প্রতিটি স্বয়ংক্রিয় পোস্টিং কোন অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করে

ইনভয়েস, রসিদ, পে-রোল, স্টক এবং অন্যান্য স্বয়ংক্রিয় পোস্টিংগুলো কোনো নির্দিষ্ট অ্যাকাউন্ট নম্বরে নয়, বরং আপনার চার্ট অফ অ্যাকাউন্টস অনুযায়ী সেই নির্দিষ্ট অ্যাকাউন্টে জমা হয়।

যখন কোনো ডকুমেন্ট আলাদাভাবে পোস্ট করা হয় (যেমন গ্রাহকের ইনভয়েস, সরবরাহকারীর বিল, পণ্য প্রাপ্তির রসিদ, পে-রোল রান, ডেপ্রিসিয়েশন রান), তখন TRANXACT প্রতিটি লাইনের জন্য অ্যাকাউন্ট বেছে নিতে হয়। এখন এটি আপনার নিজস্ব চার্ট অফ অ্যাকাউন্টসে থাকা সেই অ্যাকাউন্টটি ব্যবহার করে, যা এই কাজটি করে থাকে।

• অ্যাকাউন্টিং (Accounting) খুলুন, চার্ট অফ অ্যাকাউন্টস (Chart of Accounts) দেখুন এবং একটি অ্যাকাউন্টে পোস্টিং রোল (Posting role) সেট করুন, যেমন অ্যাকাউন্টস রিসিভেবল (Accounts receivable), ইনভেন্টরি (Inventory), জিআর/আইআর অ্যাক্রুয়াল (GR/IR accrual), ওয়েজেস পেয়েবল (Wages payable) বা কন্ট্রাক্ট লায়াবিলিটি (Contract liability)। প্রতিটি রোল শুধুমাত্র একটি অ্যাকাউন্টে সেট করা যাবে।
• আপনি যদি কোনো ভূমিকা (role) সেট না করেন, তাহলে সিস্টেম প্রথমে সেটির জন্য প্রচলিত অ্যাকাউন্ট নম্বরটি খোঁজে, তারপর এমন একটি অ্যাকাউন্ট খোঁজে যার নামেই তার পরিচয় স্পষ্ট (উদাহরণস্বরূপ, 'Trade Receivables' বা 'Sales Tax Payable')।
• আপনার চার্টে কোনো পোস্টিংয়ের জন্য প্রয়োজনীয় ভূমিকার জন্য কোনো অ্যাকাউন্ট না থাকলে, পোস্টিংটি প্রত্যাখ্যান করা হয় এবং বার্তাটিতে সেট করার জন্য পোস্টিং ভূমিকার নাম উল্লেখ করা থাকে। অনুপযুক্ত কোনো অ্যাকাউন্টে কিছুই পোস্ট করা হয় না।