खरीद आदेश या मांग पत्र को कौन स्वीकृत करेगा, यह चुनना

अनुमोदन नियम, या इसके प्रत्येक स्तर, अपने अनुमोदक का नाम एक ही तरीके से निर्धारित करता है: एक व्यक्ति, एक कर्मचारी, एक पद, एक भूमिका, लागत केंद्र का प्रबंधक या रिपोर्टिंग लाइन। केवल उस विकल्प के लिए फ़ील्ड की आवश्यकता होती है, और प्रत्येक शर्त वैकल्पिक होती है।

खरीद आदेश अनुमोदन नियम (आपूर्ति श्रृंखला → मांग और आदेश → खरीद आदेश अनुमोदन नियम), मांग अनुमोदन नियम (आपूर्ति श्रृंखला → खरीद नियंत्रण → मांग अनुमोदन नियम) और इनके अंतर्गत अनुमोदन स्तर (अनुमोदन स्तर) सभी एक ही तरीके से बताते हैं कि कौन अनुमोदन करता है। मांग नियम पर "कौन अनुमोदन करता है - कौन हस्ताक्षर करता है" में एक उत्तर चुनें और फॉर्म केवल उसी फ़ील्ड के लिए उत्तर मांगेगा जिसकी आवश्यकता है।

अनुमोदक का नाम देने के छह तरीके

किसी अन्य विकल्प से संबंधित फ़ील्ड नहीं दिखाई जाती है, और इसकी आवश्यकता भी नहीं है। यदि आपके द्वारा चुने गए विकल्प के लिए आवश्यक फ़ील्ड खाली छोड़ दी जाती है, तो सेव प्रक्रिया अस्वीकृत हो जाती है और उस फ़ील्ड पर संदेश दिखाई देता है।

लागत केंद्र का प्रबंधक

लेखांकन → नियंत्रण → लागत केंद्र के अंतर्गत लागत केंद्र खोलें। यदि आपकी कंपनी में मानव संसाधन प्रबंधन प्रणाली (एचआरएमएस) है, तो वहां दर्ज प्रबंधक ही अनुमोदक होगा। यदि एचआरएमएस में कोई प्रबंधक दर्ज नहीं है, तो जिम्मेदार व्यक्ति (कंपनी में लॉग इन करने वाला कोई भी व्यक्ति) का नाम भरें और जब भी किसी नियम में "लागत केंद्र का प्रबंधक" लिखा हो और एचआरएमएस में कोई प्रबंधक दर्ज न हो, तो वही व्यक्ति अनुमोदन करेगा।

शर्तें वैकल्पिक हैं

नियम को कौन मंजूरी देता है, इसके ऊपर दी गई सभी जानकारी केवल यह सीमित करती है कि यह नियम किन दस्तावेजों को कवर करता है, और इसे पूरी तरह से खाली भी छोड़ा जा सकता है:

• केवल लागत केंद्र के लिए — वे दस्तावेज़ जो उस लागत केंद्र से संबंधित हैं, चाहे शीर्षक में हों या किसी भी पंक्ति में।
• एक राशि — कंपनी की अपनी मुद्रा में मूल्यांकित, उस राशि के बराबर या उससे अधिक के दस्तावेज।
• आपूर्तिकर्ता, संगठनात्मक इकाई, और मांग पत्र में प्रकार, श्रेणी, विभाग या गोदाम का उल्लेख होना चाहिए।

बिना किसी शर्त वाला एक नियम अपनी तरह के सभी दस्तावेजों पर लागू होता है।

किसे देखकर और क्यों?

• नियमों की सूची में एक अनुमोदक स्तंभ होता है जो एक वाक्य में बताता है कि नियम में उन्हें जिस भी रूप में नामित किया गया हो, उस अनुमोदक का नाम क्या है, और इसके बगल में एक लागत केंद्र स्तंभ होता है।
• दस्तावेज़ के अनुमोदन पैनल और अनुमोदन सूचियों में यह बताया गया है कि किस व्यक्ति ने किस पर हस्ताक्षर किए हैं और किस नियम के तहत हस्ताक्षर मांगे गए थे।
• मेरी स्वीकृतियाँ प्रत्येक व्यक्ति को दिखाती हैं कि उनके लिए क्या प्रतीक्षा कर रहा है; मेरी स्वीकृतियाँ देखें।

अनुमोदन स्तर, हस्ताक्षर करने के क्रम में

आपूर्ति श्रृंखला → खरीद नियंत्रण → अनुमोदन स्तर में, नियमों के प्रकार (अनुरोध या खरीद आदेश) के अनुसार, फिर नियम की प्राथमिकता के अनुसार, फिर नियम कोड के अनुसार, और अंत में स्तर के अनुसार स्तरों की सूची दी गई है। जहां दो नियम लागू होते हैं, वहां पहले नियम के स्तर पहले आते हैं — उदाहरण के लिए विभागाध्यक्ष, मानव संसाधन, फिर कुलपति और रजिस्ट्रार — न कि सभी नियमों के स्तर 1 एक साथ। नियम क्रम नियम की प्राथमिकता दर्शाता है और हस्ताक्षर यह दर्शाता है कि वह स्तर पूरी श्रृंखला में कहां आता है। केवल सूची का क्रम बदला है: कौन हस्ताक्षर करता है, और किस क्रम में, यह नियमों के अनुसार ही है।