মূলধনী ক্রয় থেকে সম্পদ রেজিস্টার পর্যন্ত

মূলধনী সরঞ্জাম গ্রহণ করা হলে তা স্থায়ী সম্পদে রূপান্তরিত হয়; অর্থ বিভাগ অ্যাকাউন্টিং → অ্যাসেটস → অ্যাসেটস টু ক্যাপিটালাইজ (Accounting → Assets → Assets to Capitalise) অংশে সেগুলো পর্যালোচনা করে এবং প্রত্যেকটিকে মূলধনীভূত করে, অথবা সেটিকে সম্পদ হিসেবে গণ্য করে না।

একটি মেশিন, একটি ল্যাপটপ বা একটি যানবাহন অন্য যেকোনো পণ্যের মতোই কেনা হয় — চাহিদাপত্র, ক্রয় আদেশ, পণ্য প্রাপ্তি — কিন্তু এটি স্টকে থাকার কথা নয়। এটি স্থায়ী সম্পদ রেজিস্টারে থাকার কথা, যার অবচয় গণনা করা হয়। TRANXACT এখন এই কাজটি সম্পন্ন করে: এটি গ্রহণ করার মাধ্যমে সম্পদগুলো রেজিস্টারে নথিভুক্ত হয়, এবং অর্থ বিভাগ সিদ্ধান্ত নেয় কখন কোনটি রেজিস্টারে অন্তর্ভুক্ত হবে।

কী একটি ক্রয়কে মূলধনী করে তোলে

• আইটেমটি ক্যাপিটালাইজেবল হিসেবে চিহ্নিত করা আছে। আইটেমটি খুলুন, কস্টিং-এ যান এবং ক্যাপিটালাইজেবল-এ টিক দিন। এর অ্যাসেট ক্লাস বেছে নিন — এই ক্লাসটিই অ্যাসেট অ্যাকাউন্ট এবং কত সময়ের মধ্যে এর অবচয় হবে তা নির্ধারণ করে — এবং প্রতি ইউনিট প্রাপ্তির জন্য একটি অ্যাসেট বাড়ানো হবে কিনা তা বলুন (ডিফল্টরূপে অন করা থাকে)।
• অথবা আইটেমটি যাই হোক না কেন, এটি ‘ক্যাপিটাল পারচেজ’ চিহ্নিত ব্যয় বিভাগের একটি রিকুইজিশন থেকে অর্ডার করা হয়েছিল। ক্যাপিটাল ইকুইপমেন্ট শুরু থেকেই সেভাবে চিহ্নিত করা থাকে।

কোন ব্যয়ের বিভাগগুলি মূলধন

কোন ব্যয় বিভাগগুলো মূলধন হিসাবে গণ্য হবে, তা আপনার কোম্পানির সিদ্ধান্ত। প্ল্যাটফর্ম → কনফিগারেশন তালিকা → ব্যয় বিভাগ-এর অধীনে, একটি বিভাগ খুলুন এবং ‘মূলধনী ক্রয়’ (Capital purchases) বিকল্পে টিক দিন: এর অধীনে প্রাপ্ত পণ্যগুলো অ্যাকাউন্টিং → সম্পদ → মূলধনীকরণের জন্য সম্পদ (Accounting → Assets → Assets to Capitalise)-এ খসড়া স্থায়ী সম্পদ (draft fixed assets) হিসাবে যুক্ত হবে। তালিকাটি সেই বিভাগগুলোকে “মূলধন” হিসাবে চিহ্নিত করে। টিক চিহ্নটি তুলে দিন এবং সেই বিভাগের অধীনে কেনা পণ্যগুলো যথারীতি স্টকে চলে যাবে। আপনি কোনো পরিবর্তন না করা পর্যন্ত, শুধুমাত্র অন্তর্নির্মিত ‘মূলধনী সরঞ্জাম’ (Capital equipment) বিভাগটিই মূলধন হিসাবে গণ্য হবে।

