পণ্য প্রাপ্তির রসিদ, এবং আগত জিনিসগুলির ক্রমিক নম্বর
সাপ্লাই চেইন → রিকুইজিশন ও অর্ডার → পণ্য প্রাপ্তি: প্রতিটি প্রাপ্তি, কে তা গ্রহণ করেছে এবং এর মাধ্যমে আসা প্রতিটি পণ্যের বিবরণ — এবং পোস্টিং-এর পরেও প্রতিটি ইউনিটের সিরিয়াল নম্বর লিপিবদ্ধ করা।
পারচেজ অর্ডারের ‘রিসিভ’ অপশনের মাধ্যমে, অথবা ‘গুডস মুভমেন্ট’-এর ডকে স্ক্যান করার মাধ্যমে পণ্য গ্রহণ করা হয়। ‘সাপ্লাই চেইন → রিকুইজিশনস অ্যান্ড অর্ডারস → গুডস রিসিপ্টস’ অংশে প্রতিটি তথ্য তালিকাভুক্ত থাকে: রসিদ, পারচেজ অর্ডার, সরবরাহকারী, কখন এবং কার দ্বারা এটি গ্রহণ করা হয়েছে, কতগুলো লাইন এবং কী পরিমাণ পণ্য এসেছে, এবং কতগুলো সিরিয়াল নম্বর রেকর্ড করা হয়েছে।
একটি রসিদ কী দেখায়
একটি রসিদ খুললে তাতে প্রাপকের নাম এবং প্রাপ্তির প্রতিটি লাইন দেখা যায়:
| কলাম | এতে যা বলা হয়েছে |
|---|---|
| পিও লাইন | ক্রয় আদেশের যে লাইনের বিপরীতে পণ্যগুলো গ্রহণ করা হয়েছিল। |
| আইটেম, বিবরণ | যা ভেতরে এলো। |
| প্রাপ্ত পরিমাণ, একক | কতটুকু এবং কোন এককে। |
| লট, মেয়াদ উত্তীর্ণ | এটি যে লটে এসেছে, এবং পণ্যটির মেয়াদ থাকলে তার তারিখ। |
| গুদাম, বিন | যেখানে এটা রাখা হয়েছিল। |
| রেকর্ডকৃত ক্রমিক সংখ্যা | কতগুলি ইউনিটে ক্রমিক নম্বর নথিভুক্ত আছে এবং সেগুলি কোন নম্বর? একটি লাইনে এখনও কিছু অফার রেজিস্টার সিরিয়াল অনুপস্থিত। |
পরিমাণগুলো ইনভেন্টরি এবং গুডস-রিসিভড জার্নালে পোস্ট করা হয় এবং তা সম্পাদনা করা যায় না। কোনো রসিদ ফেরত নিতে, গুডস মুভমেন্ট-এ তা রিভার্স করুন।
ক্রমিক নম্বর রেকর্ড করা
একটি প্রাপ্তি লাইনে থাকা রেজিস্টার সিরিয়াল, সেই লাইন দ্বারা আনা প্রতিটি ইউনিটের ক্রমিক নম্বর রেকর্ড করে। এটি পণ্য আসার সময় বা পরে, প্রাপ্তি নথিভুক্ত হওয়ার পর করা যেতে পারে — বাক্সগুলো খোলার পর প্রায়শই সেগুলোর উপর থেকে সিরিয়াল নম্বরগুলো পড়ে নেওয়া হয়।
- রসিদটি খুলুন এবং লাইনটি খুঁজুন। ডায়ালগের শিরোনামে বলা আছে এখন পর্যন্ত কতগুলো রেকর্ড করা হয়েছে: "পাম্প-১০ এর সিরিয়াল নম্বর — ৫টির মধ্যে ২টি রেকর্ড করা হয়েছে"।
- সিরিয়াল নম্বরগুলো ‘Serial numbers’ অংশে টাইপ করুন, প্রতি লাইনে একটি করে অথবা কমা দিয়ে আলাদা করে।
- কোনো ইউনিটকে নিজস্ব লট দিতে, "সিরিয়াল | লট" লিখুন, যেমন "SN-1001 | LOT-7"। নিচে দেওয়া লট নম্বরটি সেইসব সিরিয়ালের জন্য ব্যবহৃত হয় যেগুলোর নিজস্ব কোনো নাম নেই; এটি খালি রাখলে লাইনের লটটি ব্যবহৃত হয়।
- অথবা সিরিয়াল নম্বরের ঘরটি খালি রাখুন এবং "অথবা: কতগুলো বরাদ্দ করতে হবে" অংশে একটি সংখ্যা দিন। প্ল্যাটফর্মটি আইটেমটির সিরিয়াল প্রিফিক্স থেকে সেই পরিমাণ বরাদ্দ করে দেবে।
- সংরক্ষণ করুন। প্রতিটি ইউনিটের একটি নম্বর হয়ে গেলে লাইনের রেকর্ডকৃত সিরিয়ালের সংখ্যা বেড়ে যায় এবং রেজিস্টার সিরিয়ালের তালিকাটি অদৃশ্য হয়ে যায়।
- প্রাপ্ত পরিমাণের চেয়ে বেশি নয়। প্রাপ্ত পাঁচটি পাম্পের জন্য পাঁচটি ক্রমিক নম্বর নেওয়া হয় এবং ষষ্ঠটি প্রত্যাখ্যান করা হয়।
- একই পণ্যের জন্য ইতিমধ্যে ব্যবহৃত একটি সিরিয়াল নম্বর প্রত্যাখ্যান করা হয় এবং বার্তাটিতে সেটির নাম উল্লেখ করা থাকে। দুটি ভিন্ন পণ্য একটি নম্বর ব্যবহার করতে পারে।
পরবর্তীতে এককগুলো খুঁজে বের করা
- রসিদের নিচে, ক্রমিক নম্বরের তালিকায় আনা প্রতিটি ইউনিটের বিবরণ থাকে: পিও লাইন, আইটেম, ক্রমিক নম্বর, লট, অবস্থা, এটি কোথায় আছে এবং কখন এটি গ্রহণ করা হয়েছে।
- সাপ্লাই চেইন → ট্রেসেবিলিটি → সিরিয়াল নাম্বার-এ প্রতিটি ইউনিট এবং তার ইতিহাস রয়েছে। রসিদ অথবা পারচেজ অর্ডার দ্বারা এটি ফিল্টার করুন।
- প্রাপ্ত কোনো ক্রয় আদেশের ক্ষেত্রে, রসিদ এবং ক্রমিক নম্বর সেই আদেশের জন্য আগে থেকেই ফিল্টার করা দুটি তালিকা খোলে। কোনো রসিদের ক্ষেত্রে, ক্রমিক নম্বর রসিদটির জন্যও একই কাজ করে।
পণ্য প্রাপ্তির রসিদে রেজিস্টার সিরিয়াল যোগ বা পরিবর্তন করতে হবে, অথবা সিরিয়াল নম্বর যোগ করতে হবে। ভূমিকা এবং অনুমতিসমূহ দেখুন।