ক্রয় আদেশ বা চাহিদাপত্র কে অনুমোদন করবে তা নির্বাচন করা
একটি অনুমোদন বিধি, বা এর প্রতিটি স্তর, তার অনুমোদনকারীকে একটি নির্দিষ্ট উপায়ে উল্লেখ করে: একজন ব্যক্তি, একজন কর্মচারী, একটি পদ, একটি ভূমিকা, কস্ট সেন্টারের ম্যানেজার বা রিপোর্টিং লাইন। শুধুমাত্র সেই পছন্দের জন্য নির্দিষ্ট ক্ষেত্রটিই প্রয়োজন, এবং প্রতিটি শর্তই ঐচ্ছিক।
পারচেজ অর্ডার অনুমোদনের নিয়মাবলী (সাপ্লাই চেইন → রিকুইজিশন ও অর্ডার → পিও অনুমোদনের নিয়মাবলী), রিকুইজিশন অনুমোদনের নিয়মাবলী (সাপ্লাই চেইন → প্রকিউরমেন্ট কন্ট্রোল → রিকুইজিশন অনুমোদনের নিয়মাবলী) এবং উভয়ের অধীনে থাকা অনুমোদনের স্তরগুলো (অনুমোদনের স্তর) সবই একই পদ্ধতিতে বলে দেয় কে অনুমোদন করবে। রিকুইজিশনের নিয়মে ‘কে অনুমোদন করে’—‘কে স্বাক্ষর করে’—এই অংশে একটি উত্তর বেছে নিন, এবং ফর্মটি শুধুমাত্র সেই উত্তরের জন্য প্রয়োজনীয় একটি ফিল্ড পূরণ করতে বলবে।
অনুমোদনকারীকে মনোনীত করার ছয়টি উপায়
| কে অনুমোদন করে | আর কী পূরণ করতে হবে | কে সিদ্ধান্ত নেয় |
|---|---|---|
| একজন নির্দিষ্ট ব্যক্তির সাইন-ইন — কোনো এইচআরএমএস (HRMS) প্রয়োজন নেই। | ব্যক্তি | সেই ব্যক্তি। এই কোম্পানিতে সাইন ইন করা যেকোনো ব্যক্তিকে বেছে নেওয়া যেতে পারে, এবং তাদের যে মডিউলগুলো আছে, সেগুলোর 'আমার অনুমোদন' (My approvals) থেকে তারাই এটি নির্ধারণ করে। যখন আপনি কর্মীদের এইচআরএমএস-এ (HRMS) রাখেন না, তখন এটি ব্যবহার করুন। |
| একজন কর্মচারী (এইচআরএমএস) | কর্মচারী | সেই কর্মচারী। যিনি এখনও সাইন-ইন করেননি, তিনিই অনুমোদনকারী এবং নথিটি তাঁর জন্য অপেক্ষা করছে। |
| যিনিই (এইচআরএমএস) পদে অধিষ্ঠিত থাকুন না কেন | অবস্থান | নথিটি পাঠানোর সময় এইচআরএমএস-এ যিনি ওই পদে অধিষ্ঠিত থাকেন। যখন অন্য কেউ পদটি গ্রহণ করেন, তখন নিয়মে কোনো পরিবর্তন না করেই নতুন নথি তাদের কাছে চলে যায়। |
| যে কেউ একটি ভূমিকা পালন করছে | ভূমিকা | এই পদে অধিষ্ঠিত ব্যক্তিদের মধ্যে যে কোনো একজন। |
| কস্ট সেন্টারের ম্যানেজার | কিছুই না | যে কস্ট সেন্টারের ম্যানেজারের নামে নথিটি চার্জ করা হয়: HRMS-এ থাকা এর ম্যানেজার অথবা, যেখানে কোনোটি রেকর্ড করা নেই, সেখানে কস্ট সেন্টারের দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি। |
| যিনি এটি উত্থাপন করেছেন তার রিপোর্টিং লাইন (এইচআরএমএস) | কত স্তর উপরে; ঐচ্ছিকভাবে একজন কর্মচারী এবং বিকল্প হিসেবে একটি ভূমিকা। | প্রথমে তহবিল সংগ্রহকারীর ম্যানেজার, তারপর সেই ম্যানেজারের ম্যানেজার, আপনার বলা অনুযায়ী যতগুলো স্তর পর্যন্ত (সর্বোচ্চ ৫টি)। |
