আদায়: নোটিশ, বিলম্ব ফি, ব্যবস্থা, সংযোগ বিচ্ছিন্নকরণ এবং মওকুফ
আদায় কর্মতালিকা এবং আদায় কার্যক্রম পরিচালনা (বকেয়া ও চূড়ান্ত নোটিশ, বিলম্ব ফি), পরিশোধের ব্যবস্থা এবং ভঙ্গ হওয়া ব্যবস্থা, স্থগিতাদেশ, সংযোগ বিচ্ছিন্নকরণ ও পুনঃসংযোগের আদেশ, লাইফ-সাপোর্ট নিয়ম, এবং অনাদায়ী ঋণ হিসেবে মওকুফ।
কাজের তালিকা
CRM › Utilities › Utility Collections › Collections Worklist-এ বকেয়া টাকা থাকা প্রতিটি অ্যাকাউন্ট সবচেয়ে খারাপ অবস্থা থেকে শুরু করে তালিকাভুক্ত করা হয়: বকেয়া, ৬০ দিনের বেশি, ৯০ দিনের বেশি, পরবর্তী পদক্ষেপ, যেকোনো ব্যবস্থা, লাইফ সাপোর্ট ফ্ল্যাগ এবং সর্বশেষ পদক্ষেপ।
সংগ্রহ চালান
- রান কালেকশনস-এ চাপ দিন এবং নিশ্চিত করুন।
- প্রতিটি পোস্ট করা বিলের জন্য, নির্ধারিত তারিখের পরের দিনগুলিতে (ইউটিলিটি সেটিংসে থাকা সংখ্যা অনুযায়ী): গ্রেস দিনগুলির পরে একটি বিলম্ব ফি — নির্দিষ্ট ফি এবং বকেয়া অর্থের শতাংশের মধ্যে যেটি বেশি, সেটি একটি পৃথক পোস্ট করা বিল হিসাবে ধার্য করা হয়, ফলে বিলটির মেয়াদ বাড়তে থাকে; নোটিশের দিনগুলিতে একটি বকেয়া-বিলম্বের নোটিশ; এবং চূড়ান্ত নোটিশের দিনগুলিতে একটি চূড়ান্ত (সংযোগ বিচ্ছিন্ন করার) নোটিশ।
- অ্যাকাউন্টে থাকা ইমেল ঠিকানায় বিজ্ঞপ্তি পাঠানো হয়। যে ঠিকানা থেকে সদস্যতা বাতিল করা হয়েছে, সেখানে ইমেল পাঠানো হয় না; এর পরিবর্তে বিজ্ঞপ্তিটি একটি মুদ্রিত চিঠি হিসেবে নথিভুক্ত করা হয়।
- সংযোগ বিচ্ছিন্ন করার দিনগুলিতে অ্যাকাউন্টটি সংযোগ বিচ্ছিন্ন করার জন্য প্রস্তাব করা হয় — এর পরবর্তী ধাপে সংযোগ বিচ্ছিন্ন করার আদেশ দেওয়া থাকে। এই প্রক্রিয়ার মাধ্যমে কোনো কিছুই সংযোগ বিচ্ছিন্ন করা হয় না।
প্রতিটি বিলের জন্য নোটিশ এবং বিলম্ব ফি একবারই জারি হয়, ‘রান কালেকশনস’ যতবারই চালু করা হোক না কেন, তাই এই প্রক্রিয়াটি পুনরায় চালানো নিরাপদ। যে অ্যাকাউন্টগুলো চলমান পেমেন্ট ব্যবস্থায় আছে, বা কালেকশন হোল্ডের অধীনে রয়েছে, সেগুলোকে বাদ দেওয়া হয়।
একদিক থেকে
- পরিশোধের ব্যবস্থা: বকেয়া অর্থকে কয়েকটি কিস্তিতে ভাগ করুন, যার মধ্যে একটি ডাউন পেমেন্ট এবং প্রথম নির্ধারিত তারিখ থাকবে।
- সংযোগ বিচ্ছিন্ন করার আদেশ: অর্থ পরিশোধ না করার কারণে পরিষেবা সংযোগ বিচ্ছিন্ন করার আদেশ জারি করে (কখন, দ্রষ্টব্য)।
