নথি, শিরোনাম এবং লাইন আইটেম

একটি লেনদেন সংক্রান্ত নথি কীভাবে তৈরি করা হয়, কেন এর মোট যোগফল সবসময় এর লাইনগুলোর সাথে মিলে যায়, এবং কখন লাইনগুলোর পরিবর্তন বন্ধ হয়ে যায়।

প্রতিটি লেনদেন সংক্রান্ত নথি একটি বিস্তারিত পৃষ্ঠায় খোলে: উপরে একটি হেডার সারাংশ এবং নিচে লাইন-আইটেম গ্রিড থাকে, যা এর তালিকার 'ডিটেইল' অ্যাকশন থেকে অ্যাক্সেস করা যায়। হেডারটি সেই পৃষ্ঠা থেকেই সরাসরি সম্পাদনা করা যায় — অর্থাৎ, নথিটি পড়ার পর এবং এর ভুলগুলো দেখার সময় আপনি সেখানেই অবস্থান করছেন।

রেখাগুলো একটি গ্রিড, কোনো পিণ্ড নয়।

লাইনগুলো একটি গ্রিডে প্রবেশ করানো হয়: একটি ড্রপডাউন থেকে আইটেম বা জিএল অ্যাকাউন্ট বেছে নিন, পরিমাণ টাইপ করুন এবং চলমান মোট যোগফল দেখুন। যেসব ডকুমেন্টের হেডার এবং লাইন একসাথে লেখা হয় — যেমন জার্নাল, রিকুইজিশন, পারচেজ অর্ডার, সাপ্লায়ার ইনভয়েস, অপরচুনিটি — সেগুলোর ক্রিয়েশন ফর্মের ভেতরেও সেই একই গ্রিড থাকে, ফলে ডকুমেন্টটি খালি তৈরি করে পরে পূরণ করার পরিবর্তে একবারে তৈরি হয়ে যায়।

শুধু স্ক্রিনেই নয়, এপিআই-তেও দুটি নিয়ম বলবৎ করা হয়।

• হেডার টোটাল নির্ণীত হয়। একটি লাইন যোগ করা, পরিবর্তন করা বা মুছে ফেলা হলে, একই ডাটাবেস ট্রানজ্যাকশনে হেডার সাবটোটাল, ট্যাক্স এবং টোটাল পুনরায় গণনা করা হয়। পরিবর্তনটি যে পথেই আসুক না কেন, হেডার তার লাইনগুলোর সাথে কখনোই অমিল হতে পারে না।
• Lines freeze with the document. Once an invoice is posted, a purchase order received, a work order completed or an encounter billed, its lines are read-only — those states have already produced journal entries and stock movements. They freeze with a closed fiscal period too, for the same reason. A partly delivered sales order is the exception: it still takes new lines, and only the lines delivered, invoiced, on a delivery or on a drop-ship purchase order are Frozen — Copy beside one starts a new line from it.

হেডারে সম্পাদনা করুন

সেলস অর্ডারের মতো কোনো ডকুমেন্ট একবার তৈরি হয়ে গেলে, যে প্রক্রিয়ার মাধ্যমে এটি তৈরি করা হয়, তার দ্বারাই এর বেশিরভাগ অংশ নির্ধারিত হয়ে যায়। রেকর্ডের শীর্ষে থাকা 'এডিট' অপশনটি শুধুমাত্র সেই কয়েকটি বিবরণ পরিবর্তন করার সুযোগ দেয় যা তখনও পরিবর্তন করা যায় — যেমন সেলস অর্ডারের ক্ষেত্রে, অনুরোধ করা তারিখ, গ্রাহকের পিও (PO), শিপ-টু, অবস্থান, গুদাম এবং নোট।

• ওই ফিল্ডগুলোর উপরে, এডিট ফর্মটি রেকর্ডটির নিজস্ব বিবরণ—যেমন এর নম্বর, গ্রাহক, আইটেম, তারিখ, মুদ্রা—টেক্সট হিসেবে দেখায়, ফলে পরিবর্তনযোগ্য প্রতিটি ফিল্ড খালি থাকলেও আপনি দেখতে পারেন যে কোন ডকুমেন্টটি পরিবর্তন করছেন।
• ওই বিবরণগুলো পড়ার জন্য দেওয়া আছে। এর ভেতরের কোনো কিছুই পরিবর্তন করা যাবে না বা সেভ ফাইলের সাথে ফেরত পাঠানো যাবে না।
• ফর্মটিতে বলা হয়েছে যে এর লাইনগুলো হেডারের নিচের লাইনগুলোতে পরিবর্তন করা হয়। পরিমাণ পরিবর্তন করতে বা কোনো আইটেম যোগ করতে, এডিট বন্ধ করুন এবং লাইন গ্রিড ব্যবহার করুন।