सर्वर पर माह-अंत क्लोजिंग और सॉफ्ट क्लोजिंग प्रक्रिया चलाना
क्लोज़ रन्स, क्लोज़-मंथ जॉब सेट को चरण दर चरण चलाता है, पहली विफलता और उसके कारण पर रुक जाता है और वहीं से पुनः शुरू होता है; सॉफ्ट-क्लोज़्ड अवधि केवल आपके द्वारा नामित भूमिकाओं से ही पोस्टिंग स्वीकार करती है।
- अकाउंटिंग, फाइनेंस ऑटोमेशन, क्लोज़ रन खोलें और क्लोज़ रन बटन दबाएं। अवधि (YYYY-MM) दर्ज करें; केवल रिहर्स चुनें ताकि आप बिना कुछ बदले देख सकें कि प्रत्येक चरण क्या करेगा।
- ये चरण क्रमानुसार चलते हैं: पुरानी प्रतिबद्धताओं को जारी करना, बिना चालान के प्राप्त माल, आवर्ती प्रविष्टियाँ, मुद्रा पुनर्मूल्यांकन, मूल्यह्रास, प्रगति पर कार्य, अंतरकंपनी सुलह, समेकन, आयु निर्धारण, तत्परता जाँच और सॉफ्ट क्लोज।
- यदि कोई चरण विफल हो जाता है, तो प्रक्रिया वहीं रुक जाती है और विफलता का कारण बताती है। विफलता के कारण का समाधान करें और 'फिर से शुरू करें' बटन दबाएं: पहले से किए गए चरण दोबारा नहीं चलाए जाएंगे।
सॉफ्ट क्लोज (वित्तीय अवधि, सॉफ्ट क्लोज, या रन का अंतिम चरण): अवधि के खाते पूरे हो चुके हैं, और केवल वित्त स्वचालन सेटिंग्स में नामित भूमिकाएँ (डिफ़ॉल्ट रूप से वित्तीय नियंत्रक) ही इसमें प्रविष्टियाँ कर सकती हैं; बाकी सभी को बता दिया जाता है कि कौन कर सकता है। प्रशासक हमेशा कर सकता है। इसे फिर से खोलने पर यह सभी के लिए उपलब्ध हो जाता है; क्लोज पीरियड हार्ड क्लोज है, जैसा कि पहले बताया गया है, चाहे ओपन हो या सॉफ्ट-क्लोज्ड।
मुद्रा पुनर्मूल्यांकन की प्रक्रिया पोस्ट करने से पहले पूर्वाभ्यास की जाती है: समापन दर के अनुपलब्ध होने पर, कुछ भी पोस्ट होने से पहले ही संबंधित मुद्रा का चरण रुक जाता है। यदि अंतर निर्धारित सीमा से अधिक है, तो स्पष्टीकरण मिलने तक समापन प्रक्रिया रुक जाती है।