একটি রেকর্ড তৈরি করা

ফর্ম, আবশ্যক ক্ষেত্র, ড্রপডাউন বিকল্পগুলো কোথা থেকে আসে এবং একটি নথি কীভাবে তার নম্বর পায়।

যে তালিকায় নতুন রেকর্ড যুক্ত হয়, তার টুলবারে একটি প্রধান বাটন থাকে। বাটনটি খুললে একটি ফর্ম দেখা যায়: এতে লেবেলযুক্ত ফিল্ড থাকে, প্রয়োজনীয় ফিল্ডগুলো চিহ্নিত করা থাকে এবং যেখানে লেবেল থেকে নিয়মটি স্পষ্ট নয়, সেখানে ইঙ্গিত দেওয়া থাকে।

• ডিফল্ট মান সহ কোনো ফিল্ড নতুন রেকর্ডে সেই মান থেকেই শুরু হয়, ফলে একটি খালি ফিল্ড কী হিসেবে সেভ হবে তা আপনি দেখতে পারেন (যেমন, একটি নতুন ট্রেনিং কোর্স 'Self paced, 1 hour' হিসেবে শুরু হয়) এবং সেভ করার আগে তা পরিবর্তনও করতে পারেন। কোনো এডিটের জন্য কখনও ডিফল্ট মান দেওয়া হয় না।
• সেভ করার সময় কোনো রেকর্ডের কোড ও নামের আগে এবং পরের স্পেসগুলো মুছে ফেলা হয়, এবং অন্য কোনো রেকর্ডে আগে থেকেই থাকা কোনো কোড (যেকোনো অক্ষরের কেসে) ফিল্ড ও ভ্যালুর নাম উল্লেখ করার ক্ষেত্রে প্রত্যাখ্যান করা হয়: “QA-TC-02 কোডসহ একটি প্রশিক্ষণ কোর্স ইতিমধ্যেই বিদ্যমান। একটি ভিন্ন কোড ব্যবহার করুন।”
• নিশ্চিতকরণে রেকর্ডটির নাম উল্লেখ করা থাকে: এর ডকুমেন্ট নম্বর, অথবা এটি কী এবং এর কোড (“প্রশিক্ষণ কোর্স QA-TC-06 তৈরি করা হয়েছে।”)।

যে লাইনগুলো নিজে থেকেই পূর্ণ হয়ে যায়

একটি রিকুইজিশন, পারচেজ অর্ডার, কোটেশন বা সেলস অর্ডারে, কোনো লাইন থেকে আইটেমটি নির্বাচন করলে তার ইউনিট এবং প্রারম্ভিক মূল্য নির্ধারিত হয়ে যায়: আইটেমটির স্টকিং ইউনিট, কেনার ক্ষেত্রে তার স্ট্যান্ডার্ড কস্ট (অথবা তালিকা মূল্য, যদি না থাকে), এবং বিক্রির ক্ষেত্রে তার তালিকা মূল্য। উভয়ই সম্পাদনাযোগ্য থাকে। আইটেমটি পরিবর্তন করলে এগুলোও সেই অনুযায়ী পরিবর্তিত হয় — যদি না আপনি নিজের কোনো মান টাইপ করে থাকেন, যা অপরিবর্তিত থাকে।

ড্রপডাউনের অপশনগুলো কোথা থেকে আসে

আপনার প্রয়োজনীয় কোনো মান অনুপস্থিত থাকলে এই পার্থক্যটি জানা জরুরি। একটি কনফিগারেশন মান অনুপস্থিত থাকা একজন প্রশাসকের জন্য পাঁচ মিনিটের কাজ। একটি লুকআপ মান অনুপস্থিত থাকার অর্থ হলো, এটি যে রেকর্ডের দিকে নির্দেশ করে, সেটি এখনও তৈরি করা হয়নি।

প্রতিটি ড্রপডাউন শুধুমাত্র সেই মানগুলোই দেখায় যা রেকর্ডটিতে আসলেই থাকতে পারে। সংরক্ষণের সময় যে বিকল্পটি প্রত্যাখ্যান করা হবে, তা শুরুতেই দেখানো হয় না, তাই তালিকা থেকে বাছাই করা সর্বদা নিরাপদ।

একটি দীর্ঘ ড্রপডাউন অনুসন্ধান করা

আটটির বেশি বিকল্পসহ একটি ড্রপডাউন অনুসন্ধান করা যায় — ফর্মে, কাস্টম ফিল্ডে এবং ফিল্টার বারের কলাম চুজারে।

• টাইপ করা শুরু করলে তালিকাটি সংকুচিত হয়ে আপনার টাইপ করা বিষয়বস্তু সম্বলিত বিকল্পগুলো দেখাবে।
• আপ এবং ডাউন অ্যারো কী-গুলো অবশিষ্ট আইটেমগুলোর মধ্যে দিয়ে যায়; এন্টার চাপলে হাইলাইট করা অপশনটি নির্বাচিত হয়; এস্কেপ চাপলে কোনো পরিবর্তন না করেই তালিকাটি বন্ধ হয়ে যায়।
• বক্সের ভেতরের × চিহ্নটি পছন্দটি মুছে দেয়।

