वे दस्तावेज़ जो मसौदे बन जाते हैं
प्लेटफ़ॉर्म, ऑटोमेशन, डॉक्यूमेंट इनटेक एक ड्राइव फ़ोल्डर या मेलबॉक्स की निगरानी करता है और प्रत्येक दस्तावेज़ को संलग्न दस्तावेज़ के साथ एक ड्राफ्ट सप्लायर इनवॉइस या ड्राफ्ट सेल्स ऑर्डर में परिवर्तित करता है। कुछ भी पोस्ट नहीं किया जाता है।
इनटेक प्रत्येक नई फ़ाइल के शब्दों को पढ़ता है, उसमें उल्लिखित आपूर्तिकर्ता या ग्राहक को आपके बीच ढूंढता है, उसका नंबर, तारीखें और कुल राशि ज्ञात करता है, और स्क्रीन के स्वचालित सेव विकल्प के माध्यम से एक ड्राफ़्ट तैयार करता है। फ़ाइल को ड्राफ़्ट से जोड़ दिया जाता है। इसके बाद, यह किसी भी अन्य व्यक्ति द्वारा टाइप किए गए ड्राफ़्ट की तरह होता है: एक व्यक्ति इसकी जाँच करता है, मिलान करता है और इसे पोस्ट कर देता है।
- ड्राइव फ़ोल्डर की जाँच हर कुछ मिनटों में की जाती है (हर बार जाँच करें); अभी जाँच करें विकल्प इसे तुरंत जाँच लेता है। प्रत्येक फ़ाइल की जाँच एक बार ही की जाती है।
- आपके मेल गेटवे द्वारा मेलबॉक्स को संदेश भेजे जाते हैं; इसी तरह, 'हैंड इन ए फाइल' का मतलब है कि आपके पास मौजूद फाइल मेलबॉक्स में जमा हो गई है।
- ऐसा दस्तावेज़ जिसमें आपके किसी आपूर्तिकर्ता या ग्राहक का नाम नहीं है, या एक से अधिक का नाम है, या कुल योग नहीं है, उसे व्यक्ति के लिए दर्ज लॉगबुक में, पढ़ी गई जानकारी के साथ, रखा जाता है।
- प्रत्येक इनटेक ऑडिट ट्रेल में इनटेक के रूप में दर्ज होता है।
- यदि ड्राइव कनेक्टेड नहीं है, तो प्लेटफ़ॉर्म, ड्राइव और फ़ाइलें के अंतर्गत जाकर उसे कनेक्ट करें।
- ओपन प्लेटफॉर्म, ऑटोमेशन, डॉक्यूमेंट इनटेक और न्यू चुनें।
- प्रकार चुनें (ड्राइव पर एक फ़ोल्डर, या मेलबॉक्स), यह क्या बनाता है, और ड्राइव और फ़ोल्डर का नाम चुनें।
- सहेजें। अभी जांचें, जो कुछ भी मौजूद है उसे ध्यान में रखता है।