कोटेशन भेजने से पहले उसे स्वीकृत करना
कोटेशन अनुमोदन नियमों के अनुसार, ग्राहक को भेजे जाने से पहले किन-किन कोटेशन की जाँच करनी होगी, यह निर्धारित किया जाता है। स्वीकृत कोटेशन जमा किया जाता है, अनुमोदित किया जाता है, और फिर भेजा जाता है।
कुछ कोटेशन तब तक भेजे नहीं जाने चाहिए जब तक कोई उनकी जांच न कर ले: जैसे कि कोई बड़ा कोटेशन, कोई भारी छूट वाला कोटेशन, या किसी विशेष ग्राहक के लिए बनाया गया कोटेशन। CRM → Selling → Quotation Approval Rules में बताया गया है कि कौन से कोटेशन भेजे जाने चाहिए और कौन उनकी जांच करेगा। जो कोटेशन किसी नियम के अंतर्गत नहीं आते, उन्हें पहले की तरह ही भेज दिया जाता है।
नियम स्थापित करना
- CRM खोलें → बिक्री → कोटेशन अनुमोदन नियम और नया बटन दबाएं।
- इसे एक कोड, एक नाम और एक क्रम दें: उद्धरण से मेल खाने वाला हर नियम लागू होता है, और कम संख्या वाले कर्मचारियों के हस्ताक्षर पहले एकत्र किए जाते हैं।
- बताएँ कि इसमें कौन-कौन से कोटेशन शामिल हैं। "लागू राशि" का अर्थ है कंपनी की अपनी मुद्रा में कोटेशन की कुल राशि (0 का अर्थ है सभी कोटेशन)। "लागू छूट (%)" का अर्थ है किसी भी मद पर दी गई सबसे बड़ी छूट; यदि इस नियम के लिए छूट मायने नहीं रखती है तो इसे खाली छोड़ दें। केवल ग्राहक और संगठनात्मक इकाई के लिए इसे और अधिक सीमित करें।
- यह चुनें कि कौन अनुमोदन करेगा: कोई भी व्यक्ति जो कोई भूमिका निभा रहा हो; नियामक की रिपोर्टिंग लाइन (एचआरएमएस), रिपोर्टिंग लाइन में कितने स्तर ऊपर तक (1 नियामक का प्रबंधक है, अधिकतम 5 तक); या एक नामित व्यक्ति।
- यदि अनुमोदन किसी निश्चित समय सीमा के भीतर (घंटे) में किया जाना चाहिए, तो 'सक्रिय' पर टिक करें और सहेजें।
| नियम | यह क्या करता है |
|---|---|
| 500,000 की राशि से | कंपनी की मुद्रा में 500,000 या उससे अधिक मूल्य के प्रत्येक कोटेशन को अनुमोदन की आवश्यकता होती है। |
| 15% की छूट के साथ | किसी भी कोटेशन में यदि कोई ऐसी लाइन है जिस पर 15% या उससे अधिक की छूट दी गई है, तो उसकी मंजूरी आवश्यक है, चाहे उसका मूल्य कुछ भी हो। |
| केवल एक ग्राहक के लिए | उस ग्राहक के लिए प्रत्येक कोटेशन को अनुमोदन की आवश्यकता होती है। |
जब कई नियम एक ही उद्धरण से मेल खाते हैं, तो प्रत्येक नियम अपने आप में एक स्तर बन जाता है, जिसे उनके क्रम में संकलित किया जाता है।
बिना साइन-इन किए भी नामित व्यक्ति अनुमोदक होता है: कोटेशन उनके साइन-इन का इंतजार करता है। किसी उपयोगकर्ता को उनके कर्मचारी रिकॉर्ड (साइन-इन के रूप में) से लिंक करें और यह उनके 'मेरी स्वीकृतियाँ' में दिखाई देगा।
प्रस्तुत करना, अनुमोदित करना और भेजना
- किसी नियम के अंतर्गत आने वाले उद्धरण पर, अनुमोदन के लिए सबमिट बटन दबाएँ।
- अनुमोदनकर्ता इसे 'मेरे अनुमोदन' में और CRM → विक्रय → कोटेशन अनुमोदन में बारी-बारी से देखते हैं। वे अनुमोदन करते हैं या कारण बताते हुए अस्वीकार करते हैं - जिसने यह मुद्दा उठाया है उसे यह जानना आवश्यक है कि क्या बदलाव करना है।
- जब सभी स्तर स्वीकृत हो जाएं, तो ग्राहक को भेजने के लिए 'भेजें' बटन दबाएं, और बाद में 'स्वीकार करें' → हमेशा की तरह ऑर्डर करें।
- जब तक सभी अनुमोदकों के हस्ताक्षर नहीं हो जाते, तब तक कवर किया हुआ कोटेशन भेजा नहीं जा सकता और न ही उसे ऑर्डर में परिवर्तित किया जा सकता है।
- कोटेशन अनुमोदन में प्रत्येक हस्ताक्षर की सूची होती है: कोटेशन, ग्राहक, राशि, अधिकतम छूट, स्तर, अनुमोदक और उनका एचआरएमएस पद, उनसे क्यों पूछा गया, नियम, इसे किसने उठाया, इसकी नियत तिथि और इसकी स्थिति।
- एक ऐसा उद्धरण जिस पर कोई नियम लागू नहीं होता, उसके लिए अनुमोदन की कोई प्रक्रिया नहीं होती: अनुमोदन के लिए प्रस्तुत करने पर यह उत्तर मिलता है कि उस पर कोई नियम लागू नहीं होता, और भेजने की प्रक्रिया तुरंत काम करती है।
कोटेशन अनुमोदन नियम और कोटेशन अनुमोदन अन्य स्क्रीन की तरह ही भूमिका के अनुसार दिए जाते हैं। अनुमोदन का निर्णय लेने के लिए CRM एक्सेस की आवश्यकता नहीं होती: यह 'मेरे अनुमोदन' अनुभाग से किया जाता है।