কে ক্রয় আদেশ অনুমোদন করে, এবং কাকে জানানো হয়

প্রতিটি আদেশের সাংগঠনিক ইউনিট, অনুমোদনের সীমা যে সংখ্যার ভিত্তিতে বিচার করা হয়, কে এবং কোন ক্রমে অনুমোদন করে, কোনো আদেশ বা নিয়ম পরিবর্তন করলে তার অনুমোদনের উপর কী প্রভাব পড়ে, এবং অনুমোদনের পর কাদেরকে এর অনুলিপি পাঠানো হয়।

সাপ্লাই চেইন → রিকুইজিশন ও অর্ডার → পিও অনুমোদন নিয়ম-এর অধীনে একটি অনুমোদন নিয়ম বলে দেয় যে কোন ক্রয় আদেশগুলির অনুমোদনের প্রয়োজন — একটি নির্দিষ্ট পরিমাণ থেকে, ঐচ্ছিকভাবে একজন সরবরাহকারী বা একটি সাংগঠনিক ইউনিটের জন্য — এবং কে স্বাক্ষর করবে, এক ধাপে বা স্তর অনুযায়ী। প্রতিটি স্বাক্ষর সম্পন্ন না হওয়া পর্যন্ত একটি আওতাভুক্ত অর্ডার গ্রহণ করা যায় না। এই নির্দেশিকাটি অর্ডারটি সম্পর্কেই: এটি কিসের উপর ভিত্তি করে বিচার করা হয়, এটি কার কাছে যায়, এবং যখন এটি বা এর নিয়ম পরিবর্তিত হয় তখন কী ঘটে।

প্রতিটি অর্ডারের একটি সাংগঠনিক ইউনিট থাকে।

নতুন ক্রয় আদেশ ফর্মে সাংগঠনিক ইউনিট একটি আবশ্যক ক্ষেত্র। এটি নির্ধারণ করে কোন অনুমোদন নিয়ম প্রযোজ্য হবে, তাই এটি ছাড়া কোনো আদেশ এর জন্য নির্ধারিত নিয়ম এড়িয়ে যেতে পারে — এবং এমনটা আর হতে দেওয়া যাবে না।

• এটি আপনার জন্য পূরণ করা থাকে: যদি উপরের বারে কোনো ইউনিট বেছে নেওয়া থাকে, তবে সেটি দিয়ে; অন্যথায় HRMS-এ থাকা আপনার নিজের ইউনিট দিয়ে। অর্ডারটি অন্য কোনো ইউনিটের জন্য হলে এটি পরিবর্তন করুন।
• অর্ডারের নিজস্ব পেজ থেকেও যেকোনো ইউনিট—পুরো কোম্পানি সহ—সম্পাদনা করা যায়।
• অন্য কোনো উপায়ে করা অর্ডারেরও একটি ইউনিট থাকে: একটি অনুলিপি, রিকুইজিশন থেকে তৈরি করা অর্ডার, একটি ASK যা তৈরি করে, এবং একটি যা আমদানির মাধ্যমে আনা হয়। কোনো অর্ডারই কখনো ইউনিট ছাড়া হয় না।
• একটি অনুমোদন নিয়মের নিজস্ব সাংগঠনিক ইউনিট ক্ষেত্র থাকে, তাই এটি কোন ইউনিটকে অন্তর্ভুক্ত করে তা নিয়মটিতেই লেখা থাকে, উহ্য থাকে না।

একটি ব্যয় কেন্দ্রের জন্য একটি নিয়ম

একটি PO অনুমোদন নিয়মকে ‘শুধুমাত্র কস্ট সেন্টারের জন্য’ বিকল্পটি ব্যবহার করে একটি কস্ট সেন্টারের মধ্যে সীমাবদ্ধ করা যেতে পারে। এর ফলে, এটি সেই কস্ট সেন্টারের অধীনে চার্জ করা প্রতিটি অর্ডারকে অন্তর্ভুক্ত করে, তা অর্ডারের উপরেই হোক বা এর যেকোনো লাইনের উপরেই হোক, এবং এর নিজস্ব অনুমোদনকারীর নাম উল্লেখ করে — তাই মেইনটেন্যান্স কস্ট সেন্টারের প্রধানই মেইনটেন্যান্স অর্ডারে স্বাক্ষর করেন, অন্য কারো নয়।