- পাওনা আদায় স্থগিত রাখা: একটি নির্দিষ্ট তারিখ পর্যন্ত, এবং কেন — কোনো বিরোধের জন্য বা অর্থ পরিশোধের প্রতিশ্রুতির জন্য।
- অবলোপন: একটি চূড়ান্ত বা বন্ধ অ্যাকাউন্টের বকেয়া অর্থ কারণসহ অনাদায়ী ঋণ হিসাবে গণ্য করা হয়। প্রতিটি খোলা বিলের জন্য একটি প্রাপ্য হিসাব ক্রেডিট নোট পোস্ট করা হয় (অনাদায়ী ঋণ ডেবিট এবং প্রাপ্য হিসাব ক্রেডিট করে), ফলে কোনোটিই খোলা হিসাবে দেখানো হয় না।
অর্থপ্রদানের ব্যবস্থা
পোর্টাল থেকে অনুরোধ করা ব্যবস্থাগুলো অনুমোদনের জন্য অপেক্ষারত থাকে: অনুমোদন করুন, প্রত্যাখ্যান করুন, কিস্তিগুলো দেখুন, অথবা বাতিল করুন। পেমেন্টগুলো কিস্তির হিসাবে গণ্য হয়। নির্ধারিত দিনের বেশি দেরিতে কোনো কিস্তি পরিশোধ করলে ব্যবস্থাটি বাতিল হয়ে যায় এবং অ্যাকাউন্টটি আবার আগের তালিকায় ফিরে আসে; ড্যাশবোর্ড গত ৯০ দিনের মধ্যে বাতিল হওয়া ব্যবস্থাগুলো গণনা করে।
সংযোগ বিচ্ছিন্নকরণ এবং পুনঃসংযোগ
লাইফ সাপোর্ট / ক্রিটিক্যাল কেয়ার হিসেবে চিহ্নিত কোনো অ্যাকাউন্ট বকেয়া পরিশোধ না করার জন্য কখনোই সংযোগ বিচ্ছিন্ন করা হয় না। কালেকশন রান করলে পরবর্তী পদক্ষেপ হিসেবে একটি কল দেখানো হয়, সংযোগ বিচ্ছিন্ন করার আদেশ প্রত্যাখ্যান করা হয়, এবং এর জন্য পরিষেবা সংযোগ বিচ্ছিন্ন করার আদেশও সম্পন্ন করা যায় না। সংশ্লিষ্ট ব্যক্তির সাথে কথা বলে এবং একটি সমঝোতার মাধ্যমে অ্যাকাউন্টটির সমাধান করুন। সংযোগ বিচ্ছিন্ন করতে হলে, কর্মীদের অবশ্যই প্রথমে অ্যাকাউন্টটির ফ্ল্যাগটি মুছে ফেলতে হবে — যা এর ইতিহাসে রেকর্ড করা থাকে, ফলে কে এই সিদ্ধান্ত নিয়েছে তা স্পষ্ট বোঝা যায়।
- যেকোনো সার্ভিস অর্ডারের মতোই ফিল্ডে একটি ডিসকানেক্ট অর্ডার সম্পন্ন করা হয় (ইউটিলিটি সার্ভিস অর্ডার এবং আমার সার্ভিস অর্ডার দেখুন)।
- গ্রাহক অর্থ পরিশোধ করলে, একটি পুনঃসংযোগের অর্ডার তৈরি করুন। এটি সম্পন্ন করলে ইউটিলিটি সেটিংস থেকে পুনঃসংযোগ ফি চার্জ করা হয়, যদি না টেকনিশিয়ান ‘পুনঃসংযোগ ফি মওকুফ করুন’ অংশে কোনো কারণ উল্লেখ করেন।
- কোনো অ্যাকাউন্ট বন্ধ হয়ে গেলে চূড়ান্ত বিলের সাথে একটি জমাকৃত অর্থ যোগ করা হয়।
আদায় কার্যক্রম হলো সমস্ত তথ্যের নথি: প্রতিটি নোটিশ (এবং সেটি ইমেইল করা হয়েছিল নাকি প্রিন্ট করা), বিলম্ব ফি, ব্যবস্থা, সংযোগ বিচ্ছিন্নকরণ, সংযোগ বিচ্ছিন্নকরণে বাধা এবং মওকুফ, কার সাথে এবং কখন।