खरीद आदेश को कौन मंजूरी देता है और किसे इसकी सूचना दी जाती है?

प्रत्येक आदेश की संगठनात्मक इकाई, अनुमोदन सीमा का आकलन करने वाले आंकड़े, कौन और किस क्रम में अनुमोदन करता है, किसी आदेश या नियम में परिवर्तन का उसके अनुमोदन पर क्या प्रभाव पड़ता है, और अनुमोदन होने के बाद किन लोगों को इसकी प्रतिलिपि भेजी जाती है।

आपूर्ति श्रृंखला → मांग और आदेश → खरीद आदेश अनुमोदन नियम के अंतर्गत एक अनुमोदन नियम यह बताता है कि किन खरीद आदेशों को अनुमोदन की आवश्यकता है — एक निश्चित राशि के लिए, वैकल्पिक रूप से एक आपूर्तिकर्ता या एक संगठनात्मक इकाई के लिए — और कौन हस्ताक्षर करेगा, एक चरण में या स्तर दर स्तर। सभी हस्ताक्षर प्राप्त होने तक किसी भी आदेश को स्वीकार नहीं किया जा सकता है। यह मार्गदर्शिका आदेश के बारे में ही है: इसका मूल्यांकन किन आधारों पर किया जाता है, यह किसे भेजा जाता है, और आदेश या इसके नियम में परिवर्तन होने पर क्या होता है।

प्रत्येक आदेश में एक संगठनात्मक इकाई होती है।

संगठनात्मक इकाई नए खरीद आदेश प्रपत्र पर एक अनिवार्य फ़ील्ड है। यह निर्धारित करता है कि कौन से अनुमोदन नियम लागू होंगे, इसलिए इसके बिना कोई आदेश किसी ऐसे नियम से बच सकता था जो इसके लिए बना हो - और अब ऐसा नहीं हो सकता।

• यह आपके लिए पहले से ही भरा हुआ है: यदि शीर्ष पट्टी में कोई इकाई चुनी गई है, तो वही अपने आप भर जाएगी, अन्यथा HRMS में आपकी अपनी इकाई भर जाएगी। यदि ऑर्डर किसी अन्य इकाई के लिए है, तो इसे बदल दें।
• इसे ऑर्डर के पेज से ही एडिट किया जा सकता है, किसी भी यूनिट के लिए - जिसमें पूरी कंपनी भी शामिल है।
• किसी भी अन्य तरीके से किए गए ऑर्डर को भी एक यूनिट मिलती है: एक कॉपी, एक रिक्विज़िशन से उत्पन्न ऑर्डर, एक ASK द्वारा बनाया गया ऑर्डर, और एक इंपोर्ट द्वारा लाया गया ऑर्डर। कोई भी ऑर्डर यूनिट के बिना नहीं होता।
• अनुमोदन नियम में उसका अपना संगठनात्मक इकाई क्षेत्र होता है, इसलिए यह किस इकाई को कवर करता है, यह नियम पर स्पष्ट रूप से लिखा होता है, न कि निहित होता है।

एक लागत केंद्र के लिए एक नियम

एक पीओ अनुमोदन नियम को "केवल लागत केंद्र के लिए" विकल्प के साथ एक लागत केंद्र तक सीमित किया जा सकता है। इससे उस लागत केंद्र से जुड़े प्रत्येक ऑर्डर पर, चाहे वह ऑर्डर पर ही हो या उसकी किसी भी लाइन पर, लागू होता है और इसका अपना एक अनुमोदक होता है - यानी रखरखाव लागत केंद्र का प्रमुख ही रखरखाव संबंधी आदेशों पर हस्ताक्षर करता है, किसी और के आदेश पर नहीं।