• যে নিয়মটি প্রতিটি কস্ট সেন্টারকে অন্তর্ভুক্ত করে, তার জন্য 'শুধুমাত্র কস্ট সেন্টারের জন্য' খালি রাখুন।
• একটি নিয়ম একটি কস্ট সেন্টারের জন্য প্রযোজ্য। দুটি কস্ট সেন্টারের জন্য দুটি নিয়ম তৈরি করুন, এবং প্রতিটির জন্য একজন করে অনুমোদক রাখুন।
• পিও অনুমোদন নিয়মের তালিকায় একটি কস্ট সেন্টার কলাম রয়েছে, ফলে আপনি এক নজরে দেখতে পারবেন কোন নিয়মগুলো কীসের জন্য সীমাবদ্ধ।
• ASK আপনার জন্য এই নিয়মগুলো তৈরি করতে পারে, যা কোড বা নাম দিয়ে কস্ট সেন্টার খুঁজে বের করে এবং সংরক্ষণ করার আগে আপনার জন্য নিয়মটি নিশ্চিত করে দেখায়।

একটি অর্ডারে অন্তত একটি মূল্যযুক্ত লাইন থাকা প্রয়োজন।

একটি ক্রয় আদেশে পরিমাণ এবং মূল্যসহ অন্তত একটি লাইন না থাকা পর্যন্ত সেটি খোলা, অনুমোদনের জন্য পাঠানো বা গ্রহণ করা যাবে না। কোনো লাইন ছাড়া, বা শুধুমাত্র মূল্যবিহীন একটি লাইনযুক্ত আদেশ শূন্য হিসাবে অনুমোদিত হবে এবং শূন্য হিসাবে গৃহীত হবে।

• সরাসরি করা একটি পারচেজ অর্ডার — যা কোনো রিকুইজিশন থেকে করা হয় না — একটি ড্রাফট হিসেবে শুরু হয়, যেখানে ক্রেতা হিসেবে আপনার তথ্য পূরণ করা থাকে। এর লাইনগুলো যোগ করুন, তারপর ওপেন চাপুন।
• প্রত্যাখ্যানটিতে উল্লেখ করা থাকে কী অনুপস্থিত, ফলে আপনি বুঝতে পারেন কোন লাইনটি পূরণ করতে হবে।

অর্ডার তৈরি হওয়ার সময় থেকে অনুমোদন শুরু হয়।

কোনো নিয়মের আওতাভুক্ত একটি নতুন ক্রয় আদেশ সংরক্ষণ করার সাথে সাথেই অনুমোদনের জন্য পাঠানো হয়। আলাদাভাবে 'সাবমিট' করার কথা মনে রাখার কোনো প্রয়োজন নেই, এবং কেউ চাপ না দেওয়ার কারণে কোনো অর্ডার আর অনুমোদনের অপেক্ষায় থাকে না। অনুমোদনকারীরা এটি সঙ্গে সঙ্গেই 'আমার অনুমোদনসমূহ'-এ দেখতে পান, এবং অর্ডারের 'অনুমোদনসমূহ' প্যানেলে দেখানো হয় যে এটি কার কাছে আছে।

সংখ্যা অনুমোদনের সীমা বিচার করা হয়

অনুমোদন নিয়মের পরিমাণগুলো কোম্পানির নিজস্ব মুদ্রায় থাকে। তাই একটি অর্ডারকে কোম্পানির মুদ্রায় তার মোট পরিমাণের ভিত্তিতে বিচার করা হয় — এই কলামটির নাম এখন "কোম্পানির মুদ্রায় মোট (অনুমোদন সীমা)", যা আগে "ভিত্তিতে" লেখা থাকত। যে কোম্পানি তার হিসাব ডলারে রাখে, সেখানে ৪০,০০০ ইউরোর একটি অর্ডারকে অর্ডারের বিনিময় হার অনুযায়ী ডলারে পরিমাপ করা হয়।

• সংখ্যাটি প্রতিটি লাইন থেকে তার নিজস্ব গতিতে বের করা হয়। এটি কখনও টাইপ করা হয় না: একাধিক লাইনযুক্ত কোনো অর্ডারের মোট পরিমাণ টাইপ করার চেষ্টা প্রত্যাখ্যান করা হয় এবং বার্তায় এর পরিবর্তে একটি লাইন পরিবর্তন করতে বলা হয়।
• অর্ডারের অনুমোদন প্যানেলটি হিসাবটি দেখায় — যেখানে প্রথমে কোম্পানি-মুদ্রার মোট পরিমাণ, তারপর অর্ডারের নিজস্ব মোট পরিমাণ এবং যে হারে এটি রূপান্তর করা হয়েছে, তার উপর "অনুমোদন সীমার বিপরীতে বিচার" করা হয় — এবং অর্ডারের সাংগঠনিক ইউনিটও দেখানো হয়।
• লাইন, মুদ্রা বা বিনিময় হার পরিবর্তিত হলেই কেবল এটি পরিবর্তিত হয়।

