যে নথিগুলি খসড়া হয়ে যায়
প্ল্যাটফর্ম, অটোমেশন, ডকুমেন্ট ইনটেক একটি ড্রাইভ ফোল্ডার বা মেইলবক্স পর্যবেক্ষণ করে এবং প্রতিটি ডকুমেন্টকে সংযুক্ত করে একটি খসড়া সরবরাহকারী চালান বা একটি খসড়া বিক্রয় আদেশে রূপান্তরিত করে। কোনো কিছুই পোস্ট করা হয় না।
ইনটেক প্রতিটি নতুন ফাইলের লেখাগুলো পড়ে, আপনার সরবরাহকারী বা গ্রাহকের মধ্য থেকে সেটির নম্বর, তারিখ এবং মোট পরিমাণ খুঁজে বের করে এবং অটোমেশন সার্ভিস অ্যাকাউন্ট হিসেবে স্ক্রিনের নিজস্ব সেভ অপশনের মাধ্যমে একটি ড্রাফট তৈরি করে। ফাইলটি ড্রাফটের সাথে সংযুক্ত করা হয়। এরপর থেকে এটি অন্য কারো টাইপ করা যেকোনো ড্রাফটের মতোই কাজ করে: একজন ব্যক্তি এটি পরীক্ষা করে, মিলিয়ে দেখে এবং পোস্ট করে দেয়।
- ড্রাইভের একটি ফোল্ডার প্রতি কয়েক মিনিট পর পর চেক করা হয় (চেক এভরি); চেক নাউ এটিকে একবারে চেক করে। প্রতিটি ফাইল একবারে গ্রহণ করা হয়।
- আপনার মেইল গেটওয়ের মাধ্যমে একটি মেইলবক্সে বার্তাগুলো পাঠানো হয়; একইভাবে, 'হ্যান্ড ইন এ ফাইল' আপনার কাছে থাকা ফাইলটি গ্রহণ করে।
- এমন কোনো নথি, যাতে আপনার কোনো সরবরাহকারী বা গ্রাহকের নাম নেই, অথবা একাধিক নাম আছে, বা কোনো মোট সংখ্যা উল্লেখ নেই, সেটি পঠিত বিষয়সহ একজন ব্যক্তির জন্য ইনটেক লগে রাখা হয়।
- প্রতিটি ইনটেক অডিট ট্রেইলে ইনটেক হিসেবে নথিভুক্ত থাকে।
- ড্রাইভটি সংযুক্ত না থাকলে, Platform > Drives & Files থেকে সেটি সংযুক্ত করুন।
- প্ল্যাটফর্ম খুলুন, অটোমেশন, ডকুমেন্ট ইনটেক-এ যান এবং নিউ (New) নির্বাচন করুন।
- ধরণ (ড্রাইভের একটি ফোল্ডার বা মেইলবক্স), এটি কী তৈরি করে, এবং ড্রাইভ ও ফোল্ডার নির্বাচন করুন।
- সংরক্ষণ করুন। এখন যা আছে তা পরীক্ষা করুন।