अनुमोदन के लिए अनुरोध भेजना

खरीद अनुरोध का मसौदा कैसे तैयार होता है, इस पर कौन हस्ताक्षर करता है, और यह कैसे देखा जा सकता है कि यह कहाँ रुका है।

आपने अभी जो अनुरोध प्रस्तुत किया है, वह एक मसौदा है: यह आपका है, किसी से कुछ भी नहीं मांगा गया है, और कोई प्रतिबद्धता नहीं जताई गई है। इसे अनुमोदन के लिए भेजना ही प्रक्रिया की शुरुआत है, और अनुरोध पर एक बटन है - अनुमोदन के लिए भेजें।

1. अनुरोध पत्र खोलें। प्रत्येक मद के लिए अनुमानित मूल्य आवश्यक है; अनुमोदन की सीमा इसी के आधार पर तय की जाती है, और बिना अनुमानित मूल्य वाले मद को अस्वीकार कर दिया जाता है, न कि उसे शून्य लागत वाला मान लिया जाता है।
2. अनुमोदन के लिए भेजें बटन दबाएँ। नियम यह तय करते हैं कि कौन हस्ताक्षर करेगा और किस क्रम में करेगा — आपको चुनने के लिए नहीं कहा गया है।
3. उत्तर पढ़ें। इसमें अनुरोध के लिए आवश्यक सभी हस्ताक्षरों का नाम और उनका क्रम दिया गया है, उदाहरण के लिए "3 हस्ताक्षर, क्रमानुसार: 1. श्रीदेवी हीरेमठ → 2. बसवराज मुंडिनमणि, रजिस्ट्रार → 3. ज्योति गोकाक, वित्त अधिकारी"।
4. स्थिति अपने आप ड्राफ्ट से सबमिट हो जाती है। इसमें "सबमिट के रूप में चिह्नित करें" का कोई अलग चरण नहीं है, और न ही कभी ऐसा कोई चरण मिला।

यह देखकर कि यह कहाँ रुका है

अनुरोध पत्र में एक अनुमोदन पैनल होता है जिसमें प्रत्येक हस्ताक्षर क्रम से सूचीबद्ध होता है: किसके पास है, किस नियम के तहत हस्ताक्षर मांगे गए हैं, क्या उन्होंने हस्ताक्षर किए हैं और इसकी अंतिम तिथि क्या है। वर्तमान में यह जिस स्तर पर है, उसे हाइलाइट किया गया है। इसे पढ़ने के लिए आपको रजिस्ट्रार या किसी अन्य लॉगिन की आवश्यकता नहीं है - यह आपके अपने रिकॉर्ड में मौजूद है।

पैनल पर प्रत्येक हस्ताक्षर में व्यक्ति का नाम, उनके द्वारा हस्ताक्षर किया गया पद और उनका एचआरएमएस पद अलग-अलग लिखा होता है — "जेन डो, विभाग प्रमुख के रूप में हस्ताक्षर कर रही हैं (एचआरएमएस पद: तकनीकी अधिकारी)"। यदि कोई पद परिवर्तन योग्य नहीं है — यानी उस पद पर कोई नहीं है, या जिस कर्मचारी का नाम है वह नौकरी छोड़ चुका है — तो पैनल पर इसका कारण और अनुमोदन स्तर पर स्पष्ट रूप से लिखा होता है। आपको अंतिम निर्णय ईमेल द्वारा भेजा जाता है; प्रत्येक अनुमोदक को उनकी बारी आने पर ईमेल द्वारा सूचित किया जाता है।