অনুমোদনগুলো এইচআরএমএস (HRMS) স্তরক্রম অনুসরণ করে।

একটি নিয়মের ‘কে অনুমোদন করবে’ অংশে একজন ব্যক্তি, একজন কর্মচারী, একটি পদ, একটি ভূমিকা, কস্ট সেন্টারের ম্যানেজার বা রিপোর্টিং লাইনের নাম উল্লেখ করা থাকতে পারে — ‘ক্রয় আদেশ বা রিকুইজিশন কে অনুমোদন করবে তা নির্বাচন’ দেখুন। যখন এটি রিপোর্টিং লাইন হয়, তখন প্রতিটি স্তরে অনুমোদনকারী হন সেই কর্মচারী যার নাম HRMS-এ উল্লেখ করা আছে, এবং নিয়মটি একটি নির্দিষ্ট ক্রমে অনুসরণ করা হয়, তাই অনুমোদনকারী হলেন সেই ব্যক্তি যার জন্য আদেশটি আসলে করা হয়েছে, এমন কেউ নন যিনি ঘটনাক্রমে কোনো ভূমিকা পালন করছেন:

1. এইচআরএমএস-এ ক্রেতার রিপোর্টিং লাইন হলো: প্রথম স্তরে তার নিজের ম্যানেজার, দ্বিতীয় স্তরে তার ম্যানেজারের ম্যানেজার, এবং নিয়ম অনুযায়ী যতগুলো স্তর পর্যন্ত প্রয়োজন, ততগুলো স্তর পর্যন্ত।
2. নিয়মে উল্লিখিত ব্যক্তি, শুধুমাত্র তখনই, যখন ক্রেতার কোনো রিপোর্টিং লাইন থাকে না।
3. নিয়মের ভূমিকাটি কেবল তখনই, যখন প্রথম দুটির কোনোটিই কাউকে কিছু দেয় না।

সেই ব্যক্তির সাইন-ইন করার অনুমতি আছে কি না, তা অনুমোদনকারীকে পরিবর্তন করে না। রিপোর্টিং লাইনই এই সিদ্ধান্ত নেয়, এবং কোনো অনুমোদনকারী এখনও সাইন-ইন করতে পারেননি বলে তাকে অন্য কারো সাথে বদলানো হয় না। রিকুইজিশন এবং নিয়োগের অনুরোধও একইভাবে অনুমোদিত হয়।

অনুমোদনকারীদের নাম ব্যক্তি হিসেবে উল্লেখ করা হয়

যেখানেই কোনো অনুমোদন দেখানো হয়, সেখানে অনুমোদনকারীর নাম তার পদবিসহ — যেমন "জেন ডো, প্রধান নির্বাহী কর্মকর্তা" — কোনো পদ বা ভূমিকা থাকে না, যা আপনাকে পরে খুঁজে বের করতে হবে। এই নিয়মটি পিও (PO) অনুমোদন তালিকায় (যেখানে পদ এবং কে কাজ করতে পারেন এমন কলাম রয়েছে), অর্ডারের নিজস্ব অনুমোদন প্যানেলে এবং আমার অনুমোদন তালিকায়ও প্রযোজ্য।

যেখানে কোনো নিয়ম কোনো পদের ওপর নির্ভর করে, সেখানে পদটিতে থাকা ব্যক্তির নাম উল্লেখ করা হয়: "প্রধান নির্বাহী: জেন ডো (সিইও, প্রধান কার্যালয়)"। তিনজনের বেশি পদাধিকারীর নাম প্রথম তিনজন "এবং আরও N জন" হিসেবে উল্লেখ করা হয়; এমন একটি পদ যা আসলে কেউ ধারণ করে না, সেখানে এমনটা বলা হয়। এই নিয়মটি সংশোধন করা প্রয়োজন, যাতে কেউ এর অধীনে কোনো আদেশ জারি করার আগেই তা করা যায়।

