एक ही बार में पूरे कार्यकाल का बिल पारित करें
स्टूडेंट लाइफसाइकिल, टर्म बिलिंग में एक टर्म के सभी नामांकित छात्रों या उसमें शामिल किसी एक प्रोग्राम के सभी छात्रों से एक साथ बिल लिया जाता है। पहले पूर्वावलोकन करें; दोबारा बिलिंग करने पर किसी छात्र से दो बार बिल नहीं लिया जाता।
प्रत्येक सत्र में नामांकित छात्रों की सूची, पहले से जारी किए गए बिल, जिन छात्रों को अभी तक बिल नहीं भेजा गया है और कुल बिल राशि दिखाई जाती है।
- ओपन स्टूडेंट लाइफसाइकिल, टर्म बिलिंग।
- इस विकल्प पर क्लिक करके बिलिंग का पूर्वावलोकन करें: इसमें उन सभी छात्रों की जानकारी दिखाई देगी जिन्हें बिल भेजा जाएगा, शुल्क, सहायता राशि, कुल देय राशि और लगाए गए शुल्क, साथ ही उन छात्रों की जानकारी भी दी जाएगी जिन्हें बिल नहीं भेजा जाएगा और क्यों (जिनका बिल पहले ही भेजा जा चुका है, जिनका पंजीकरण रद्द हो चुका है, या जिनके लिए कोई शुल्क निर्धारित नहीं है)। पूर्वावलोकन के दौरान कोई बिल नहीं भेजा जाएगा।
- बिलिंग सत्र शुरू करने के लिए बटन दबाएँ। केवल छात्रों को बिल भेजने के लिए एक प्रोग्राम चुनें, देय तिथि चुनें (खाली स्थान में सत्र की प्रारंभ तिथि भरें), और प्रत्येक बिल की प्राप्य राशि एक साथ प्राप्त करने के लिए "बिल लेखा विभाग को भी भेजें" पर टिक करें।
- उत्तर में उठाए गए विधेयकों और उन विधेयकों की सूची दी गई है जिन्हें छात्रों ने अस्वीकार कर दिया या खारिज कर दिया, साथ ही प्रत्येक विधेयक के लिए कारण भी बताया गया है।
शुल्क की गणना ठीक उसी तरह की जाती है जैसे किसी एक छात्र के लिए बिल की अवधि निर्धारित की जाती है: छात्र के कार्यक्रम, निवास और स्तर के लिए क्रेडिट, पाठ्यक्रम या अवधि के अनुसार सबसे विशिष्ट शुल्क, स्वीकृत सहायता घटाकर। जिस छात्र के पास पहले से ही उस अवधि का बिल है, उसे शामिल नहीं किया जाता है, इसलिए बिल को दो बार दबाने से, या दो लोगों द्वारा इसे दबाने से, किसी को भी दो बार बिल नहीं भेजा जाता है।
इनवॉइस में किसका नाम है और बिल में क्या दर्शाया गया है
- 13 अक्टूबर 2026 से, छात्र बिल से जारी किए गए इनवॉइस में भुगतानकर्ता का नाम दर्ज होता है। यह भुगतानकर्ता छात्र के "शुल्क किसे देय है (प्रायोजक)" फ़ील्ड में निर्दिष्ट प्रायोजक होता है, या फिर वह छात्र होता है जिसके लिए पहले बिल पर एक ग्राहक रिकॉर्ड बनाया जाता है और बाद के प्रत्येक बिल के लिए उसी का उपयोग किया जाता है। इससे पहले जारी किए गए इनवॉइस भी इसी तरह भरे जाते थे।
- बिल का भुगतान उसके इनवॉइस के भुगतान से मेल खाता है: यानी प्राप्त राशि। इनवॉइस पर क्रेडिट नोट अलग से 'क्रेडिटेड' के रूप में दिखाए जाते हैं, और एआर इनवॉइस में भी एक 'क्रेडिटेड' कॉलम होता है। भुगतान और क्रेडिटेड मिलकर यह तय करते हैं कि बिल आंशिक रूप से चुकाया गया है या पूरी तरह चुका दिया गया है, और उसकी शेष राशि क्या है।
- छात्र बिलिंग पर भुगतान रिकॉर्ड करने से बिल पर भुगतान हो जाता है: यह बिल के इनवॉइस में एक रसीद पोस्ट करता है, जिससे इनवॉइस और बिल दोनों अपडेट हो जाते हैं। इनवॉइस को पहले पोस्ट करना आवश्यक है; ड्राफ्ट इनवॉइस पर इसे अस्वीकार कर दिया जाता है और पोस्ट करने के लिए इनवॉइस का नाम दिया जाता है।