हस्ताक्षरकर्ता: मानव संसाधन प्रबंधन पदानुक्रम

हस्ताक्षरकर्ता वही होता है जो नियम के 'अनुमोदनकर्ता कौन' सेक्शन में लिखा होता है — कोई नामित व्यक्ति, कर्मचारी, कोई भी पदधारी, कोई भी भूमिकाधारी, लागत केंद्र का प्रबंधक, या रिपोर्टिंग लाइन; खरीद आदेश या अनुरोध को कौन अनुमोदित करेगा, यह चुनने के लिए 'देखें' सेक्शन। रिपोर्टिंग लाइन नियम के अनुसार, अनुरोध पर HRMS द्वारा नामित व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, ठीक उसी तरह जैसे खरीद आदेश पर किए जाते हैं: अनुरोधकर्ता का प्रबंधक, फिर उस प्रबंधक का प्रबंधक, और नियम में बताए गए स्तरों तक; नियम में नामित व्यक्ति केवल तभी हस्ताक्षर करता है जब कोई रिपोर्टिंग लाइन न हो; भूमिका केवल तभी निर्धारित होती है जब कोई भी रिपोर्टिंग लाइन नामित न हो। बिना साइन-इन किए भी अनुमोदक ही अनुमोदक होता है — स्तर उनके लिए प्रतीक्षा करता है, पैनल कहता है "<नाम> HRMS द्वारा नामित अनुमोदक है और अभी तक साइन-इन नहीं किया है, इसलिए यह उनके लिए प्रतीक्षा कर रहा है", और प्रशासक के अलावा कोई और उनकी जगह निर्णय नहीं ले सकता। किसी उपयोगकर्ता को उनके कर्मचारी रिकॉर्ड से लिंक करें और यह तुरंत उनके 'मेरे अनुमोदन' सेक्शन में दिखाई देगा। 'खरीद आदेश को कौन अनुमोदित करता है, और किसे सूचित किया जाता है' देखें → बिना साइन-इन किया अनुमोदक।

किसी अनुरोध के वापस आने पर "अनुमोदन की आवश्यकता नहीं" क्यों कहा जा सकता है?

इसका मतलब है कि कोई भी नियम इसे कवर नहीं करता था — जिस भी सीमा के आधार पर इसका मापन किया गया, वह इसकी सीमा से ऊपर थी, इसलिए इसे सीधे आदेशित किया जा सकता है। यह एक उत्तर है, कोई कमी नहीं।

एक ऐसा स्तर जो लागू नहीं होता था

अनुमोदन पैनल में नियम के सभी स्तरों की सूची दी गई है, जिनमें वे स्तर भी शामिल हैं जो लागू नहीं होते — उन्हें 'छोड़ा गया' के रूप में चिह्नित किया गया है, और कारण भी पंक्ति में दिया गया है। सबसे आम कारण यह है कि उस स्तर पर नामित व्यक्ति ने ही अनुरोध किया था, और उनके द्वारा किए गए अनुरोध पर किसी ने हस्ताक्षर नहीं किए हैं।

जब कोई चेन भेजी जाती है तो वह तय हो जाती है।

किसी आवेदन के लिए आवश्यक हस्ताक्षर, उसे अनुमोदन हेतु भेजे जाने के समय, उस समय के नियमों और स्तरों के आधार पर एक बार ही तय किए जाते हैं। बाद में किसी नियम में परिवर्तन करना—जैसे कोई स्तर जोड़ना, सीमा बदलना, या नामित व्यक्ति को संशोधित करना—पहले से भेजे गए किसी भी दस्तावेज़ को नहीं बदलता, और न ही पहले से अनुमोदित दस्तावेज़ों को बदलता है: वे हस्ताक्षर उस समय के रिकॉर्ड में दर्ज जानकारी के आधार पर दिए गए थे, और उन्हें दोबारा लिखने से अनुमोदन का पूरा रिकॉर्ड गलत हो जाएगा।

इसलिए, स्वीकृत अनुरोध जिसमें आपके द्वारा अपेक्षित स्तर गायब है, वह यथावत रहेगा। नियम की वर्तमान स्थिति देखने के लिए, अनुरोध की प्रतिलिपि बनाएँ — प्रतिलिपि एक नया मसौदा है, जिसे आपने तैयार किया है — और इसे अनुमोदन के लिए भेजें। इसके अनुमोदन पैनल में नियम के सभी स्तर सूचीबद्ध हैं।

अनुरोध पत्र की प्रतिलिपि बनाना

कॉपी ड्राफ्ट के रूप में वापस आती है, कभी भी सबमिट की गई कॉपी के रूप में नहीं, और यह जानबूझकर किया जाता है: मंज़ूरी मूल अनुरोध को दी गई थी, उसी मूल्य पर और उसी तारीख को जिस पर उस पर हस्ताक्षर किए गए थे। कॉपी एक नया अनुरोध है और इसे उसकी खूबियों के आधार पर मंज़ूरी के लिए भेजा जाता है — जो कि वही "मंज़ूरी के लिए भेजें" बटन है।

आपूर्तिकर्ताओं से कोटेशन मांगना

पूछताछ करने (RFQ) की प्रक्रिया मांग को सोर्सिंग प्रक्रिया में बदल देती है: इसमें मात्रा और अनुमानित कीमतों सहित सभी विवरण शामिल होते हैं, प्रतिक्रिया प्राप्त होने से पहले मूल्यांकन मानदंड घोषित किए जाते हैं, और मांग की श्रेणी के लिए पंजीकृत आपूर्तिकर्ताओं की सूची ड्राफ्ट के रूप में संलग्न की जाती है। प्रक्रिया प्रकाशित होने तक किसी भी आपूर्तिकर्ता को कोई जानकारी नहीं भेजी जाती है।

