একই ব্যক্তি দুইবার

রোগী, শিক্ষার্থী, আবেদনকারী এবং কর্মচারী: নতুন কোনো রেকর্ড যা দেখে মনে হয় ফাইলে আগে থেকেই থাকা কোনো ব্যক্তির রেকর্ড, তা আটকে রাখা হয় এবং তার নাম উল্লেখ করা হয়; আসলে অন্য কেউ হলেও "তবুও তৈরি করুন" (Create anyway) লেখা থাকে; এবং আগে তৈরি করা রেকর্ডগুলোর জন্য সম্ভাব্য সদৃশ (Possible Duplicates) তালিকা দেখানো হয়।

একই ব্যক্তির জন্য দ্বিতীয় একটি রেকর্ড থাকা টাইপিংয়ের ভুলের চেয়েও খারাপ: একজন রোগীর অ্যালার্জির তথ্য একটি চার্টে থাকে, আর পরের প্রেসক্রিপশনটি যায় অন্যটিতে; একজন কর্মচারীকে দুবার বেতন দেওয়া হয়; একজন শিক্ষার্থীর নম্বর দুটি ট্রান্সক্রিপ্টে বিভক্ত থাকে। তাই কোনো রোগী, শিক্ষার্থী, আবেদনকারী বা কর্মচারীর তথ্য সংরক্ষণ করার আগে, তা আগে থেকে থাকা রেকর্ডগুলোর সাথে মিলিয়ে দেখা হয়।

শুধুমাত্র একই ইমেল বা ফোন নম্বর দিয়ে মিল হয় না: একটি পরিবার একই ফোন ব্যবহার করে, এবং একজন অভিভাবকের ইমেল একাধিক সন্তানের রেকর্ডে থাকে। আলাদাভাবে দেখলে, এগুলোর কোনোটিই একই নাম নয়।

যখন একটি সেভ আটকে রাখা হয়

1. ফর্মটি খোলা থাকে এবং দেখায়, "এই ব্যক্তি ইতিমধ্যেই আমাদের ফাইলে আছেন বলে মনে হচ্ছে", সাথে প্রতিটি মিলের নম্বর, নাম এবং জন্মতারিখ তালিকাভুক্ত থাকে। প্রতিটিই একটি লিঙ্ক, যা একটি নতুন ট্যাবে বিদ্যমান রেকর্ডটি খোলে।
2. যদি ব্যক্তিটি একই হন, তাহলে ফিরে যান এবং বিদ্যমান রেকর্ডটি ব্যবহার করুন। কিছুই সংরক্ষিত হয়নি।
3. যদি এটি সত্যিই ভিন্ন কোনো ব্যক্তি হয় — যেমন যমজ, বা এমন দুজন ব্যক্তি যাদের নাম ও জন্মদিন একই — তাহলে "তবুও তৈরি করুন — এটি ভিন্ন ব্যক্তি" চাপুন। রেকর্ডটি সংরক্ষিত হয়ে যায় এবং আপনি যে এটি নিশ্চিত করেছেন তা অডিট ট্রেইলে লেখা হয়। এটি একটি পর্যালোচনা হিসেবেও গণ্য হয়: এরপরে রেকর্ড দুটিকে একে অপরের সম্ভাব্য সদৃশ হিসেবে তালিকাভুক্ত করা হয় না।

যখন কোনো নাম, জন্মতারিখ, ইমেল, ফোন বা ব্যক্তির নাম পরিবর্তন করা হয়, তখন একটি সম্পাদনা একইভাবে যাচাই করা হয়; অন্য কারো সাথে মেলানোর জন্য কোনো রেকর্ড পরিবর্তন করা হলেও তা আটকে রাখা হয়। একটি ইম্পোর্ট এবং ASK ক্ষেত্রেও ফর্মের মতোই একই উত্তর পাওয়া যায়।

এই যাচাইয়ের আগে তৈরি করা নকলগুলো

প্রতিটি রেজিস্টারে একই নিয়ম অনুসারে একটি ‘সম্ভাব্য ডুপ্লিকেট’ তালিকা থাকে: EHR → কেয়ার ডেলিভারি → সম্ভাব্য ডুপ্লিকেট রোগী, HRMS → পিপল → সম্ভাব্য ডুপ্লিকেট কর্মচারী, এবং স্টুডেন্ট লাইফসাইকেল → সম্ভাব্য ডুপ্লিকেট শিক্ষার্থী ও সম্ভাব্য ডুপ্লিকেট আবেদনকারী। প্রতিটি সারি হলো এমন একটি রেকর্ড যার একটি সম্ভাব্য যমজ রয়েছে: "রোগীর মতো দেখতে" (বা কর্মচারী, শিক্ষার্থী, আবেদনকারী) অন্য রেকর্ডটির নম্বর নির্দেশ করে, এবং ‘সম্ভাব্য মিল’ অংশে বলা থাকে এটি কতগুলো রেকর্ডের সাথে সাদৃশ্যপূর্ণ। একটি খালি তালিকা বোঝায় যে কোনো দুটি রেকর্ড একই ব্যক্তির মতো দেখতে নয়।

1. দুটি তুলনা করুন। এই রোগী (বা কর্মচারী, ছাত্র, আবেদনকারী) খুলুন, তাহলে সারির রেকর্ডটি খুলবে; যে রোগীর মতো দেখতে তাকে খুলুন, তাহলে অন্যটি খুলবে।
2. যদি তারা ভিন্ন ব্যক্তি হন, তাহলে ‘অনুলিপি নয়’ (Not a duplicate) বিকল্পটি বেছে নিন এবং কারণ উল্লেখ করুন — যেমন, ‘যমজ, মায়ের নাম ভিন্ন’। কারণটি উল্লেখ করা আবশ্যক। এই জোড়াটি তালিকা থেকে বাদ হয়ে যায় এবং কারণটি উভয় রেকর্ডের ইতিহাসে সংরক্ষিত থাকে।
3. যদি তারা একই ব্যক্তি হন, তাহলে একটি রেকর্ডে কাজ চালিয়ে যান এবং অন্যটি ব্যবহার করা বন্ধ করুন।

"যাইহোক তৈরি করুন — এটি একজন ভিন্ন ব্যক্তি" বিকল্প দিয়ে সংরক্ষিত একটি রেকর্ড ইতিমধ্যেই এইভাবে পর্যালোচনা করা হয়েছে, তাই এটি যে রেকর্ডের সাথে তুলনা করা হয়েছিল তার পাশে তালিকায় প্রদর্শিত হয় না।