সংরক্ষণ করার আগে সতর্কতা

আপনি যখন কোনো রিকুইজিশন, অর্ডার, সাপ্লায়ার ইনভয়েস বা পেমেন্ট তৈরি করেন, তখন TRANXACT সেটিকে ফাইলে আগে থেকে থাকা তথ্যের সাথে মিলিয়ে দেখে এবং যদি কোনো কিছু ডুপ্লিকেট বা ঝুঁকিপূর্ণ বলে মনে হয়, তবে তা সংরক্ষণ করার আগেই আপনাকে জানিয়ে দেয়।

এই যাচাইগুলো কোনো অনুমান নয়, বরং আপনার কোম্পানির রেকর্ডের ওপর চালানো সুস্পষ্ট ও নির্দিষ্ট নিয়ম। একটি সতর্কবার্তায় খুঁজে পাওয়া রেকর্ডগুলোর নাম উল্লেখ করা হয় এবং আপনি কেবল সেই রেকর্ডগুলোই দেখতে পান যেগুলো খোলার অনুমতি আপনার রয়েছে।

• এমন কোনো পণ্যের (বা প্রায় একই নামের কোনো পণ্যের) চাহিদাপত্র, যা গত ৩০ দিনের মধ্যে একই গুদামের জন্য ইতিমধ্যেই অনুরোধ করা হয়েছে, যা এখনও একটি খোলা ক্রয় আদেশের অধীনে রয়েছে, অথবা অন্য কোনো গুদামে মজুত আছে।
• একই সরবরাহকারীর কাছ থেকে একই ইনভয়েস নম্বর বা একই পরিমাণ টাকার চালান; এমন একটি অর্ডারের চালান যার কোনো অর্থ পাওয়া যায়নি।
• এমন একজন সরবরাহকারীকে বড় অঙ্কের অর্থ প্রদান করা হয়েছে, যার ব্যাংক বিবরণী গত ৩০ দিনের মধ্যে পরিবর্তিত হয়েছে।
• পণ্যটির শেষ পাঁচটি ক্রয়ের চেয়ে অনেক বেশি দামে ক্রয়, অথবা এমন একজন সরবরাহকারীর সাথে চুক্তি না থাকা, যখন পণ্যটির অন্য একজন সরবরাহকারীর চুক্তি রয়েছে।
• এই বছর বাজেটবিহীন একটি ব্যয় কেন্দ্রের বিপরীতে খরচ করা হচ্ছে।
• এমন গ্রাহকের জন্য বিক্রয় আদেশ, যার ক্রেডিট সীমা অতিক্রম করা হয়েছে অথবা যার চালান ৯০ দিনের বেশি বকেয়া রয়েছে।
• একই গ্রাহকের জন্য পুনরাবৃত্ত মামলা, পূর্বেই দাবি করা খরচের অনুরূপ একটি খরচ, এবং একজন কর্মচারী যার তথ্য ইতিমধ্যেই নথিভুক্ত আছে।

1. যথারীতি ফর্মটি পূরণ করুন এবং সেভ বাটনে চাপ দিন।
2. যদি কোনো সতর্কবার্তা দেখা যায়, তবে সেটি পড়ুন। এর মধ্যে থাকা রেকর্ড নম্বরগুলো খুঁজে পাওয়া রেকর্ডগুলো খুলে দেবে।
3. তবুও সংরক্ষণ করতে 'চালিয়ে যান' (Continue) নির্বাচন করুন (যদি বিষয়টি যেমনটা দেখাচ্ছে তেমন না হয়, তবে একটি কারণ যোগ করুন, যেমন: এটি ডুপ্লিকেট নয়, এটি অন্য একটি সাইটের জন্য), পরিবর্তে খুঁজে পাওয়া রেকর্ডটিতে যেতে 'খুলুন' (Open), অথবা 'বাতিল করুন' (Cancel)।