Approvazione del preventivo prima dell'invio
Le regole di approvazione dei preventivi stabiliscono quali preventivi devono essere controllati da qualcuno prima di essere inviati al cliente e da chi. Un preventivo soggetto a tali regole viene inviato, approvato e quindi inoltrato.
Alcuni preventivi non dovrebbero essere inviati prima di essere stati esaminati: ad esempio, preventivi di importo elevato, preventivi con sconti consistenti o preventivi per clienti specifici. La sezione CRM → Vendite → Regole di approvazione dei preventivi specifica quali preventivi rientrano in questa categoria e chi se ne occupa. Un preventivo non coperto da alcuna regola viene inviato senza modifiche.
Impostare una regola
- Apri CRM → Vendite → Regole di approvazione dei preventivi e fai clic su Nuovo.
- Assegna un codice, un nome e un ordine: ogni regola che corrisponde a una citazione si applica e i numeri più bassi raccolgono prima le firme.
- Indica quali preventivi sono coperti. L'importo applicato è il totale del preventivo nella valuta aziendale (0 significa ogni preventivo). Lo sconto applicato è pari al (%) lo sconto più alto su qualsiasi riga; lascialo vuoto se gli sconti non sono rilevanti per questa regola. Solo per cliente e unità organizzativa, restringi ulteriormente l'ambito.
- Scegli Chi approva: Chiunque ricopra un ruolo; La linea gerarchica di chi ha emesso la richiesta (HRMS), con quanti livelli gerarchici superiori (1 è il responsabile di chi ha emesso la richiesta, fino a 5); oppure Una persona specificata.
- Imposta "Scadenza entro (ore)" se l'approvazione deve essere effettuata entro un determinato orario, seleziona "Attivo" e salva.
| Regola | Cosa fa |
|---|---|
| A partire da un importo di 500.000 | Ogni preventivo di importo pari o superiore a 500.000 nella valuta aziendale necessita di approvazione. |
| A partire da uno sconto del 15% | Qualsiasi preventivo con una voce di sconto pari o superiore al 15% necessita di approvazione, indipendentemente dal suo valore. |
| Solo per un cliente | Ogni preventivo per quel cliente necessita di approvazione. |
Quando diverse regole corrispondono a una citazione, ognuna diventa un livello a sé stante, raccolto nel loro Ordine.
Una persona nominata che non ha ancora effettuato l'accesso è comunque l'approvatore: il preventivo attende la sua approvazione. Collega un utente al suo profilo dipendente (Accedi come) e questo apparirà nella sezione "Le mie approvazioni".
Invio, approvazione e trasmissione
- Per una citazione coperta da una regola, premere Invia per l'approvazione.
- Chi approva può visualizzare la richiesta in "Le mie approvazioni" e in CRM → Vendite → Approvazioni preventivi, a turno. Approvano o rifiutano la richiesta motivando la decisione: la persona che ha segnalato il problema deve sapere cosa modificare.
- Una volta approvati tutti i livelli, premi Invia per consegnarlo al cliente e successivamente Accetta → ordina come di consueto.
- Finché tutti i responsabili dell'approvazione non avranno firmato, un preventivo completo non può essere inviato e non può essere trasformato in un ordine.
- La sezione "Approvazioni preventivi" elenca ogni firma: preventivo, cliente, importo, sconto massimo, livello, responsabile dell'approvazione e relativa posizione nel sistema HRMS, motivo della richiesta, regola, chi l'ha sollevata, data di scadenza e stato.
- Un preventivo non coperto da alcuna regola non prevede una fase di approvazione: invia per l'approvazione le risposte che indicano che non è coperto da alcuna regola e invia il lavoro immediatamente.
Le regole di approvazione dei preventivi e le approvazioni dei preventivi vengono concesse per ruolo, come per qualsiasi altra schermata. Per decidere se approvare un preventivo non è necessario accedere al CRM al di fuori di questa sezione: l'approvazione viene effettuata dalla sezione "Le mie approvazioni".