আমার অনুমোদন

আপনার স্বাক্ষরের অপেক্ষায় থাকা প্রতিটি ক্রয় আদেশ, চাহিদাপত্র বা মূল্য উদ্ধৃতি, যেগুলোর সিদ্ধান্ত গ্রহণের জন্য এটি কোন মডিউলের অন্তর্ভুক্ত তা বিবেচনার প্রয়োজন হয় না।

যখন কোনো অনুমোদন নিয়ম একটি ক্রয় আদেশ বা ক্রয় চাহিদাপত্র আপনার কাছে পাঠায় — নাম ধরে, আপনার পদ অনুযায়ী, বা আপনার ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষের কাছে — তখন আপনার পদ অনুযায়ী সাপ্লাই চেইন খুলবে কি না, সেই সিদ্ধান্ত আপনাকেই নিতে হবে। একজন অর্থ কর্মকর্তাকে ক্রয় আদেশে স্বাক্ষর করতে বলা হলে, তার জন্য ক্রয়ের স্ক্রিনগুলোর প্রয়োজন হয় না এবং তাকে তা দেওয়াও হয় না।

• যখন আপনার জন্য কিছু অপেক্ষায় থাকে, তখন টপ বারে একটি কমলা রঙের সংখ্যা ("২টি অনুমোদন") দেখা যায় এবং এটি 'আমার অনুমোদনসমূহ' (My approvals) খুলে দেয়। অনুমোদনের ই-মেইলের লিঙ্কটিও সেখানে থাকে।
• প্রতিটি অনুমোদনে দেখানো হয় এটি কিসের জন্য, সরবরাহকারী, টাকার পরিমাণ, আপনি কোন স্তরে স্বাক্ষর করছেন, কে এবং কখন এটি উত্থাপন করেছে; এর লাইনগুলো দেখতে এবং আপনার আগে কে স্বাক্ষর করেছে তা জানতে একটি খুলুন।
• অনুমোদন করুন, অথবা কারণসহ প্রত্যাখ্যান করুন — আবেদনকারীকে জানতে হবে কী পরিবর্তন করতে হবে, তাই কারণ ছাড়া প্রত্যাখ্যান করা হলে তা নাকচ করা হয়।
• শুধুমাত্র যে অনুমোদনগুলোর বিষয়ে সিদ্ধান্ত নেওয়ার পালা আপনার, সেগুলোই তালিকাভুক্ত করা হয়। লেভেল ১-এর সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়ে গেলে, লেভেল ১-এর জন্য অপেক্ষারত একটি লেভেল-২ স্বাক্ষর প্রদর্শিত হয়।
• তালিকার নিচে আপনার কাছে দেখানো হয়, পরবর্তী স্তরে আপনাকে কী বরাদ্দ করা হয়েছে এবং এখনও আপনার পালা আসেনি — সাথে থাকে স্তর এবং যে ব্যক্তির জন্য এটি অপেক্ষা করছে তার নাম। সেখান থেকে কোনো সিদ্ধান্ত নেওয়া যায় না; এটি সেখানে রাখা হয় যাতে আপনার কাছে পাঠানো কোনো নথি হারিয়ে গেছে বলে মনে না হয়।
• প্রতিটি অনুমোদনে অনুমোদনকারী হিসেবে একজন ব্যক্তির নাম ও তার পদবি উল্লেখ থাকে — যেমন, "জেন ডো, প্রধান নির্বাহী কর্মকর্তা"। অনুমোদনকারী হলেন সেই কর্মচারী যার নাম এইচআরএমএস-এ উল্লেখ করা থাকে, এবং একমাত্র তিনিই এই সিদ্ধান্ত নেন: কোনো অনুমোদন কখনোই অন্য কারো পক্ষ থেকে আপনার কাছে পৌঁছায় না।
• যদি আপনাকে এইমাত্র সাইন-ইন করার অনুমতি দেওয়া হয়ে থাকে — অর্থাৎ আপনার কর্মচারী রেকর্ডে যেভাবে সেট করা আছে সেভাবে সাইন-ইন করুন — তাহলে আপনার জন্য আগে থেকে অপেক্ষারত অনুমোদনগুলো এখানে সঙ্গে সঙ্গে চলে আসবে। নতুন করে কিছুই পাঠানোর প্রয়োজন নেই।

যেকোনো স্ক্রিনে, যেকোনো আকারে

ল্যাপটপ, ট্যাবলেট বা বড় মনিটর—সব ধরনের স্ক্রিনের ক্ষেত্রেই উপরের বারে অনুমোদনের সংখ্যাটি দেখা যায় এবং সেখান থেকে ‘আমার অনুমোদন’ অংশটি সবসময় অ্যাক্সেস করা যায়। যখন আপনার জন্য এখনও কিছু অপেক্ষায় নেই কিন্তু কিছু একটা আসছে, তখন বারটিতে তা লেখা থাকে: "২টি অনুমোদন আসছে"।

ইমেল

• প্রত্যেক অনুমোদনকারীকে তাঁর পালা এলে ইমেল করা হয় — তার আগে নয়, যখন পূর্ববর্তী স্তরগুলো সিদ্ধান্ত নিতে থাকে।
• যিনি আবেদনটি উত্থাপন করেছেন, তাঁকে চূড়ান্ত সিদ্ধান্তটি—অনুমোদিত অথবা কারণসহ প্রত্যাখ্যাত—ইমেইলের মাধ্যমে জানিয়ে দেওয়া হয়।

অনুমোদনের পথ পড়া

প্রতিটি স্বাক্ষরে ব্যক্তির নাম, তিনি যে পদে স্বাক্ষর করছেন তার পদমর্যাদা এবং এইচআরএমএস-এ তার পদ উল্লেখ থাকে। এগুলো আলাদাভাবে রাখা হয়, যাতে একটির সাথে অন্যটি গুলিয়ে না যায়: "জেন ডো, বিভাগীয় প্রধান হিসেবে স্বাক্ষর করছেন (এইচআরএমএস পদ: টেকনিক্যাল অফিসার)"। পদমর্যাদাটি হলো নিয়ম অনুযায়ী যা উল্লেখ করতে বলা হয়েছে; আর এইচআরএমএস পদটি হলো ব্যক্তির নিজস্ব চাকরি।

যে লেভেলটি সরানো যায় না, তার কারণ রিকুইজিশনটিতেই এবং সাপ্লাই চেইন → প্রকিউরমেন্ট কন্ট্রোল → অ্যাপ্রুভাল লেভেলস-এ উল্লেখ করা থাকে — যেমন, সেখানে উল্লেখিত পদে কেউ নেই, অথবা উল্লেখিত কর্মী চাকরি ছেড়ে দিয়েছেন। লেভেল বা পদটি সংশোধন করুন; রিকুইজিশন চুপচাপ অপেক্ষা করে না।

উদ্ধৃতিও

যেখানে একটি কোটেশন অনুমোদন নিয়ম কোনো কোটেশনকে অন্তর্ভুক্ত করে, সেখানে এর স্বাক্ষরগুলো একইভাবে 'আমার অনুমোদন'-এ চলে আসে। পাঠানোর আগে একটি কোটেশন অনুমোদন করা দেখুন।