मेरी स्वीकृतियाँ
आपके हस्ताक्षर की प्रतीक्षा कर रहे प्रत्येक खरीद आदेश, अनुरोध पत्र या कोटेशन का निर्णय उस मॉड्यूल की आवश्यकता के बिना किया जाता है जिससे वह संबंधित है।
जब कोई अनुमोदन नियम किसी खरीद आदेश या खरीद अनुरोध को आपके पास भेजता है - चाहे आपके नाम से, आपके पद से, या आपकी रिपोर्टिंग लाइन के अनुसार - तो यह तय करना आपका काम है कि आप अपनी भूमिकाओं के तहत आपूर्ति श्रृंखला खोलें या नहीं। खरीद आदेश पर हस्ताक्षर करने के लिए कहे गए वित्त अधिकारी को खरीद संबंधी स्क्रीन की आवश्यकता नहीं होती है, और न ही उन्हें ये स्क्रीन दी जाती हैं।
- जब भी कोई अनुमोदन लंबित होता है, तो शीर्ष पट्टी में एक नारंगी रंग का चिह्न ("2 अनुमोदन") दिखाई देता है, जिससे "मेरे अनुमोदन" पृष्ठ खुल जाता है। अनुमोदन ईमेल का लिंक भी वहीं मौजूद होता है।
- प्रत्येक अनुमोदन में यह दर्शाया गया है कि यह किस लिए है, आपूर्तिकर्ता कौन है, राशि क्या है, आप किस स्तर पर हस्ताक्षर करते हैं, इसे किसने जारी किया और कब; इसके विवरण और आपसे पहले किसने हस्ताक्षर किए हैं, यह देखने के लिए इसे खोलें।
- स्वीकृति दें, या कारण सहित अस्वीकृति दें — अनुरोधकर्ता को यह जानना आवश्यक है कि क्या परिवर्तन करना है, इसलिए बिना कारण बताए अस्वीकृति को अस्वीकार कर दिया जाता है।
- केवल उन्हीं स्वीकृतियों को सूचीबद्ध किया गया है जिन पर निर्णय लेने की आपकी बारी है। स्तर 1 द्वारा निर्णय लेने के बाद, स्तर 2 के हस्ताक्षर के लिए एक पूर्व हस्ताक्षर प्रदर्शित होता है।
- नीचे दी गई सूची में वह कार्य दिखाया गया है जो आपको अगले स्तर पर सौंपा गया है और अभी आपकी बारी नहीं आई है — साथ ही उसका स्तर और वह व्यक्ति भी बताया गया है जिसके लिए वह कार्य प्रतीक्षारत है। इसके आगे कुछ भी तय नहीं किया जा सकता; यह सूची इसलिए दी गई है ताकि आपके पास भेजा गया दस्तावेज़ कभी खोया हुआ न लगे।
- प्रत्येक अनुमोदन में अनुमोदक का नाम और पद अंकित होता है — "जेन डो, मुख्य कार्यकारी अधिकारी"। अनुमोदक वह कर्मचारी होता है जिसका नाम एचआरएमएस द्वारा दर्ज किया जाता है, और केवल वही व्यक्ति यह निर्णय लेता है: अनुमोदन कभी भी किसी अन्य व्यक्ति की ओर से आप तक नहीं पहुंचता।
- यदि आपको अभी-अभी साइन-इन करने का अनुरोध मिला है (आपके कर्मचारी रिकॉर्ड में निर्धारित अनुसार साइन-इन करें), तो आपके लिए पहले से ही स्वीकृतियाँ यहाँ तुरंत दिखाई देंगी। कुछ भी दोबारा भेजने की आवश्यकता नहीं है।
मेरी स्वीकृतियाँ केवल उन्हीं स्वीकृतियों तक सीमित हैं जो आपको सौंपी गई हैं, मॉड्यूल में और कुछ नहीं: ऑर्डर इसलिए दिखाया गया है ताकि आप उस पर निर्णय ले सकें, न कि इसलिए कि आप खरीद विभाग में काम कर सकें। सप्लाई चेन स्क्रीन पर लागू होने वाले नियम यहाँ भी लागू होते हैं — क्रम में स्तर, कोई भी अपने ऑर्डर को स्वयं स्वीकृत नहीं करता है, और प्रत्येक निर्णय का ऑडिट किया जाता है।
यदि आपके हस्ताक्षर करने के बाद किसी आदेश में कोई परिवर्तन होता है — जैसे कि कोई अन्य संगठनात्मक इकाई, आपूर्तिकर्ता, मुद्रा, दर या लाइनें — तो वह अनुमोदन के लिए वापस भेजा जाता है, और आपके हस्ताक्षर को उस पर 'अमान्य' के रूप में अंकित किया जाता है। देखें कि क्रय आदेश को कौन अनुमोदित करता है और किसे सूचित किया जाता है।
किसी भी स्क्रीन पर, किसी भी आकार में
सभी स्क्रीन साइज़ (लैपटॉप, टैबलेट और बड़े मॉनिटर) पर टॉप बार में अप्रूवल की संख्या दिखाई देती है, और 'मेरे अप्रूवल' हमेशा वहीं से देखे जा सकते हैं। जब तक आपके लिए कोई अप्रूवल पेंडिंग न हो, लेकिन कोई अप्रूवल आने वाला हो, तब बार में लिखा होता है: "2 अप्रूवल आने वाले हैं"।
ईमेल
- प्रत्येक अनुमोदक को उनकी बारी आने पर ईमेल भेजा जाता है - इससे पहले नहीं, जब तक कि पिछले स्तरों पर निर्णय नहीं हो जाता।
- जिसने भी अनुरोध प्रस्तुत किया था, उसे अंतिम निर्णय ईमेल द्वारा भेजा जाता है: स्वीकृत या अस्वीकृत, साथ ही कारण भी बताया जाता है।
अनुमोदन प्रक्रिया को पढ़ना
प्रत्येक हस्ताक्षर में व्यक्ति का नाम, उनके द्वारा हस्ताक्षर किए जाने का स्तर और मानव संसाधन प्रबंधन (एचआरएमएस) में उनकी स्थिति अलग-अलग लिखी होती है ताकि किसी को दूसरे से भ्रमित न किया जा सके: "जेन डो, विभाग प्रमुख के रूप में हस्ताक्षर कर रही हैं (एचआरएमएस पद: तकनीकी अधिकारी)"। स्तर वह है जो नियम के अनुसार आवश्यक है; एचआरएमएस पद वह नौकरी है जो व्यक्ति कर रहा है।
यदि कोई स्तर परिवर्तनीय है, तो अनुरोध पत्र में और आपूर्ति श्रृंखला → खरीद नियंत्रण → अनुमोदन स्तरों पर इसका कारण बताया गया है — उदाहरण के लिए, क्योंकि उस पद पर कोई व्यक्ति नहीं है, या नामित कर्मचारी ने नौकरी छोड़ दी है। कृपया स्तर या पद को सही करें; अनुरोध पत्र चुपचाप प्रतीक्षा नहीं करता।
उद्धरण भी
यदि किसी कोटेशन पर कोटेशन अनुमोदन नियम लागू होता है, तो उस पर किए गए हस्ताक्षर उसी तरह से मेरे अनुमोदन में शामिल हो जाते हैं। कोटेशन भेजने से पहले उसे अनुमोदित करना देखें।