso.

• Il motivo per cui vengono copiati è indicato accanto a ciascuno ("Paga la fattura") e stampato accanto al loro nome nell'ordine e nel messaggio.
• Prima che l'ordine venga approvato, il pannello delle approvazioni elenca chi riceverà una copia. Successivamente, elenca chi ha ricevuto una copia, quando e se il messaggio è stato inviato, bloccato o soppresso.
• Una copia è sufficiente; non richiede la firma di nessuno e non dà a nessuno accesso all'ordine.