পদোন্নতি, বদলি এবং বেতন পরিবর্তন

কর্মী সংক্রান্ত কোনো পদক্ষেপ খসড়া হিসেবে উত্থাপন করা হয়, অন্য কেউ তা অনুমোদন করেন এবং এটি কার্যকর হওয়ার দিনই কর্মীর পরিবর্তন ঘটায়।

HRMS খুলুন, People-এ যান, Personnel Actions নির্বাচন করুন এবং New বেছে নিন। কর্মচারী, ধরন (পদোন্নতি, পদাবনতি, বদলি, বেতন পরিবর্তন, পুনর্গঠন বা ডেটা সংশোধন), কার্যকর হওয়ার তারিখ এবং কী পরিবর্তন হবে তা নির্বাচন করুন: নতুন পদ, ম্যানেজার, সাংগঠনিক ইউনিট, মূল বেতন, বেতনের ধরন বা কর্মক্ষেত্র। কোনো একটি ঘর অপরিবর্তিত রাখতে চাইলে তা খালি রাখুন।

• অ্যাকশনটি PA রেঞ্জের পরবর্তী নম্বর সহ একটি ড্রাফট হিসেবে সংরক্ষিত হয় এবং এটি শুধুমাত্র ড্রাফট থাকা অবস্থাতেই সম্পাদনা করা যায়।
• সাবমিট করলে তা অনুমোদনের জন্য পাঠানো হয়। যিনি এটি জমা দিয়েছেন, তিনি ছাড়া অন্য কেউ এটি অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান করেন; প্রত্যাখ্যানের ক্ষেত্রে তার কারণ উল্লেখ করা থাকে।
• আজ বা তার আগের তারিখে অনুমোদিত হলে, এটি সঙ্গে সঙ্গে প্রয়োগ করা হয়। পরবর্তী কোনো তারিখে অনুমোদিত হলে, এটি অনুমোদিত হিসেবেই অপেক্ষা করে এবং সেই তারিখে প্রয়োগ করা হয় (অথবা তারিখটি আসার পর কার্যকর করা হয়)।
• যখন এটি কার্যকর হয়, তখন কর্মচারীর রেকর্ড পরিবর্তিত হয় এবং কর্মজীবনের ইতিহাসে একটি লাইন লেখা হয় যেখানে উল্লেখ থাকে যে আগে কী পরিবর্তন হয়েছে।
• বাতিল করলে এমন কোনো কাজ বন্ধ হয়ে যায় যা এখনও কার্যকর হয়নি এবং কারণ জানতে চাওয়া হয়: কারণটি আবশ্যক (খালি জায়গা বা শুধু স্পেস দিলে তা গ্রহণ করা হয় না) এবং এটি কাজটি ও অডিট লগে সংরক্ষিত থাকে। কোনো কার্যকর কাজ বাতিল করতে, একটি ডেটা সংশোধনের অনুরোধ জানান।