পণ্য প্রাপ্তি রসিদ কী করে

এই ধরনের পণ্য গ্রহণ করলে, প্রাপ্ত প্রতিটি ইউনিটের জন্য — অথবা ইউনিটগুলিতে ক্রমিক নম্বর থাকলে প্রতিটি ক্রমিক নম্বরের জন্য — তার মূল্য, সরবরাহকারী, ক্রয় আদেশ এবং যে পণ্য প্রাপ্তি থেকে এটি এসেছে, তা সহ একটি করে অ্যাসেট তৈরি হয়। 'প্রাপ্ত প্রতিটি ইউনিটের জন্য একটি অ্যাসেট' নিষ্পত্তি হয়ে গেলে, একটি প্রাপ্তি লাইন তার সম্পূর্ণ পরিমাণের জন্য একটি অ্যাসেটে পরিণত হয়; ক্রমিক নম্বরযুক্ত ইউনিটগুলি সর্বদা প্রতিটি একটি অ্যাসেট হিসাবে গণ্য হয়।

রসিদ লাইনটি এর দ্বারা খসড়া করা সম্পদগুলো দেখায়, এবং অ্যাকাউন্টিং → অ্যাসেটস → ফিক্সড অ্যাসেটস-এ এখন গুডস রসিদ এবং পারচেজ অর্ডার কলাম রয়েছে, ফলে একটি সম্পদ কীভাবে কেনা হয়েছিল তা সর্বদা খুঁজে বের করা যায়।

মূলধন করার জন্য সম্পদ

অ্যাকাউন্টিং → অ্যাসেটস → অ্যাসেটস টু ক্যাপিটালাইজ (Accounting → Assets to Capitalise) অংশে সেই সমস্ত কিছুর তালিকা থাকে যা এসে পৌঁছেছে এবং রেজিস্টারে অন্তর্ভুক্ত হওয়ার অপেক্ষায় আছে: জিনিসটি কী, এর সিরিয়াল নম্বর, খরচ, শ্রেণি, পণ্য প্রাপ্তির রসিদ এবং ক্রয় আদেশ, কার কাছ থেকে কেনা হয়েছে, কখন এটি পাওয়া গেছে এবং এটি কোথায় আছে। একটি ড্রাফট যা এখনও মূলধনীকরণ করা যায়নি — সাধারণত কারণ এটির কোনো অ্যাসেট ক্লাস নেই — সেটিকে 'ওয়েটিং ফর' (Waiting for) অংশে চিহ্নিত করা হয়, যেখানে বলা থাকে কী অনুপস্থিত।

1. সম্পদের সারিতে, ‘Capitalise’ নির্বাচন করুন।
2. অ্যাসেট ক্লাস: যখন আইটেমটির কোনো অ্যাসেট ক্লাস থাকে না, তখন এটির প্রয়োজন হয়; এখান থেকে একটি নির্বাচন করলে তা আইটেমটির অ্যাসেট ক্লাসকে বাতিল করে দেবে।
3. পরিষেবা শুরুর তারিখ: যে তারিখে অবচয় শুরু হয়। আজ খালি রাখা হলো।
4. কার্যকরী জীবনকাল (মাস): খালি রাখা হলে, বস্তুটির, অথবা শ্রেণীটির।
5. সংরক্ষণ করুন। ইউনিটটি স্টক থেকে বের করে নেওয়া হয়, এর খরচ ইনভেন্টরি থেকে ক্লাসের অ্যাসেট অ্যাকাউন্টে স্থানান্তরিত হয় এবং পরিষেবা শুরুর তারিখ থেকে অবচয় শুরু হয়।

যদি এটিকে মূলধনীকরণ করা না হয় — যেমন মূলধনীকরণের সীমার নিচে থাকলে, ব্যবহারে নিঃশেষিত হলে, বা ভুল চাহিদাপত্রে কেনা হলে — ‘সম্পদ নয়’ (Not an asset) বিকল্পটি বেছে নিন এবং তার কারণ উল্লেখ করুন। ড্রাফটটি বাতিল হয়ে যায় এবং পণ্যগুলো স্টকে থেকে যায়।

ফেরত এবং আগের রসিদ

• পণ্য মূলধনীকরণের পূর্বে সরবরাহকারীকে ফেরত দিলে সেগুলোর খসড়া সম্পদ বাতিল হয়ে যায়।
• এই পরিবর্তনের আগে প্রাপ্ত পণ্যগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে খসড়া করা হয়নি। স্থায়ী সম্পদে সেগুলি হাতে লিখে রেজিস্টারে যোগ করুন।