बिल प्रक्रियाएँ: पूर्वावलोकन, अनुमोदन, पोस्ट करना, रद्द करना और पुनः बिल करना

बिलिंग चक्र को चार चरणों में बिल किया जाता है — पूर्वावलोकन, बिलों की समीक्षा, अनुमोदन (किसी अन्य व्यक्ति द्वारा), प्राप्य राशि में पोस्ट करना — और एक बिल के साथ क्या करना है: स्वीकार करना, रन से बाहर रखना, जारी करना, पोस्ट करना, रद्द करना और पुनः बिल करना।

एक चक्र चलाना

1. CRM खोलें › यूटिलिटीज › यूटिलिटी बिलिंग › बिल रन पर जाएं और 'नया' बटन दबाएं। बिलिंग चक्र, सेवा प्रारंभ और समाप्ति तिथि, बिल की तारीख और देय तिथि चुनें (खाली छोड़ें: बिल की तारीख के बाद चक्र के देय दिन)। सहेजें।
2. प्रक्रिया के दौरान पूर्वावलोकन बटन दबाएँ। चक्र में शामिल प्रत्येक खाते का मूल्यांकन किया जाता है और उसका बिल मसौदा रूप में तैयार किया जाता है। प्रक्रिया स्वीकृत होने तक पूर्वावलोकन बटन को दोबारा दबाया जा सकता है।
3. बिलों की समीक्षा करें। यूटिलिटी बिल्स सेक्शन इस अवधि के बिलों से खुलता है। कोई भी असामान्य बात अपवाद है: अनुमानित रीडिंग, ओपन रीडिंग अपवाद, खाते के सामान्य बिल से कहीं अधिक बिल, या बिल न होना।
4. प्रत्येक अपवाद के लिए: स्वीकार करें (यह बताएं कि यह सही क्यों है) या रन से बाहर रखें। रन पोस्ट होने पर रोका गया बिल वहीं रहता है; रिलीज़ होने पर वह वापस आ जाता है।
5. जिस व्यक्ति ने विधेयक का पूर्वावलोकन किया था, उसके अलावा कोई और व्यक्ति अनुमोदन बटन दबाता है। विधेयक अस्वीकृत हो जाता है, जबकि ऐसा होना अपवाद है।
6. प्राप्य खाते में पोस्ट बटन दबाएँ। प्रत्येक स्वीकृत बिल अपने जर्नल के साथ एक पोस्टेड एआर इनवॉइस बन जाता है।

पोस्टिंग का क्या मतलब है?

• प्रत्येक बिल एक एआरसी इनवॉइस बन जाता है — प्राप्य राशि डेबिट करें, उपयोगिता राजस्व (योजना का खाता) क्रेडिट करें, आउटपुट टैक्स क्रेडिट करें — इसलिए एजिंग, स्टेटमेंट, रसीदें और लेजर इसे किसी भी अन्य इनवॉइस की तरह ही देखते हैं। यूटिलिटी बिल्स एआरसी इनवॉइस और उसकी स्थिति दिखाता है।
• इनवॉइस नंबरिंग कंपनी की अपनी होती है: ZATCA के तहत इनवॉइस को ZATCA इनवॉइस के रूप में जारी किया जाता है, और भारत में इसे GST सीरीज नंबर मिलता है, ठीक उसी तरह जैसे अकाउंटिंग विभाग में जारी किए गए इनवॉइस को मिलता है।
• रीड्स को बिल के लिए चिह्नित किया जाता है। खाते में मौजूद क्रेडिट राशि लागू की जाती है। अंतिम बिल में जमा राशि ली जाती है।
• ऑटोपे अकाउंट का बिल नियत तारीख को कार्ड से काट लिया जाता है। पेपरलेस ग्राहक को बिल ईमेल द्वारा भेजा जाता है।
• यह प्रक्रिया वित्तीय कैलेंडर में खुली अवधि में बंद रहती है; बंद अवधि इसे किसी भी अन्य पोस्टिंग की तरह अस्वीकार कर देती है।

बिल में सुधार करना

• एक मसौदा विधेयक: कैंसिल ने कारण बताते हुए इसे वापस ले लिया।
• एक पोस्ट किया गया बिल: रद्द करें और पुनः बिल करें, बकाया राशि के लिए चालान के विरुद्ध एक एआर क्रेडिट नोट जारी करता है, पुनः बिलिंग के लिए उपलब्ध कराता है, और उसी अवधि से एक नया बिल तैयार करता है। सही बिल तैयार होने पर उसे पोस्ट करें (उसी पंक्ति में पोस्ट करें)।
• यदि आंशिक रूप से भुगतान किए गए बिल पर रद्द करने और पुनः बिल बनाने से इनकार किया जाता है: तो पहले भुगतान को रद्द करें (काउंटर देखें: कैशियरिंग और पर्यवेक्षक अनुमोदन), या अगले बिल को ठीक करें।
• बिना प्रकाशित किए गए पूरे ड्राफ़्ट को "रन रद्द करें" विकल्प का उपयोग करके रद्द किया जा सकता है; इसके ड्राफ़्ट बिल रद्द हो जाते हैं।