ASN स्वचालित रूप से प्राप्त हुए, गुणवत्ता नियंत्रण के साथ
खरीद आदेश के अनुरूप निर्धारित सीमा के भीतर माल पहुंचने पर (या अपेक्षित तिथि पर) अग्रिम शिपिंग सूचना प्राप्त होती है। निरीक्षण के लिए आवश्यक माल को निरीक्षण में सफल होने तक गुणवत्ता नियंत्रण में रखा जाता है।
- एक ASN तब मेल खाता है जब प्रत्येक पंक्ति उसके खरीद आदेश की एक खुली पंक्ति की ओर इंगित करती है, और कोई भी पंक्ति अभी भी खुली हुई पंक्तियों की सहनशीलता (डिफ़ॉल्ट रूप से 5%) से अधिक नहीं होती है।
- यदि ASN मेल नहीं खाता है, तो उसे एक व्यक्ति के लिए छोड़ दिया जाता है, और रन बताता है कि ऐसा क्यों हुआ।
- जब इनमें से कोई भी स्थिति लागू होती है, तो स्टॉक को आने वाले माल के निरीक्षण के लिए गुणवत्ता संबंधी रोक में डाल दिया जाता है: आइटम के गुणवत्ता रिकॉर्ड में लिखा हो कि प्राप्ति पर उसका निरीक्षण किया जाता है, उसके खरीद रिकॉर्ड में प्राप्तियों को निरीक्षण के माध्यम से भेजा जाता है, आपूर्तिकर्ता को 'प्रत्येक डिलीवरी का निरीक्षण करें' के रूप में चिह्नित किया गया हो, या एक जारी किया गया आने वाले माल का निरीक्षण योजना लागू हो।
- जब निरीक्षण सफल हो जाता है, या उपयोग संबंधी निर्णय इसे स्वीकार कर लेता है, तो स्टॉक गुणवत्ता संबंधी रोक से वापस उपलब्ध श्रेणी में चला जाता है।
- किसी एक आपूर्तिकर्ता से आने वाली सभी वस्तुओं का निरीक्षण करने के लिए, सप्लाई चेन खोलें, आपूर्तिकर्ता चुनें, आपूर्तिकर्ता का नाम चुनें और "प्रत्येक डिलीवरी का निरीक्षण करें" पर टिक करें।