• उस नियम के लिए "केवल लागत केंद्र के लिए" विकल्प को खाली छोड़ दें जो सभी लागत केंद्रों को कवर करता है।
• एक नियम एक लागत केंद्र को कवर करता है। दो लागत केंद्रों के लिए, दो नियम बनाएं, प्रत्येक का अपना अनुमोदक हो।
• पीओ अनुमोदन नियमों की सूची में एक लागत केंद्र कॉलम होता है, जिससे आप एक नज़र में देख सकते हैं कि कौन से नियम सीमित हैं और किस पर लागू होते हैं।
• ASK आपके लिए ये नियम बना सकता है, लागत केंद्र को उसके कोड या नाम से ढूंढकर, और सहेजने से पहले पुष्टि करने के लिए नियम दिखाता है।

किसी भी ऑर्डर में कम से कम एक मूल्यांकित आइटम होना आवश्यक है।

किसी खरीद आदेश को तब तक खोला, अनुमोदन के लिए भेजा या प्राप्त नहीं किया जा सकता जब तक उसमें मात्रा और मूल्य के साथ कम से कम एक पंक्ति न हो। बिना किसी पंक्ति के या केवल बिना मूल्य वाली पंक्ति के साथ आदेश को बिना किसी मूल्य के अनुमोदित किया जाएगा और बिना किसी मूल्य के प्राप्त किया जाएगा।

• खरीद आदेश सीधे तौर पर बनाया जाता है — न कि किसी मांग पत्र से — और यह एक ड्राफ्ट के रूप में शुरू होता है, जिसमें खरीदार के रूप में आपका नाम भरा होता है। इसमें लाइनें जोड़ें, फिर 'खोलें' बटन दबाएं।
• अस्वीकृति में यह बताया गया है कि क्या गायब है, इसलिए आपको पता चल जाएगा कि कौन सी पंक्ति पूरी करनी है।

ऑर्डर बनने के साथ ही अनुमोदन प्रक्रिया शुरू हो जाती है।

किसी नियम के अंतर्गत आने वाला नया खरीद आदेश सहेजते ही अनुमोदन के लिए भेज दिया जाता है। अलग से सबमिट बटन दबाने की आवश्यकता नहीं होती, और अब कोई आदेश इसलिए लंबित नहीं रहता क्योंकि किसी ने उसे दबाया ही नहीं है। अनुमोदक उसे 'मेरे अनुमोदन' अनुभाग में तुरंत देख लेते हैं, और आदेश के अनुमोदन पैनल में यह दिखाया जाता है कि वह किसके पास है।

आंकड़ों की अनुमोदन सीमा का मूल्यांकन निम्नलिखित आधारों पर किया जाता है:

अनुमोदन नियम में दी गई राशियाँ कंपनी की अपनी मुद्रा में होती हैं। इसलिए किसी ऑर्डर का मूल्यांकन कंपनी की मुद्रा में उसके कुल योग के आधार पर किया जाता है — इस कॉलम को अब "कंपनी की मुद्रा में कुल योग (अनुमोदन सीमा)" कहा जाता है, जिसे पहले "आधार में" लिखा जाता था। डॉलर में लेखा-जोखा रखने वाली कंपनी में 40,000 यूरो के ऑर्डर का मूल्यांकन ऑर्डर की विनिमय दर के अनुसार डॉलर में किया जाता है।

• यह आंकड़ा प्रत्येक पंक्ति के हिसाब से निकाला जाता है। इसे कभी टाइप नहीं किया जाता: पंक्तियों वाले ऑर्डर पर कुल योग टाइप करने का प्रयास अस्वीकार कर दिया जाता है और संदेश में पंक्ति बदलने के लिए कहा जाता है।
• ऑर्डर पर मौजूद अनुमोदन पैनल गणना दिखाता है — कंपनी की मुद्रा में कुल राशि, फिर ऑर्डर की कुल राशि और जिस दर पर इसे परिवर्तित किया गया था — और ऑर्डर की संगठनात्मक इकाई।
• इसमें बदलाव तभी होता है जब लाइनें, मुद्रा या विनिमय दर बदलती है, और केवल तभी।

