एक ही व्यक्ति दो बार

मरीज, छात्र, आवेदक और कर्मचारी: एक नया रिकॉर्ड जो किसी ऐसे व्यक्ति जैसा दिखता है जो पहले से ही फाइल में मौजूद है, उसे रोक दिया जाता है और उसका नाम "फिर भी बनाएं" के रूप में दर्ज किया जाता है, जबकि वास्तव में वह कोई और होता है, और पहले से बनाए गए रिकॉर्ड के लिए संभावित डुप्लिकेट की सूची दिखाई जाती है।

एक ही व्यक्ति के लिए दो रिकॉर्ड होना टाइपिंग की गलती से भी बदतर है: एक मरीज की एलर्जी एक चार्ट पर दर्ज होती है जबकि दूसरे पर्चे का नाम, एक कर्मचारी को दो बार वेतन मिलता है, एक छात्र के अंक दो अलग-अलग प्रतियों में बंटे होते हैं। इसलिए किसी मरीज, छात्र, आवेदक या कर्मचारी का रिकॉर्ड सहेजने से पहले, उसकी तुलना पहले से मौजूद रिकॉर्ड से की जाती है।

एक ही ईमेल या फ़ोन नंबर अपने आप में मिलान नहीं होता: एक परिवार एक ही फ़ोन साझा करता है, और एक अभिभावक का ईमेल कई बच्चों के रिकॉर्ड में दर्ज होता है। लेकिन इनमें से कोई भी नाम अपने आप में एक जैसा नहीं होता।

जब कोई सेव फ़ाइल रोक दी जाती है

1. फॉर्म खुला रहता है और उस पर लिखा होता है "ऐसा लगता है कि यह व्यक्ति पहले से ही रिकॉर्ड में मौजूद है", जिसमें प्रत्येक मिलान को उसके नंबर, नाम और जन्मतिथि के साथ सूचीबद्ध किया गया है। प्रत्येक लिंक मौजूदा रिकॉर्ड को एक नए टैब में खोलता है।
2. यदि यह वही व्यक्ति है, तो वापस जाएं और मौजूदा रिकॉर्ड का उपयोग करें। कुछ भी सहेजा नहीं गया है।
3. यदि वास्तव में यह कोई अलग व्यक्ति है — जैसे जुड़वाँ बच्चे, या दो ऐसे व्यक्ति जिनका नाम और जन्मतिथि एक ही हो — तो "फिर भी बनाएँ — यह एक अलग व्यक्ति है" बटन दबाएँ। रिकॉर्ड सहेज लिया जाएगा और आपकी पुष्टि ऑडिट ट्रेल में दर्ज हो जाएगी। इसे समीक्षा के रूप में भी गिना जाएगा: इसके बाद दोनों रिकॉर्ड एक-दूसरे के संभावित डुप्लिकेट के रूप में सूचीबद्ध नहीं होंगे।

नाम, जन्मतिथि, ईमेल, फ़ोन नंबर या व्यक्ति में बदलाव करने पर भी संपादन की जाँच उसी तरह की जाती है: किसी रिकॉर्ड को किसी अन्य व्यक्ति से मिलाने के लिए उसमें बदलाव करने पर भी जाँच रोक दी जाती है। आयात और ASK उत्तर फ़ॉर्म के समान ही होता है।

इस जाँच से पहले बनाई गई डुप्लिकेट प्रतियां

प्रत्येक रजिस्टर में संभावित डुप्लिकेट की सूची होती है, जो एक ही नियम का पालन करती है: ईएचआर → केयर डिलीवरी → संभावित डुप्लिकेट मरीज़, एचआरएमएस → लोग → संभावित डुप्लिकेट कर्मचारी, और छात्र जीवनचक्र → संभावित डुप्लिकेट छात्र और संभावित डुप्लिकेट आवेदक। प्रत्येक पंक्ति में एक संभावित जुड़वां रिकॉर्ड होता है: "लगता है मिलता-जुलता मरीज़" (या कर्मचारी, छात्र, आवेदक) दूसरे रिकॉर्ड का नंबर बताता है, और "संभावित मिलान" बताता है कि यह कितने रिकॉर्ड से मिलता-जुलता है। खाली सूची का मतलब है कि कोई भी दो रिकॉर्ड एक ही व्यक्ति से मिलते-जुलते नहीं हैं।

1. दोनों की तुलना करें। "इस मरीज़ (या कर्मचारी, छात्र, आवेदक) को खोलें" से उस पंक्ति का रिकॉर्ड खुल जाएगा; "जिस मरीज़ से यह मिलता-जुलता है" को खोलें से दूसरा रिकॉर्ड खुल जाएगा।
2. यदि वे अलग-अलग व्यक्ति हैं, तो "डुप्लिकेट नहीं" चुनें और कारण बताएं — उदाहरण के लिए, "जुड़वां बच्चे, अलग-अलग माताओं के नाम"। कारण बताना आवश्यक है। जोड़े को सूची से हटा दिया जाता है, और कारण दोनों के रिकॉर्ड में दर्ज हो जाता है।
3. यदि वे एक ही व्यक्ति हैं, तो एक ही रिकॉर्ड पर काम करते रहें और दूसरे का उपयोग बंद कर दें।

"फिर भी बनाएं - यह एक अलग व्यक्ति है" विकल्प के साथ सहेजे गए रिकॉर्ड की इस तरह से पहले ही समीक्षा की जा चुकी है, इसलिए यह उस रिकॉर्ड के बगल में सूची में दिखाई नहीं देता है जिसके साथ इसकी तुलना की गई थी।