• পিও অনুমোদন বিধি এবং একটি বিধির অধীনে অনুমোদনের স্তরগুলিতে একটি 'অধিষ্ঠিত ব্যক্তি' (Held by) কলাম থাকে, যেখানে বর্তমানে প্রতিটি ভূমিকা কে পালন করছেন তার তালিকা দেওয়া থাকে।
• HRMS → People → Organization Chart-এ Show approvers অপশনটি রয়েছে। এটি চাপলে, যারা পারচেজ অর্ডার বা রিকুইজিশন অনুমোদন করেন, তাদের প্রত্যেকের নাম, তারা কোন নিয়ম ও স্তরে স্বাক্ষর করেন তা সহ তালিকাভুক্ত করা হয় এবং একটি নিয়মের আওতায় থাকা ব্যক্তিদেরও চিহ্নিত করা হয়। বাটনটি দেখায় মোট কতজন অনুমোদনকারী আছেন।

একজন অনুমোদনকারী যিনি এখনও সাইন ইন করেননি

যখন কর্মচারীর HRMS অ্যাকাউন্টে এখনও সাইন-ইন করা হয়নি, তখন অনুমোদনটি তার জন্য অপেক্ষা করে। PO অনুমোদন তালিকায় (কে কাজ করতে পারবে তার অংশে) এবং অর্ডারের অনুমোদন প্যানেলে স্ক্রিনে স্পষ্টভাবে তা লেখা থাকে — "জেন ডো হলেন অনুমোদনকারী HRMS ব্যবহারকারী এবং তিনি এখনও সাইন-ইন করেননি, তাই এটি তার জন্য অপেক্ষা করবে"।

• তাদের পরিবর্তে অন্য কেউ এই সিদ্ধান্ত নিতে পারে না: বিধির দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তিও নন, এবং বিধিতে উল্লিখিত ব্যক্তিও নন। একমাত্র একজন প্রশাসকই তা পারেন।
• পরবর্তী স্তরগুলো এর পিছনে অপেক্ষা করে, যেমনটা তারা এমন কোনো অনুমোদনকারীর পিছনে অপেক্ষা করে যিনি এখনও সিদ্ধান্ত নেননি।

1. অনুমোদনকারীর কোনো সাইন-ইন না থাকলে, Platform → Access → Users-এর অধীনে তাকে একটি সাইন-ইন দিন।
2. HRMS-এ সেই ব্যবহারকারীকে তার কর্মচারী রেকর্ডে লিঙ্ক করুন (HRMS → People → Employees, কর্মচারীকে সম্পাদনা করুন, Signs in as) এবং সংরক্ষণ করুন। একটি সাইন-ইন একটি বর্তমান কর্মচারী রেকর্ডের অন্তর্গত, তাই অন্য কোথাও ইতিমধ্যে লিঙ্ক করা কোনো সাইন-ইন, যে রেকর্ডে এটি রয়েছে তার নাম দিয়ে প্রত্যাখ্যান করা হয়।
3. অনুমোদনটি সঙ্গে সঙ্গে তাদের 'আমার অনুমোদনসমূহ'-এ চলে আসে এবং তারাই এ বিষয়ে সিদ্ধান্ত নেন। কোনো কিছুই পুনরায় পাঠানোর বা প্রেরণ করার প্রয়োজন হয় না।

সাংগঠনিক ইউনিট, এবং একটি অর্ডার পরিবর্তন করা

যে অর্ডারের সাংগঠনিক ইউনিট, সরবরাহকারী, মুদ্রা, বিনিময় হার বা লাইন পরিবর্তিত হয়, সেটি আর অনুমোদিত অর্ডারটি থাকে না। তাই এই পরিবর্তনটি অর্ডারটিকে তার বর্তমান অবস্থার ভিত্তিতে পুনরায় রুট করে:

• "সংরক্ষিত" লেখার পরিবর্তে অর্ডারে বলা থাকে কী ঘটেছে, যেমন: "পিও-০০০০১২৩ অনুমোদিত হয়েছিল, কিন্তু এর ব্যবসায়িক ইউনিট পরিবর্তিত হওয়ায় সেই অনুমোদনটি আর এর আওতাভুক্ত নয় এবং এটি পুনরায় অনুমোদনের জন্য ফেরত পাঠানো হয়েছে।"
• রেট উল্লেখ না করা হলে একটি নতুন মুদ্রা তার জন্য ফাইলে থাকা রেটটি গ্রহণ করে, এবং অর্ডারের মুদ্রার পরের লাইনগুলো নতুন মুদ্রাটিকে অনুসরণ করে। নিজস্ব মুদ্রায় সম্মত হওয়া একটি লাইন তার আগের মুদ্রাটিই বজায় রাখে।
• কোনো কিছুই হারায় না: অনুমোদন প্যানেল পূর্ববর্তী রাউটিংটিকে "পূর্ববর্তী রাউটিং — নথি পরিবর্তিত হলে বা প্রত্যাখ্যাত হলে সরিয়ে রাখা" শিরোনামের অধীনে সংরক্ষণ করে।