অন্য কোনো পছন্দের অন্তর্গত ফিল্ড দেখানো হয় না এবং সেটির প্রয়োজনও নেই। আপনার পছন্দের জন্য প্রয়োজনীয় ফিল্ডটি যদি খালি রাখা হয়, তবে সেভ করার অনুরোধ প্রত্যাখ্যান করা হয় এবং সেই ফিল্ডে একটি বার্তা প্রদর্শিত হয়।
কস্ট সেন্টারের ম্যানেজার
অ্যাকাউন্টিং → কন্ট্রোলিং → কস্ট সেন্টারস-এর অধীনে কস্ট সেন্টারটি খুলুন। আপনার কোম্পানি যেখানে এইচআরএমএস (HRMS) রাখে, সেখানে নথিভুক্ত ম্যানেজারই অনুমোদনকারী। যেখানে এটি নেই, সেখানে ‘দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি’ হিসেবে এমন যেকোনো ব্যক্তির নাম পূরণ করুন যিনি কোম্পানিতে সাইন ইন করেন — এবং যখনই কোনো নিয়মে "কস্ট সেন্টারের ম্যানেজার" বলা থাকবে এবং কোনো এইচআরএমএস ম্যানেজার নথিভুক্ত থাকবে না, তখন তিনিই অনুমোদন করবেন।
শর্তাবলী ঐচ্ছিক।
‘কে এই নিয়ম অনুমোদন করে’—এর উপরের সবকিছু কেবল এর আওতাভুক্ত নথিগুলোকে সীমিত করে, এবং এর পুরোটাই খালি রাখা যেতে পারে:
- শুধুমাত্র কস্ট সেন্টারের জন্য — যে সকল ডকুমেন্টের হেডারে বা যেকোনো লাইনে সেই কস্ট সেন্টারের চার্জ উল্লেখ থাকে।
- একটি পরিমাণ — সেই পরিমাণ বা তার বেশি অঙ্কের নথি, যা কোম্পানির নিজস্ব মুদ্রায় বিচার্য।
- সরবরাহকারী, সাংগঠনিক ইউনিট, এবং চাহিদাপত্রে প্রকার, বিভাগ, দপ্তর বা গুদাম।
শর্তহীন একটি নিয়ম তার ধরনের প্রতিটি নথিকে আওতাভুক্ত করে।
কাকে এবং কেন দেখা হচ্ছে
- নিয়মের তালিকাগুলিতে একটি ব্যয় কেন্দ্র কলামের পাশে একটি অনুমোদনকারী কলাম থাকে, যেখানে নিয়মটিতে যেভাবেই তাদের নাম উল্লেখ করা হোক না কেন, এক বাক্যে তাদের নাম বলা থাকে।
- নথিটির নিজস্ব অনুমোদন প্যানেল এবং অনুমোদনের তালিকাগুলোতে বলা থাকে, কার কাছে কোন স্বাক্ষর আছে এবং কোন নিয়মের জন্য সেটি চাওয়া হয়েছে।
- আমার অনুমোদনগুলো প্রত্যেক ব্যক্তিকে দেখায় যে তাদের জন্য কী অপেক্ষা করছে; আমার অনুমোদনগুলো দেখুন।
অনুমোদনের স্তর, স্বাক্ষর করার ক্রম অনুসারে
সাপ্লাই চেইন → প্রকিউরমেন্ট কন্ট্রোল → অ্যাপ্রুভাল লেভেলস অংশে স্তরগুলোকে প্রথমে ধরন (রিকুইজিশন বা পারচেজ অর্ডার), তারপর নিয়মের অগ্রাধিকার, তারপর নিয়ম কোড এবং সবশেষে স্তর অনুযায়ী তালিকাভুক্ত করা হয়। যেখানে দুটি নিয়ম প্রযোজ্য, সেখানে প্রতিটি নিয়মের লেভেল ১ একসাথে না এসে, প্রথম নিয়মের স্তরগুলো প্রথমে আসে — যেমন, বিভাগীয় প্রধান, এইচআর, তারপর উপাচার্য এবং রেজিস্ট্রার। নিয়মের ক্রম নিয়মটির অগ্রাধিকার দেখায় এবং স্বাক্ষরের অংশটি দেখায় যে পুরো চেইনে সেই স্তরটি কোথায় পড়ে। শুধুমাত্র তালিকার ক্রম পরিবর্তন করা হয়েছে: কে স্বাক্ষর করবে এবং কোন ক্রমে করবে, তা নিয়মে যেমন বলা আছে ঠিক তেমনই আছে।
এই পরিবর্তনের আগে তৈরি করা নিয়মগুলো আগের মতোই কাজ করতে থাকবে। একটি খুললে ফর্মটি শুধু সেই ফিল্ডগুলোই দেখাবে যা তার পছন্দের জন্য প্রয়োজন।