कर्मचारियों के नाम और दोहराए गए कर्मचारी

नाम टाइप करते समय संक्षिप्त रूप में सहेजे जाते हैं और उनकी जाँच की जाती है; किसी अन्य कर्मचारी द्वारा पहले से उपयोग किए गए ईमेल या नाम को संभावित डुप्लीकेट मानकर रोक दिया जाता है।

कर्मचारी को जिस भी स्क्रीन पर बनाया गया हो (फॉर्म, ऑफर से भर्ती, या आयात), पहले और अंतिम नाम बिना किसी रिक्ति के और शब्दों के बीच एक रिक्ति के साथ सहेजे जाते हैं।
नाम में किसी भी वर्णमाला के अक्षर (अरबी और उच्चारण वाले अक्षर सहित), रिक्त स्थान, हाइफ़न, अपोस्ट्रॉफ़ और पूर्ण विराम हो सकते हैं। इनके अलावा कुछ भी टाइप करते समय बॉक्स के नीचे चिह्नित हो जाता है और सेव करने पर अस्वीकार कर दिया जाता है।
किसी ऐसे कर्मचारी का ईमेल पता सहेजने पर, जिसका ईमेल पता पहले से ही किसी अन्य मौजूदा कर्मचारी के पास है, या जिसका नाम किसी अन्य मौजूदा कर्मचारी के नाम से मेल खाता है, प्रक्रिया रोक दी जाती है और मिलान का कारण और जानकारी दी जाती है (एक ही ईमेल, एक ही नाम)।
इसके बजाय मौजूदा रिकॉर्ड खोलें, या फिर "फिर भी बनाएं" चुनें और बताएं कि वे अलग-अलग व्यक्ति क्यों हैं। इसका कारण दोनों रिकॉर्ड के इतिहास में दर्ज हो जाएगा।
एचआरएमएस, वर्कफोर्स, संभावित डुप्लिकेट कर्मचारी उन कर्मचारियों की सूची बनाते हैं जो किसी अन्य कर्मचारी के साथ ईमेल या नाम साझा करते हैं, ताकि पहले से मौजूद डुप्लिकेट की समीक्षा की जा सके।