प्रत्येक स्वचालित पोस्टिंग किस खाते का उपयोग करती है
इनवॉइस, रसीदें, पेरोल, स्टॉक और अन्य स्वचालित पोस्टिंग उस खाते में जाती हैं जिसे आपके चार्ट ऑफ अकाउंट्स द्वारा वह काम करने के लिए कहा गया है, न कि निश्चित खाता संख्याओं में।
जब कोई दस्तावेज़ अपने आप पोस्ट होता है (जैसे ग्राहक का चालान, आपूर्तिकर्ता का बिल, माल प्राप्ति, वेतन भुगतान, मूल्यह्रास), तो TRANXACT प्रत्येक लाइन के लिए खाता चुनना पड़ता है। अब यह आपके अपने चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स में मौजूद उस खाते का उपयोग करता है जो यह काम करता है।
- लेखांकन खोलें, खातों का चार्ट खोलें और किसी खाते पर पोस्टिंग भूमिका निर्धारित करें, उदाहरण के लिए प्राप्य खाते, इन्वेंट्री, जीआर/आईआर उपार्जन, देय मजदूरी या अनुबंध देयता। प्रत्येक भूमिका केवल एक खाते पर ही निर्धारित की जा सकती है।
- यदि आप किसी भूमिका को निर्धारित नहीं करते हैं, तो सिस्टम पहले उसके लिए सामान्य खाता संख्या खोजता है, फिर ऐसे खाते की तलाश करता है जिसका नाम यह बताता हो कि वह क्या है (उदाहरण के लिए 'व्यापार प्राप्य' या 'बिक्री कर देय')।
- यदि आपके चार्ट में किसी पोस्टिंग के लिए आवश्यक भूमिका का कोई खाता नहीं है, तो पोस्टिंग अस्वीकार कर दी जाएगी और संदेश में निर्धारित की जाने वाली पोस्टिंग भूमिका का नाम बताया जाएगा। जो खाता उपयुक्त नहीं है, उसमें कुछ भी पोस्ट नहीं किया जाएगा।
वह खाता जिसे कोई दस्तावेज़ स्वयं नाम देता है, हमेशा जीतता है: वह पंक्ति जो अपने जीएल खाते को नाम देती है, वह शुल्क जो अपने राजस्व खाते को नाम देता है, वह पट्टा या परिसंपत्ति वर्ग जो अपने खातों को नाम देता है।