১২ অক্টোবর থেকে

• যিনি কোনো পদক্ষেপের জন্য অনুরোধ করেন, প্রশাসকসহ কেউই তা অনুমোদন করেন না এবং তাঁদেরকে অনুমোদনের সুযোগও দেওয়া হয় না।
• একজন নতুন ব্যবস্থাপককে প্রত্যাখ্যান করা হয় যদি তিনি চাকরি ছেড়ে দেন (অথবা ব্যবস্থাটি কার্যকর হওয়ার আগে চাকরি ছেড়ে দেন), এখনও কাজে যোগ না দিয়ে থাকেন, নিজে কর্মচারী হন, অথবা ইতোমধ্যেই সেই কর্মচারীর অধীনে কাজ করেন। সংরক্ষণ, জমা দেওয়া, অনুমোদন এবং ব্যবস্থাটি প্রয়োগ করার সময় এটি যাচাই করা হয়। পণ্য সংগ্রহকারীরা বর্তমান কর্মচারীদের নাম ও নম্বর দিয়ে তথ্য সরবরাহ করে।
• রেকর্ডে প্রতিটি পরিবর্তনের জন্য ‘থেকে’-এর পাশে ‘থেকে’ দেখানো হয়, এবং বেতনের পরিবর্তন শতাংশ হিসাবেও দেখানো হয়; যখন কাজটি প্রয়োগ করা হয়, বাতিল করা হয় বা প্রত্যাখ্যান করা হয়, তখন ‘থেকে’-এর মানগুলো সংরক্ষিত থাকে।
• নথিভুক্ত অনুমোদন প্যানেলে উল্লেখ থাকে যে, কারা সিদ্ধান্ত নিতে পারেন, কারা সিদ্ধান্ত নিয়েছিলেন, কখন এবং কেন, সাথে এর ইতিহাসও।
• কারণটি দেখানো হয়েছে এবং সেই সাথে কেন, কার দ্বারা ও কখন এটি প্রত্যাখ্যান বা বাতিল করা হয়েছিল, তাও উল্লেখ করা হয়েছে।
• কোনো রেকর্ড কেন সম্পাদনা করা যাবে না, তা ব্যাখ্যা করার লাইনটি এখন তার স্ট্যাটাসের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ: বাতিল, প্রত্যাখ্যাত বা অপেক্ষারত কোনো অ্যাকশনকে আর পূর্বাবস্থায় ফেরাতে বা বাতিল করতে বলা হয় না।
• কর্মচারী এবং নতুন ম্যানেজার পিকারগুলোতে নাম, কর্মচারী নম্বর এবং পদ দেখানো হয় (উদাহরণস্বরূপ, জো ডি — EMP-000021 · প্রোডাকশন টেকনিশিয়ান), এবং এগুলোর যেকোনো একটি দিয়ে অনুসন্ধান করা যায়।
• তালিকাটিতে ম্যানেজারদের নামের পাশে ‘প্রেরক ম্যানেজার নং’ এবং ‘প্রাপক ম্যানেজার নং’ রয়েছে।
• ৩৬০° ভিউতে প্রত্যেক ব্যক্তিকে তার ভূমিকা (কর্মচারী, পূর্ববর্তী ব্যবস্থাপক, নতুন ব্যবস্থাপক) অনুযায়ী নম্বর ও নামসহ একবার করে তালিকাভুক্ত করা হয়; যিনি উভয় ভূমিকাই পালন করেন, তাকে উভয় ভূমিকাসহ একবার করে তালিকাভুক্ত করা হয়। যে রেকর্ডটি এই কোম্পানির নয়, সেটিও তার ভূমিকা অনুযায়ী তালিকাভুক্ত থাকে এবং কোনো লিঙ্ক ছাড়াই ‘এই কোম্পানির রেকর্ড নয়’ হিসেবে চিহ্নিত করা হয়।
• বাতিল করার জন্য একটি কারণ প্রয়োজন, যেমনটা প্রত্যাখ্যান করার ক্ষেত্রেও সবসময় প্রয়োজন হয়।

১৩ অক্টোবর থেকে: ধরনটি অবশ্যই পরিবর্তনের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ হতে হবে।

কোনো পদক্ষেপের ধরনটি যাচাই করা হয় এর দ্বারা কী পরিবর্তন হয় তার ভিত্তিতে। উদাহরণস্বরূপ: পদাবনতি যা বেতন বা গ্রেড বাড়ায়, পদোন্নতি যা তা কমায়, বেতন পরিবর্তন যা বেতনে কোনো পরিবর্তন আনে না, বদলি যা কারো স্থান পরিবর্তন করে না বা গ্রেড পরিবর্তন করে, অথবা পুনর্গঠন যা কারো স্থান পরিবর্তন করে না।

• এই ধরনের কোনো কাজ সংরক্ষণ করলে কী ভুল আছে তা জানিয়ে একটি সতর্কবার্তা দেখানো হয়। এটি খসড়া হিসেবেই সংরক্ষিত থাকে।
• ‘কেন এই ধরণটি উপযুক্ত’ এই অংশটি পূরণ না করা পর্যন্ত জমা দেওয়া প্রত্যাখ্যান করা হয়। কারণ, কে কারণটি জানিয়েছেন এবং কখন জানিয়েছেন, তা অ্যাকশনটিতে এবং অডিট লগে সংরক্ষণ করা হয়।
• পুরোনো কোনো পদক্ষেপ যা উপযুক্ত নয়, অনুমোদনের অপেক্ষায় আছে এবং যার কোনো কারণ উল্লেখ নেই, তা অনুমোদন করা যাবে না। এটিকে প্রত্যাখ্যান করুন এবং সঠিক ধরন বা কারণসহ পুনরায় উত্থাপন করুন।
• কর্মচারীর নিয়োগের তারিখের আগে কোনো পদক্ষেপ কার্যকর হতে পারে না।
• তালিকার শেষে দেখানো মোট যোগফলে এখন আর বাতিল হওয়া কার্যক্রমগুলো যোগ করা হয় না এবং বিভিন্ন মুদ্রার পরিমাণও একসাথে যোগ করা হয় না।