যে ক্ষেত্রগুলি শুধুমাত্র প্রযোজ্য হলেই প্রদর্শিত হয়

কিছু ক্ষেত্রের অর্থ কেবল অন্য একটি উত্তর দেওয়ার পরেই প্রকাশ পায়। যা পূরণ করার প্রয়োজন নেই, তা ফর্মে নেই।

যখন একটি মান ভুল আকারে থাকে

যে মানটি কোনো ফিল্ডে বসানো যায় না, সেটিকে ফিল্ডটির নাম এবং সেটি কী গ্রহণ করে তা উল্লেখ করে চিহ্নিত করা হয় — যেমন, "অ্যাপ্লিকেশন: "APL-000015" এখানে বৈধ নয় — এটি তালিকা থেকে একটি বিকল্প গ্রহণ করে" — এবং ফিল্ডটিকে ফর্মে চিহ্নিত করে দেওয়া হয়, যাতে আপনি বুঝতে পারেন কোন বক্সটি সংশোধন করতে হবে।

• ইমেল ফিল্ডে একটি ঠিকানা নিতে হয়: "ইমেলটি একটি বৈধ ইমেল ঠিকানা নয়। name@company.com-এর মতো একটি ঠিকানা লিখুন"।
• ফোন বা মোবাইল ফিল্ডে শুধু ফোন নম্বরটি বসে: সংখ্যা, +, স্পেস, - ( ) . / অক্ষরগুলো এবং একটি এক্সটেনশন।
• যে ফিল্ডটি অন্য কোনো রেকর্ডের দিকে নির্দেশ করে, যেমন নতুন অফারের আবেদন, সেটি একটি পিক লিস্ট: এর নম্বর টাইপ করার পরিবর্তে রেকর্ডটি বেছে নিন।

একটি ফর্মের ভিতরে লাইন গ্রিড

হেডার এবং লাইন দিয়ে তৈরি ডকুমেন্টগুলো তৈরির ফর্মে গ্রিড বহন করে। সারি যোগ করুন, প্রতিটি সারির জন্য অ্যাকাউন্ট বা আইটেম নির্বাচন করুন, এবং আপনি টাইপ করার সাথে সাথে চলমান মোট যোগফল আপডেট হতে থাকবে। একটি জার্নাল ততক্ষণ পর্যন্ত সেভ হবে না যতক্ষণ না এর ডেবিট ও ক্রেডিট সমান হয় — চেকটি স্ক্রিনে নয়, পোস্টিং সার্ভিসে থাকে, তাই জার্নালটি যেভাবে এসেছে সেভাবেই এটি সংরক্ষিত থাকে।

একটি মাঠ কী নেবে

প্রতিটি ফর্ম এবং লাইন গ্রিডের প্রতিটি সংখ্যা ও তারিখ একটি নির্দিষ্ট নিয়মাবলীর সাথে মিলিয়ে যাচাই করা হয়; এই যাচাই প্রক্রিয়াটি আপনি টাইপ করার সময় ব্রাউজারে এবং সেভ করার সময় সার্ভারে পুনরায় করা হয়। ফলে, রেকর্ডটি যেভাবেই আসুক না কেন—কনসোল, ইম্পোর্ট, ASK বা প্রকাশিত API-এর মাধ্যমে—নিয়মটি কার্যকর থাকে। কোনো ফিল্ড নিয়ম ভঙ্গ করলে সেটি লাল হয়ে যায় এবং তার নিচে নিয়মটি লেখা থাকে। যতক্ষণ না তা সংশোধন করা হচ্ছে, ফর্মটি সেভ হবে না।

যেসব সংখ্যা স্বভাবতই চিহ্নযুক্ত থাকে — যেমন জাবেদার পরিমাণ, ব্যালেন্স, তারতম্য, স্টক সমন্বয়, পুনর্মূল্যায়ন, তাপমাত্রা — সেগুলো তাদের চিহ্ন বজায় রাখে। ডেটাবেসটি এই নিয়মগুলোর মধ্যে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ নিয়মগুলো নিজেও ধারণ করে, তাই স্ক্রিন পেরিয়ে আসা কোনো মানও সীমাবদ্ধতার নামের পরিবর্তে একই সাধারণ বাক্য দিয়ে প্রত্যাখ্যান করা হবে।