अनुमोदन एचआरएमएस पदानुक्रम का अनुसरण करते हैं।

किसी नियम के 'अनुमोदनकर्ता' में किसी व्यक्ति, कर्मचारी, पद, भूमिका, लागत केंद्र के प्रबंधक या रिपोर्टिंग लाइन का नाम हो सकता है — 'खरीद आदेश या अनुरोध को कौन अनुमोदित करता है' चुनें देखें। जब यह रिपोर्टिंग लाइन होती है, तो प्रत्येक स्तर पर अनुमोदक वह कर्मचारी होता है जिसका नाम HRMS द्वारा दिया जाता है, और नियम का पालन एक निश्चित क्रम में किया जाता है, इसलिए अनुमोदक वह व्यक्ति होता है जिसके लिए वास्तव में आदेश जारी किया गया है, न कि वह व्यक्ति जो संयोगवश कोई भूमिका निभा रहा हो।

1. एचआरएमएस में खरीदार की रिपोर्टिंग लाइन इस प्रकार है: पहले स्तर पर उनका प्रबंधक, दूसरे स्तर पर उनके प्रबंधक का प्रबंधक, और इसी तरह नियम के अनुसार जितने भी स्तर अपेक्षित हों।
2. नियम में नामित व्यक्ति, केवल तभी जब खरीदार की कोई रिपोर्टिंग लाइन न हो।
3. नियम के अनुसार भूमिका तभी लागू होती है जब पहले दो में से कोई भी किसी को कुछ नहीं देता।

चाहे उस व्यक्ति के पास साइन-इन हो या न हो, इससे अनुमोदक कौन होगा, इसमें कोई बदलाव नहीं होता। रिपोर्टिंग विभाग ही इसका निर्णय करता है, और किसी अनुमोदक को कभी भी किसी अन्य व्यक्ति से नहीं बदला जाता, भले ही वह व्यक्ति अभी साइन-इन न कर पाए। रिक्ति पत्र और भर्ती अनुरोधों को भी इसी तरह अनुमोदित किया जाता है।

अनुमोदकों के नाम लोगों के रूप में दिए गए हैं।

जहां भी अनुमोदन दिखाया जाता है, वहां अनुमोदक का नाम उनके पद सहित दिया जाता है — "जेन डो, मुख्य कार्यकारी अधिकारी" — न कि कोई ऐसा पद जिसे आपको बाद में ढूंढना पड़े। यह जानकारी पीओ अनुमोदन सूची में, जिसमें पद और कौन कार्य कर सकता है, कॉलम होते हैं, ऑर्डर के अनुमोदन पैनल में और मेरे अनुमोदनों में भी मान्य रहती है।

जहां कोई नियम किसी पद से संबंधित होता है, वहां उसे धारण करने वाले व्यक्तियों के नाम से जाना जाता है: "मुख्य कार्यकारी अधिकारी: जेन डो (सीईओ, मुख्यालय)"। तीन से अधिक धारकों के नाम पहले तीन "और N और" के रूप में दिए जाते हैं; यदि कोई पद धारण नहीं कर रहा है तो ऐसा कहा जाता है, और यह एक ऐसा नियम है जिसे किसी के द्वारा इसके अंतर्गत कोई आदेश जारी करने से पहले ठीक किया जाना चाहिए।

• पीओ अनुमोदन नियमों और किसी नियम के अंतर्गत अनुमोदन स्तरों में एक "द्वारा धारित" कॉलम होता है जिसमें यह सूचीबद्ध होता है कि वर्तमान में प्रत्येक भूमिका कौन निभा रहा है।
• एचआरएमएस → लोग → संगठन चार्ट में अनुमोदकों को दिखाएँ का विकल्प है। इसे दबाने पर, खरीद आदेश या अनुरोधों को अनुमोदित करने वाले सभी व्यक्तियों की सूची, उनके द्वारा हस्ताक्षर किए जाने वाले नियम और स्तर, और जिन लोगों को नियम की प्रतियां भेजी जाती हैं, उनकी सूची दिखाई देगी। यह बटन अनुमोदकों की संख्या भी दर्शाता है।

