উদ্ধৃতি পাঠানোর আগে অনুমোদন করা
কোটেশন অনুমোদন নিয়মাবলী নির্ধারণ করে যে গ্রাহকের কাছে পাঠানোর আগে কোন কোন কোটেশন অবশ্যই যাচাই করতে হবে। একটি আওতাভুক্ত কোটেশন জমা দেওয়া হয়, অনুমোদিত হয়, তারপর পাঠানো হয়।
কিছু কোটেশন কেউ একবার দেখে না নেওয়া পর্যন্ত বাইরে পাঠানো উচিত নয়: যেমন বড় কোটেশন, বড় ছাড়সহ কোটেশন, বা কোনো নির্দিষ্ট গ্রাহকের জন্য কোটেশন। CRM → Selling → Quotation Approval Rules-এ বলা আছে কোনগুলো এবং কে সেগুলো পরীক্ষা করবে। যে কোটেশনের ক্ষেত্রে কোনো নিয়ম প্রযোজ্য নয়, সেটি আগের মতোই পাঠানো হয়।
একটি নিয়ম স্থাপন করা
- CRM খুলুন → Selling → Quotation Approval Rules এবং New চাপুন।
- এটিকে একটি কোড ও নাম দিন এবং একটি আদেশ দিন: উদ্ধৃতির সাথে মেলে এমন প্রতিটি নিয়ম প্রযোজ্য হবে, এবং কম নম্বরের ব্যক্তিরা প্রথমে তাদের স্বাক্ষর সংগ্রহ করবেন।
- বলুন এটি কোন কোন কোটেশনকে অন্তর্ভুক্ত করে। 'প্রযোজ্য পরিমাণ' হলো কোম্পানির নিজস্ব মুদ্রায় কোটেশনের মোট পরিমাণ (০ মানে প্রতিটি কোটেশন)। 'ছাড়ের শতাংশ' হলো যেকোনো লাইনের সর্বোচ্চ ছাড়; যখন এই নিয়মের জন্য ছাড় গুরুত্বপূর্ণ নয়, তখন এটি খালি রাখুন। শুধুমাত্র গ্রাহক এবং সাংগঠনিক ইউনিটের জন্য এটিকে আরও সংকুচিত করুন।
- অনুমোদনকারীকে বেছে নিন: কোনো পদে থাকা যে কেউ; তহবিল উত্থাপনকারীর রিপোর্টিং লাইন (এইচআরএমএস), এবং রিপোর্টিং লাইনে তার স্তর সংখ্যা (১ হলো তহবিল উত্থাপনকারীর ম্যানেজার, সর্বোচ্চ ৫ পর্যন্ত); অথবা একজন মনোনীত ব্যক্তি।
- যদি অনুমোদনটি একটি নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে সম্পন্ন করতে হয়, তাহলে ‘প্রয়োজনীয় সময় (ঘন্টা)’ সেট করুন, ‘সক্রিয়’ টিক দিন এবং সংরক্ষণ করুন।
| নিয়ম | এটা যা করে |
|---|---|
| ৫০০,০০০ পরিমাণ থেকে | কোম্পানির মুদ্রায় পাঁচ লক্ষ বা তার বেশি মূল্যের প্রতিটি দরপত্রের অনুমোদন প্রয়োজন। |
| ১৫% ছাড় থেকে | যে কোনো দরপত্রে কোনো একটি অংশে ১৫% বা তার বেশি ছাড় থাকলে, তার মূল্য যাই হোক না কেন, সেটির অনুমোদন প্রয়োজন। |
| শুধুমাত্র একজন গ্রাহকের জন্য | ওই গ্রাহকের জন্য প্রতিটি দরপত্রের অনুমোদন প্রয়োজন। |
যখন একাধিক নিয়ম একটি উদ্ধৃতির সাথে মিলে যায়, তখন প্রতিটি নিয়ম একটি স্বতন্ত্র স্তরে পরিণত হয় এবং তাদের ক্রম অনুসারে সংগৃহীত হয়।
নামযুক্ত ব্যক্তি এখনও সাইন-ইন না করলেও তিনিই অনুমোদনকারী হিসেবে থাকবেন: কোটেশনটি তার জন্য অপেক্ষা করবে। কোনো ব্যবহারকারীকে তার কর্মচারী রেকর্ডে (যে হিসেবে সাইন ইন করে) লিঙ্ক করলে, সেটি তার 'আমার অনুমোদনসমূহ'-এ দেখা যাবে।
জমা দেওয়া, অনুমোদন করা এবং পাঠানো
- কোনো নিয়মের আওতাভুক্ত উদ্ধৃতির ক্ষেত্রে, অনুমোদনের জন্য 'জমা দিন' চাপুন।
- অনুমোদনকারীরা এটি ‘আমার অনুমোদনসমূহ’ (My approvals) এবং ‘সিআরএম → বিক্রয় → উদ্ধৃতি অনুমোদনসমূহ’ (CRM → Selling → Quotation Approvals)-এ, প্রত্যেকে নিজ নিজ পালাক্রমে দেখতে পান। তাঁরা অনুমোদন করেন, অথবা কারণসহ প্রত্যাখ্যান করেন — যিনি বিষয়টি উত্থাপন করেছেন, তাঁর জানা প্রয়োজন যে কী পরিবর্তন করতে হবে।
- প্রতিটি স্তর অনুমোদিত হয়ে গেলে, গ্রাহককে দেওয়ার জন্য 'প্রেরণ করুন' চাপুন এবং পরে যথারীতি 'গ্রহণ করুন' → অর্ডার করুন।
- প্রত্যেক অনুমোদনকারী স্বাক্ষর না করা পর্যন্ত, একটি আচ্ছাদিত উদ্ধৃতি পাঠানো যাবে না এবং এটিকে অর্ডারে রূপান্তরিত করা যাবে না।
- কোটেশন অনুমোদন তালিকায় প্রতিটি স্বাক্ষরের বিবরণ থাকে: কোটেশন, গ্রাহক, পরিমাণ, সর্বোচ্চ ছাড়, স্তর, অনুমোদনকারী এবং এইচআরএমএস-এ তার পদ, কেন তাকে অনুরোধ করা হয়েছিল, নিয়ম, কে বিষয়টি উত্থাপন করেছেন, কখন এটি জমা দেওয়ার শেষ তারিখ এবং এর অবস্থা।
- যে কোটেশনের ক্ষেত্রে কোনো নিয়ম প্রযোজ্য নয়, তার কোনো অনুমোদনের ধাপ থাকে না: 'অনুমোদনের জন্য জমা দিন' বিকল্পটি উত্তর দেয় যে এর ক্ষেত্রে কোনো নিয়ম প্রযোজ্য নয়, এবং 'পাঠান' বিকল্পটি সাথে সাথেই কাজ করে।
অন্যান্য স্ক্রিনের মতোই, কোটেশন অনুমোদন নিয়মাবলী এবং কোটেশন অনুমোদনসমূহ ভূমিকা অনুযায়ী প্রদান করা হয়। কোনো অনুমোদনের সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য এর বাইরে কোনো CRM অ্যাক্সেসের প্রয়োজন হয় না: এটি 'আমার অনুমোদনসমূহ' (My approvals) থেকে করা হয়।