নথি, শিরোনাম এবং লাইন আইটেম

একটি লেনদেন সংক্রান্ত নথি কীভাবে তৈরি করা হয়, কেন এর মোট যোগফল সবসময় এর লাইনগুলোর সাথে মিলে যায়, এবং কখন লাইনগুলোর পরিবর্তন বন্ধ হয়ে যায়।

প্রতিটি লেনদেন সংক্রান্ত নথি একটি বিস্তারিত পৃষ্ঠায় খোলে: উপরে একটি হেডার সারাংশ এবং নিচে লাইন-আইটেম গ্রিড থাকে, যা এর তালিকার 'ডিটেইল' অ্যাকশন থেকে অ্যাক্সেস করা যায়। হেডারটি সেই পৃষ্ঠা থেকেই সরাসরি সম্পাদনা করা যায় — অর্থাৎ, নথিটি পড়ার পর এবং এর ভুলগুলো দেখার সময় আপনি সেখানেই অবস্থান করছেন।

রেখাগুলো একটি গ্রিড, কোনো পিণ্ড নয়।

লাইনগুলো একটি গ্রিডে প্রবেশ করানো হয়: একটি ড্রপডাউন থেকে আইটেম বা জিএল অ্যাকাউন্ট বেছে নিন, পরিমাণ টাইপ করুন এবং চলমান মোট যোগফল দেখুন। যেসব ডকুমেন্টের হেডার এবং লাইন একসাথে লেখা হয় — যেমন জার্নাল, রিকুইজিশন, পারচেজ অর্ডার, সাপ্লায়ার ইনভয়েস, অপরচুনিটি — সেগুলোর ক্রিয়েশন ফর্মের ভেতরেও সেই একই গ্রিড থাকে, ফলে ডকুমেন্টটি খালি তৈরি করে পরে পূরণ করার পরিবর্তে একবারে তৈরি হয়ে যায়।

শুধু স্ক্রিনেই নয়, এপিআই-তেও দুটি নিয়ম বলবৎ করা হয়।

• হেডার টোটাল নির্ণীত হয়। একটি লাইন যোগ করা, পরিবর্তন করা বা মুছে ফেলা হলে, একই ডাটাবেস ট্রানজ্যাকশনে হেডার সাবটোটাল, ট্যাক্স এবং টোটাল পুনরায় গণনা করা হয়। পরিবর্তনটি যে পথেই আসুক না কেন, হেডার তার লাইনগুলোর সাথে কখনোই অমিল হতে পারে না।
• ডকুমেন্টের সাথে লাইনগুলো স্থির হয়ে যায়। একবার কোনো ইনভয়েস পোস্ট করা হলে, পারচেজ অর্ডার পাওয়া গেলে, ওয়ার্ক অর্ডার সম্পন্ন হলে বা কোনো এনকাউন্টারের বিল করা হলে, এর লাইনগুলো রিড-অনলি হয়ে যায় — কারণ এই পর্যায়গুলোতে ইতোমধ্যেই জার্নাল এন্ট্রি এবং স্টক মুভমেন্ট তৈরি হয়ে যায়। একই কারণে, একটি ফিসকাল পিরিয়ড শেষ হওয়ার সাথে সাথেও এগুলো স্থির হয়ে যায়।