एक अनुमोदक जिसने अभी तक साइन-इन नहीं किया है

जब कर्मचारी का नाम HRMS में दर्ज है और उसने अभी तक साइन इन नहीं किया है, तो संबंधित स्तर उनके साइन इन करने का इंतज़ार करता है। पीओ अनुमोदन सूची (कौन कार्रवाई कर सकता है) और ऑर्डर के अनुमोदन पैनल पर स्क्रीन पर स्पष्ट रूप से लिखा होता है - "जेन डो HRMS में दर्ज अनुमोदक हैं और उन्होंने अभी तक साइन इन नहीं किया है, इसलिए यह उनके साइन इन करने का इंतज़ार कर रहा है"।

• उनके स्थान पर कोई और निर्णय नहीं ले सकता: न तो नियम का धारक, न ही नियम में नामित व्यक्ति। केवल एक प्रशासक ही निर्णय ले सकता है।
• इसके बाद के चरण प्रतीक्षा कर रहे हैं, ठीक वैसे ही जैसे किसी भी अनुमोदक के पीछे होते हैं जिसने अभी तक निर्णय नहीं लिया है।

1. यदि अनुमोदक के पास साइन-इन नहीं है, तो प्लेटफ़ॉर्म → एक्सेस → उपयोगकर्ता के अंतर्गत जाकर उन्हें साइन-इन करने की अनुमति दें।
2. एचआरएमएस में उस उपयोगकर्ता को उसके कर्मचारी रिकॉर्ड से लिंक करें (एचआरएमएस → लोग → कर्मचारी, कर्मचारी को संपादित करें, साइन इन करें) और सहेजें। एक साइन-इन एक वर्तमान कर्मचारी रिकॉर्ड से संबंधित होता है, इसलिए यदि कोई साइन-इन पहले से ही कहीं और लिंक किया गया है, तो उसे उस रिकॉर्ड के नाम से अस्वीकार कर दिया जाएगा जिसमें वह मौजूद है।
3. स्वीकृति मिलते ही उनके "मेरी स्वीकृतियाँ" सेक्शन में तुरंत दिखाई देती है, और वे इस पर निर्णय ले लेते हैं। किसी भी चीज़ को दोबारा भेजने या रूट करने की आवश्यकता नहीं होती।

संगठनात्मक इकाई, और एक आदेश को बदलना

जिस ऑर्डर की संगठनात्मक इकाई, आपूर्तिकर्ता, मुद्रा, विनिमय दर या मदें बदल जाती हैं, वह अब स्वीकृत ऑर्डर नहीं रह जाता है। इसलिए परिवर्तन प्रक्रिया इसे पुनः उसके वर्तमान स्वरूप के अनुसार पुनर्निर्देशित करती है।

• "सेव्ड" के बजाय, आदेश में बताया गया है कि क्या हुआ, उदाहरण के लिए "पीओ-000123 को मंजूरी दे दी गई थी, लेकिन इसकी व्यावसायिक इकाई बदल गई है, इसलिए वह मंजूरी अब इस पर लागू नहीं होती है और इसे दोबारा मंजूरी के लिए भेजा गया है।"
• यदि किसी नई मुद्रा की दर नहीं दी गई है, तो उसके लिए पहले से दर्ज दर लागू हो जाती है, और ऑर्डर की मुद्रा के बाद आने वाली सभी लाइनें नई मुद्रा का अनुसरण करती हैं। अपनी स्वयं की मुद्रा में सहमत लाइनें उसी मुद्रा में बनी रहती हैं।
• कुछ भी नष्ट नहीं होता: अनुमोदन पैनल "पिछली रूटिंग - दस्तावेज़ में परिवर्तन होने या अस्वीकृत होने पर अलग रखी गई" के अंतर्गत पिछली रूटिंग को सुरक्षित रखता है।

