RFQ, RFP বা টেন্ডারের প্রতি সরবরাহকারীর প্রতিক্রিয়া নথিভুক্ত করা।

সরবরাহ শৃঙ্খল → কৌশলগত উৎসায়ন। অনুসন্ধানের নিজস্ব লাইনগুলোর সাথে তুলনা করে একটি প্রতিক্রিয়ার প্রতিটি লাইনের মূল্য নির্ধারণ এবং যা প্রত্যাখ্যান করা হয়েছে।

একটি সোর্সিং ইভেন্ট — যেমন RFI, RFP, RFQ বা টেন্ডার — যেখানে কী কী সোর্স করা হচ্ছে তার একটি তালিকা প্রতিটি লাইন ধরে দেওয়া থাকে এবং সরবরাহকারীদের সেটির মূল্য নির্ধারণ করার জন্য আমন্ত্রণ জানানো হয়। যখন কোনো সরবরাহকারী উত্তর দেয়, তখন ক্রেতা ইভেন্টটিতে তা রেকর্ড করে: সাপ্লাই চেইন → স্ট্র্যাটেজিক সোর্সিং → সোর্সিং ইভেন্টস খুলুন, ইভেন্টটি খুঁজুন এবং এর সারি থেকে ‘রেকর্ড এ রেসপন্স’ (Record a response) বিকল্পটি বেছে নিন। ইভেন্টটি অবশ্যই প্রকাশিত (published) হতে হবে এবং এখনো বন্ধ (closed) করা যাবে না।

1. সরবরাহকারী নির্বাচন করুন। এই তালিকায় শুধুমাত্র এই অনুষ্ঠানে আমন্ত্রিত সরবরাহকারীদেরই দেখানো হচ্ছে। অন্য কারো কাছ থেকে প্রস্তাব নিতে হলে, প্রথমে অনুষ্ঠানের ‘আমন্ত্রিত সরবরাহকারী’ ট্যাবে তাদের যুক্ত করুন।
2. পেমেন্টের শর্তাবলী ক্রেডিটের দিন হিসাবে লিখুন — নেট ৩০-এর জন্য ৩০, ক্যাশ অন ডেলিভারির জন্য ০। অথবা, দিন টাইপ করার পরিবর্তে, সরবরাহকারীর শর্তাবলী বেছে নিন, এবং সেগুলি দিনে রূপান্তরিত হবে (নেট ৬০ মানে ৬০)। খালি রাখলে, সরবরাহকারীর প্রচলিত শর্তাবলী ব্যবহৃত হবে। অফারটি কতদিনের জন্য বৈধ, তাও লিখুন।
3. লাইনগুলোর মূল্য নির্ধারণ করুন। অনুসন্ধানের প্রতিটি লাইন ইতিমধ্যেই তালিকাভুক্ত করা আছে — কী সংগ্রহ করা হচ্ছে এবং তার একক, যা এখানে পরিবর্তন করা যাবে না, এবং পরিমাণ, যা পরিবর্তন করা যাবে, কারণ একজন সরবরাহকারী ভিন্ন পরিমাণ উদ্ধৃত করতে পারেন। সরবরাহকারী প্রতিটি লাইনের বিপরীতে যে একক মূল্য উদ্ধৃত করেছেন তা লিখুন, সেই লাইনের জন্য তাদের উদ্ধৃত লিড টাইম এবং যদি তারা কোনো নোট দিয়ে থাকেন তবে তাও লিখুন।
4. লাইনগুলোর উপরে থাকা প্রতিটি লাইনের জন্য লিড টাইম একটি সংক্ষিপ্ত উপায়: এটি সেইসব লাইন পূরণ করে যেগুলোর নিজস্ব কোনো লিড টাইম নেই। এটি ঐচ্ছিক।
5. সরবরাহকারী মূল্য উল্লেখ না করলে একটি লাইন মূল্য ছাড়া রাখুন। এটি তাদের উত্তরের অংশ নয়, বরং শূন্য মূল্য উল্লেখ করলেই র‍্যাঙ্কিং জেতা যাবে।
6. সংরক্ষণ করুন। প্রতিক্রিয়ার মোট সংখ্যা হলো মূল্যযুক্ত লাইনগুলোর যোগফল, এবং আমন্ত্রণপত্রটি দেখাচ্ছে যে সরবরাহকারী সাড়া দিয়েছেন।

লিড টাইম প্রতিটি লাইনের জন্য প্রযোজ্য।

একজন সরবরাহকারী এক সপ্তাহে একটি পণ্য এবং ছয় সপ্তাহে আরেকটি পণ্য সরবরাহ করতে পারেন। তাই প্রতিটি লাইনে লিড টাইম রেকর্ড করা হয়, এবং প্রতিক্রিয়ার লিড টাইম — যা অন্যান্য সরবরাহকারীদের সাথে তুলনা করে স্কোর করা হয় — হলো এর দীর্ঘতম লাইন: শেষ লাইনটি না আসা পর্যন্ত অর্ডারটি সম্পূর্ণ হয় না। তালিকাগুলিতে এটিকে লিড টাইম (দিন, দীর্ঘতম লাইন) হিসাবে দেখানো হয়।

ইতিমধ্যে সংরক্ষিত কোনো রেসপন্সের ক্ষেত্রে, প্রতিটি লাইনের জন্য নির্ধারিত লিড টাইম প্রতিটি প্রাইসড লাইনের জন্যও প্রযোজ্য হয়। লাইনগুলোকে ভিন্ন ভিন্ন লিড টাইম দিতে, 'প্রাইসড লাইনস'-এর অধীনে সেগুলো পরিবর্তন করুন; তখন রেসপন্সটির লিড টাইম আবার সেগুলোর মধ্যে দীর্ঘতমটি হয়ে যাবে।

সাপ্লাই চেইন → স্ট্র্যাটেজিক সোর্সিং → ইনভাইটেশনস-এর অধীনেও ইভেন্টটির প্রতিটি প্রতিক্রিয়া দেখা যাবে: প্রতিটি সরবরাহকারীকে জিজ্ঞাসা করা হয়েছিল, কখন এবং তারা সাড়া দিয়েছে কিনা।

• কোনো লাইনে মূল্য উল্লেখ না থাকলে সেই প্রতিক্রিয়া প্রত্যাখ্যান করা হয়।
• নেতিবাচক মূল্য প্রত্যাখ্যান করা হয়।
• একজন সরবরাহকারী প্রতিটি ঘটনার জন্য একবারই প্রতিক্রিয়া জানাতে পারেন।
• স্কোরিং এবং পুরস্কার সম্পর্কে জানতে এখানে যা রেকর্ড করা হয়েছে তা পড়ুন। প্রতিক্রিয়াটি সংরক্ষণ করার সাথে সাথেই স্কোর এবং র‍্যাঙ্ক করা হয় — একটি সোর্সিং ইভেন্টের স্কোরিং, তুলনা এবং পুরস্কার প্রদান দেখুন।
• ভুলভাবে রেকর্ড করা লিড টাইম বা পেমেন্টের শর্তাবলী রেসপন্সে সংশোধন করা যেতে পারে এবং ইভেন্টটি সাথে সাথে পুনরায় র‍্যাঙ্ক করা হয়।