অনুমোদন নিয়ম পরিবর্তন করা

আজকে পরিবর্তন করা একটি নিয়ম, সিদ্ধান্তের অপেক্ষায় থাকা প্রতিটি অর্ডারের ক্ষেত্রে আজই প্রযোজ্য হবে। কোনো নিয়মের অনুমোদনকারী, তার স্তর, পরিমাণ বা সাংগঠনিক ইউনিট পরিবর্তন করুন, অথবা সেটি মুছে ফেলুন, এবং অনুমোদনের অপেক্ষায় থাকা প্রতিটি খোলা ক্রয় আদেশ বর্তমান নিয়ম অনুযায়ী পুনরায় পাঠানো হবে। আপনাকে সেই অর্ডারগুলো খুঁজে বের করতে বা পুনরায় পাঠাতে হবে না।

• পুরানো নিয়মটির অধীনে করা অনুরোধগুলো মুছে ফেলা হয় না। সেগুলো অর্ডারের অনুমোদন ইতিহাসে থেকে যায় এবং নিয়মটির নাম ও "পরিবর্তিত" লেখা সহ "প্রত্যাহার করা হয়েছে: অনুমোদন নিয়ম" হিসেবে চিহ্নিত থাকে।
• যেসব আদেশ এখন এই নিয়মের আওতায় এসেছে, কিন্তু আগে আসেনি, সেগুলো অনুমোদনের জন্য পাঠানো হয়।
• ইতিমধ্যে অনুমোদিত আদেশগুলো অনুমোদিতই থাকবে। এই পরিবর্তন পূর্বের কোনো সিদ্ধান্তের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য হবে না।
• নিয়মটি সংরক্ষণ করার সময় যে বার্তাটি প্রদর্শিত হয়, তাতে পুনরায় রাউট করা অর্ডারগুলোর তালিকা থাকে।
• কোনো কিছুই কপি করা হয় না: অর্ডারগুলো একই থাকে, শুধু নতুন করে পাঠানো হয়।

একটি অনুলিপিকে একটি নতুন আদেশের মতো বিচার করা হয়।

একটি পারচেজ অর্ডার—কিংবা রিকুইজিশন, কোটেশন, সেলস অর্ডার বা ইনভয়েস—কপি করার সময়, একটি নতুন ডকুমেন্টের মতোই এর প্রতিটি লাইন এবং মোট পরিমাণ কোম্পানির মুদ্রায় নিখুঁতভাবে গণনা করা হয়। ফলে, কপিটি মূল ডকুমেন্টের মতোই একই অনুমোদনকারীদের কাছে যায়, এবং এর মোট পরিমাণ ০-এর সীমার নিচে চলে যাওয়ার কোনো সম্ভাবনা থাকে না।

অনুমোদন পেলে কাকে জানানো হয়

প্রতিটি অনুমোদন নিয়মের একটি অনুমোদন তালিকার অনুলিপি থাকে: সেই নিয়মের অধীনে কোনো অর্ডার অনুমোদিত হলে এবং কেন, তা এই ব্যক্তিদের জানানো হয়। এর মাধ্যমেই আবেদনকারীর ব্যবস্থাপক, অর্থ বিভাগ, যে ইউনিটের জন্য পণ্য সরবরাহ করা হবে সেই ইউনিট বা সরবরাহকারী জানতে পারেন যে অর্ডারটি এগিয়ে যেতে পারে।

• কেন সেগুলোকে কপি করা হয়েছে তা প্রতিটির পাশে ("ইনভয়েস পরিশোধ করে") লেখা থাকে এবং অর্ডারে ও মেসেজে তাদের নামের পাশে প্রিন্ট করা থাকে।
• অর্ডারটি অনুমোদিত হওয়ার আগে, এর অনুমোদন প্যানেলে তালিকাভুক্ত করা হয় যে অনুমোদনের সময় কাকে কাকে অনুলিপি পাঠানো হবে। অনুমোদনের পরে, এতে তালিকাভুক্ত করা হয় কাকে, কখন অনুলিপি পাঠানো হয়েছিল এবং বার্তাটি পাঠানো হয়েছে, স্থগিত রাখা হয়েছে নাকি দমন করা হয়েছে।
• একটি অনুলিপিতে বলা হয়েছে; এতে কাউকে স্বাক্ষর করতে বলা হয়নি এবং কাউকেই আদেশটি দেখার সুযোগ দেওয়া হয়নি।