अनुमोदन नियम में परिवर्तन करना

आज बदला गया कोई भी नियम आज से ही सभी लंबित आदेशों पर लागू होगा। नियम के अनुमोदक, उसके स्तर, उसकी राशि या उसकी संगठनात्मक इकाई को बदलें या उसे हटा दें, और अनुमोदन के लिए लंबित सभी खुले खरीद आदेश वर्तमान नियमों के अनुसार पुनः भेजे जाएंगे। आपको उन आदेशों को ढूंढने या उन्हें दोबारा भेजने की आवश्यकता नहीं है।

• पुराने नियम द्वारा किए गए अनुरोध हटाए नहीं जाते हैं। वे आदेश के अनुमोदन इतिहास में "वापस लिया गया: अनुमोदन नियम" के रूप में नियम के नाम और "बदला गया" के साथ दर्ज रहते हैं।
• अब इस नियम के दायरे में आने वाले वे आदेश, जो पहले नहीं आते थे, अनुमोदन के लिए भेजे जाते हैं।
• पहले से स्वीकृत आदेश यथावत रहेंगे। यह परिवर्तन पहले से लिए गए किसी निर्णय पर लागू नहीं होगा।
• नियम को सहेजते समय जो संदेश आता है, उसमें उन ऑर्डरों की सूची होती है जिन्हें दोबारा रूट किया गया था।
• कुछ भी कॉपी नहीं किया जाता: ऑर्डर वही रहते हैं, बस उन्हें नए सिरे से रूट किया जाता है।

प्रतिलिपि का मूल्यांकन एक नए आदेश की तरह किया जाता है।

किसी खरीद आदेश (या मांग पत्र, कोटेशन, बिक्री आदेश या चालान) की प्रतिलिपि बनाने पर, कंपनी की मुद्रा में प्रत्येक पंक्ति और कुल राशि की गणना ठीक उसी तरह की जाती है जैसे किसी नए दस्तावेज़ की होती है। इसलिए, प्रतिलिपि भी उन्हीं अनुमोदकों के पास जाती है जिनके पास मूल दस्तावेज़ जाता, न कि शून्य की कुल राशि की सीमा के अंतर्गत आने वाली किसी त्रुटि के कारण।

मंजूरी मिलने पर किसे सूचित किया जाता है?

प्रत्येक अनुमोदन नियम की एक प्रति अनुमोदन सूची में होती है: इसमें उन लोगों को सूचित किया जाता है जब उस नियम के अंतर्गत कोई आदेश स्वीकृत होता है और क्यों। इसी के माध्यम से अनुरोधकर्ता के प्रबंधक, वित्त विभाग, माल के लिए इकाई या आपूर्तिकर्ता को पता चलता है कि आदेश आगे बढ़ सकता है।

• उन्हें कॉपी क्यों किया गया है, यह प्रत्येक के बगल में लिखा गया है ("चालान का भुगतान करता है") और ऑर्डर पर और संदेश में उनके नाम के बगल में मुद्रित किया गया है।
• आदेश स्वीकृत होने से पहले, इसकी अनुमोदन समिति उन लोगों की सूची बनाती है जिन्हें अनुमोदन के समय इसकी प्रति भेजी जाएगी। अनुमोदन के बाद, यह उन लोगों की सूची बनाती है जिन्हें प्रति भेजी गई थी, कब भेजी गई थी, और क्या संदेश भेजा गया था, रोका गया था या दबा दिया गया था।
• एक प्रतिलिपि में सब कुछ लिखा होता है; इस पर किसी को हस्ताक्षर करने के लिए नहीं कहा जाता और न ही किसी को आदेश तक पहुंच प्रदान की जाती है।