सोर्सिंग द्वारा दिए गए पुरस्कार का ऑर्डर देना

एक बार सोर्सिंग इवेंट स्वीकृत हो जाने पर, अनुमानों के बजाय परिणाम के आधार पर मांग आदेशों पर अनुमोदन → पीओ जारी करें। फॉर्म सोर्सिंग से संबंधित जानकारी के साथ खुलता है जिसमें इवेंट के निर्णय और सप्लायर का नाम पहले से ही भरा होता है।

• खरीद आदेश स्वीकृत कीमतों और मात्राओं पर आधारित है, न कि मांग पत्र में अनुमानित कीमतों और मात्राओं पर।
• जब तक इवेंट को अवार्ड नहीं दिया जाता, अप्रूव → पीओ अस्वीकृत हो जाता है, और संदेश में इवेंट का नाम होता है। इसे पहले अवार्ड दें।
• विभिन्न आपूर्तिकर्ताओं को आवंटित लाइनों के लिए प्रत्येक आपूर्तिकर्ता के लिए एक ही खरीद आदेश दिया जाता है।
• विजेता आपूर्तिकर्ता द्वारा उद्धृत नहीं की गई वस्तुएं और वे वस्तुएं जो कभी सोर्सिंग प्रक्रिया में नहीं गईं, आपूर्तिकर्ता अनुभाग में आपके द्वारा चुने गए आपूर्तिकर्ता को भेजी जाती हैं।

भर्ती अनुरोध भी इसी तरह काम करता है।

एचआरएमएस → भर्ती और ऑनबोर्डिंग → भर्ती अनुरोध एक पद के लिए आवेदन है। अनुमोदन के लिए भेजने पर यह वार्षिक लागत के अनुसार आगे बढ़ता है, और अनुरोध में वही अनुमोदन पैनल होता है: प्रत्येक स्तर क्रम से, यह किसके पास है, किसने हस्ताक्षर किए हैं और कब।

• अनुरोध प्रस्तुत करने वाला व्यक्ति, भर्ती प्रबंधक और हस्ताक्षर करने के लिए नामित व्यक्ति, सभी उस पर मौजूद पैनल को देख सकते हैं। किसी को भी अपने अनुरोध पर नज़र रखने के लिए भर्ती अनुमोदन स्क्रीन की आवश्यकता नहीं होती है।
• कार्यसूची देखने से निर्णय लेने का अधिकार नहीं मिल जाता। स्वीकृति और अस्वीकृति अभी भी भर्ती संबंधी स्वीकृतियों के आधार पर ही की जाती है, और यह निर्णय केवल स्वीकृतकर्ता द्वारा ही लिया जाता है।
• प्रत्येक स्तर पर अनुमोदक कर्मचारी के एचआरएमएस में दर्ज नाम होते हैं, जैसे किसी अनुरोध के मामले में। बिना साइन-इन किए अनुमोदक तब तक उस स्तर पर बना रहता है जब तक कि किसी उपयोगकर्ता को उसके कर्मचारी रिकॉर्ड से लिंक नहीं कर दिया जाता; प्रशासक के अलावा कोई भी उसके लिए यह निर्णय नहीं लेता।
• जो व्यक्ति सूची में मौजूद सभी भर्ती अनुरोधों को खोलता है, उसे केवल उन्हीं अनुरोधों के हस्ताक्षर दिखाई देते हैं जो उससे संबंधित होते हैं। भर्ती संबंधी स्वीकृतियों की देखरेख करने वाले और प्रशासक, सभी अनुरोधों के हस्ताक्षर देख पाते हैं।
• जिस स्तर पर अनुरोध करने वाले व्यक्ति का नाम होता है, उसे 'छोड़ा हुआ' के रूप में दिखाया जाता है, और अनुरोध अगले स्तर पर चला जाता है, बजाय इसके कि किसी ऐसे हस्ताक्षर की प्रतीक्षा की जाए जो कोई दे ही नहीं सकता।

भर्ती अनुरोध पर और HRMS → People → Positions के अंतर्गत किसी पद पर ग्रेड का चयन HRMS → Compensation के अंतर्गत दिए गए वेतन ग्रेडों में से किया जाता है, जिन्हें "कोड - नाम" के रूप में दर्शाया जाता है। Positions सूची में प्रत्येक पद का ग्रेड दिखाया जाता है।