पूंजीगत खरीद से लेकर परिसंपत्ति रजिस्टर तक

पूंजीगत उपकरण प्राप्त करने वाली कंपनी अपनी अचल संपत्तियों का विवरण तैयार करती है; वित्त विभाग लेखांकन → संपत्तियां → पूंजीकृत की जाने वाली संपत्तियां के आधार पर उनकी समीक्षा करता है और प्रत्येक को पूंजीकृत करता है, या कहता है कि यह संपत्ति नहीं है।

एक मशीन, लैपटॉप या वाहन अन्य वस्तुओं की तरह ही खरीदा जाता है—अनुरोध पत्र, खरीद आदेश, माल प्राप्ति—लेकिन यह स्टॉक में शामिल नहीं होता। यह अचल परिसंपत्ति रजिस्टर में दर्ज होता है और इस पर मूल्यह्रास होता रहता है। अब TRANXACT इसे आगे बढ़ाता है: इसे प्राप्त करने पर परिसंपत्तियों का विवरण तैयार किया जाता है, और वित्त विभाग यह तय करता है कि प्रत्येक परिसंपत्ति को रजिस्टर में कब दर्ज किया जाएगा।

क्रय पूंजी को क्या बनाता है?

• यह आइटम 'पूंजीकरण योग्य' के रूप में चिह्नित है। आइटम खोलें, 'लागत निर्धारण' पर जाएं और 'पूंजीकरण योग्य' पर टिक करें। इसकी परिसंपत्ति श्रेणी चुनें — श्रेणी परिसंपत्ति खातों और मूल्यह्रास की अवधि निर्धारित करती है — और बताएं कि क्या प्रति इकाई प्राप्त एक परिसंपत्ति पर मूल्यह्रास बढ़ाना है (डिफ़ॉल्ट रूप से चालू)।
• या फिर इसे किसी खरीद पत्र के तहत पूंजीगत खरीद के रूप में चिह्नित व्यय श्रेणी से मंगवाया गया था, चाहे वह कोई भी वस्तु हो। पूंजीगत उपकरण शुरू से ही इसी तरह चिह्नित होते हैं।

व्यय की कौन सी श्रेणियां पूंजीगत हैं?

किन व्यय श्रेणियों को पूंजी के रूप में गिना जाए, यह आपकी कंपनी का निर्णय है। प्लेटफ़ॉर्म → कॉन्फ़िगरेशन सूचियाँ → व्यय श्रेणियाँ के अंतर्गत, एक श्रेणी खोलें और पूंजीगत खरीद पर टिक करें: इसके अंतर्गत प्राप्त माल लेखांकन → परिसंपत्तियाँ → पूंजीकृत की जाने वाली परिसंपत्तियाँ में मसौदा अचल परिसंपत्तियों के रूप में जोड़ा जाता है। सूची उन श्रेणियों को "पूंजीगत" के रूप में चिह्नित करती है। टिक हटा दें और उस श्रेणी के अंतर्गत खरीदे गए माल हमेशा की तरह स्टॉक में चले जाते हैं। जब तक आप कुछ नहीं बदलते, केवल अंतर्निहित पूंजीगत उपकरण श्रेणी ही पूंजीगत होती है।

माल प्राप्ति क्या करती है

इस प्रकार की वस्तुओं की प्राप्ति पर, प्राप्त प्रत्येक इकाई के लिए (या इकाइयों के क्रमांकित होने पर प्रत्येक क्रमांक के लिए) एक परिसंपत्ति दर्ज की जाती है, जिसमें उसकी लागत, आपूर्तिकर्ता, खरीद आदेश और माल प्राप्ति का विवरण शामिल होता है। प्रति इकाई प्राप्त एक परिसंपत्ति दर्ज होने के बाद, प्राप्ति पंक्ति अपनी संपूर्ण मात्रा के लिए एक परिसंपत्ति बन जाती है; क्रमांकित इकाइयाँ हमेशा एक ही परिसंपत्ति होती हैं।

रसीद वाली पंक्ति उन संपत्तियों को दर्शाती है जिन्हें इसने दर्ज किया है, और लेखांकन → संपत्तियां → अचल संपत्तियां में अब माल प्राप्ति और क्रय आदेश कॉलम हैं, इसलिए किसी संपत्ति को हमेशा इस बात से जोड़ा जा सकता है कि उसे कैसे खरीदा गया था।

पूंजीकृत की जाने वाली संपत्तियां

लेखांकन → परिसंपत्तियाँ → पूंजीकृत की जाने वाली परिसंपत्तियाँ में वह सब कुछ सूचीबद्ध होता है जो आ चुका है और रजिस्टर में दर्ज होने की प्रतीक्षा कर रहा है: वह क्या है, उसका सीरियल नंबर, लागत, श्रेणी, माल प्राप्ति और खरीद आदेश, किससे खरीदा गया, कब प्राप्त हुआ और कहाँ है। एक ऐसा ड्राफ्ट जिसे अभी पूंजीकृत नहीं किया जा सकता है — आमतौर पर क्योंकि उसकी कोई परिसंपत्ति श्रेणी नहीं होती — उसे 'प्रतीक्षा' अनुभाग में चिह्नित किया जाता है, जिसमें यह बताया जाता है कि क्या कमी है।

1. एसेट की पंक्ति पर, कैपिटलाइज़ चुनें।
2. एसेट क्लास: इसकी आवश्यकता तब होती है जब आइटम में कोई एसेट क्लास न हो; यहां किसी एक को चुनने से आइटम की मौजूदा एसेट क्लास ओवरराइड हो जाएगी।
3. सेवा में आने की तिथि: मूल्यह्रास शुरू होने की तिथि। आज खाली छोड़ा गया।
4. उपयोगी जीवनकाल (महीनों में): खाली छोड़ा गया, वस्तु का, या फिर वर्ग का।
5. बचाएँ। यूनिट को स्टॉक से हटा दिया जाता है, इसकी लागत इन्वेंट्री से क्लास के एसेट खाते में स्थानांतरित हो जाती है, और मूल्यह्रास सेवा में आने की तारीख से शुरू हो जाता है।

यदि इसे पूंजीकृत नहीं किया जाना चाहिए — पूंजीकरण सीमा से नीचे, उपयोग में उपभोग किया गया, या गलत मांग पर खरीदा गया — तो "संपत्ति नहीं" चुनें और कारण बताएं। ड्राफ्ट रद्द कर दिया जाता है और माल स्टॉक में बना रहता है।

वापसी और उससे पहले की रसीदें

• माल को पूंजीकृत होने से पहले आपूर्तिकर्ता को वापस करने से उसकी ड्राफ्ट परिसंपत्तियां रद्द हो जाती हैं।
• इस परिवर्तन से पहले प्राप्त माल स्वचालित रूप से रजिस्टर में दर्ज नहीं किया गया था। कृपया इसे अचल संपत्तियों के रजिस्टर में मैन्युअल रूप से दर्ज करें।