উপরে আপনার পছন্দের কারণে বিকল্পগুলি সীমিত হয়ে গেছে।

একটি ড্রপডাউন যা অন্য একটি ফিল্ডের উপর নির্ভর করে, সেটি শুধুমাত্র সেই ফিল্ডের অন্তর্ভুক্ত বিষয়গুলোই প্রদর্শন করে। একটি রিকুইজিশনে 'লোকেশন' নির্বাচন করে 'ডেলিভার টু ওয়্যারহাউস' অপশনটি বেছে নিলে শুধুমাত্র সেই লোকেশনের ওয়্যারহাউসগুলোর তালিকা দেখায়; একটি ওয়্যারহাউস নির্বাচন করলে 'বিন' অপশনটি শুধুমাত্র তার বিনগুলোর তালিকা দেখায়। প্রথমে ওয়্যারহাউসটি নির্বাচন করলে লোকেশনের তথ্য আপনার জন্য পূরণ হয়ে যায়। লোকেশন পরিবর্তন করলে, যে ওয়্যারহাউসটি সেখানে নেই, সেটি মুছে যায়, তাই একটি রেকর্ডে এমন কোনো কম্বিনেশন থাকতে পারে না যা সংস্থাটির কাছে নেই।

• সাংগঠনিক শৃঙ্খল: কোম্পানি → ব্যবসায়িক ইউনিট → অবস্থান → গুদাম → বিন, যা রিকুইজিশন, পারচেজ অর্ডার, কোটেশন, সেলস অর্ডার, ডেলিভারি, পণ্য চলাচল, সাইকেল কাউন্ট এবং গুদামের স্ক্রিনগুলোতে দেখা যায়।
• ব্যয় ও লাভ কেন্দ্র, অবস্থান এবং গুদামগুলি রেকর্ডের নিজস্ব কোম্পানি এবং ব্যবসায়িক ইউনিট থেকে আসে। অন্য কোনো ইউনিটের অন্তর্গত একটি ব্যয় কেন্দ্র—যেমন বিশ্ববিদ্যালয়ের নথিতে থাকা হাসপাতালেরটি—উভয়ের নাম উল্লেখ করে প্রত্যাখ্যান করা হয়। একটি অবরুদ্ধ বা বন্ধ ব্যয় কেন্দ্রও প্রত্যাখ্যান করা হয়।
• নির্বাচিত গ্রাহকের কাছ থেকে একটি যোগাযোগ; নির্বাচিত সরবরাহকারীর কাছ থেকে একটি সরবরাহকারী সাইট, ক্রয় আদেশ বা চুক্তি; নির্বাচিত রোগীর কাছ থেকে একটি সাক্ষাৎ বা পরিচর্যা পরিকল্পনা; নির্বাচিত ক্লায়েন্টের কাছ থেকে একটি কাজের আদেশ; নির্বাচিত প্রকল্পের একটি ওয়ার্ক প্যাকেজ; নির্বাচিত আইটেমের একটি রাউটিং বা বিল অফ মেটেরিয়ালস।
• একটি লাইন গ্রিডে, কোনো লাইনের ওয়্যারহাউস বা বিন তার উপরের ডকুমেন্ট দ্বারা সংকুচিত হয়।
• উপরের পছন্দের সাথে কোনো কিছুই না মিললে, কোনো ব্যাখ্যা ছাড়া একটি খালি তালিকা দেখানোর পরিবর্তে ফিল্ডটি তা জানিয়ে দেয়।

সার্ভার প্রতিটি সেভের ক্ষেত্রে একই পরীক্ষা প্রয়োগ করে, রেকর্ডটি যে স্ক্রিন, ইম্পোর্ট বা ইন্টিগ্রেশনের মাধ্যমেই আসুক না কেন, এবং একাধিক কোম্পানি বা ব্যবসায়িক ইউনিটের সমন্বয়কে প্রত্যাখ্যান করে।

অন্যান্য রেকর্ডের উপর নির্ভরশীল সীমা

কিছু নিয়ম শুধু বাহ্যিক রূপ দেখে বিচার করা যায় না, কারণ সেগুলো নির্ভর করে ইতোমধ্যে কী ঘটেছে তার ওপর। আপনি যখন সংরক্ষণ, পোস্ট বা অনুমোদন করেন, তখন সেগুলো যাচাই করা হয় এবং প্রত্যাখ্যানের মাধ্যমে জানিয়ে দেওয়া হয় যে সীমাটি কত ছিল এবং কতটা কম পড়েছে।

নথি নম্বর

আপনি নম্বরটি টাইপ করুন বা প্ল্যাটফর্মটিই তা বরাদ্দ করুক, এটি প্রতিটি ডকুমেন্ট টাইপ ও কোম্পানির জন্য একটি কনফিগারেশন:

• সিস্টেম দ্বারা তৈরি — প্ল্যাটফর্মটি এটিকে একটি নম্বর দেয় এবং আপনার দেওয়া নম্বর প্রত্যাখ্যান করে।
• হাতে প্রবেশ করানো হলে — নম্বরটি ফর্মের একটি আবশ্যক ক্ষেত্র হয়ে যায়।
• হয় আপনি যে নম্বরটি দেবেন সেটিই জিতবে; নাহলে একটি নম্বর তৈরি হবে।

মাস্টার ডেটা ম্যানুয়াল এন্ট্রি (আইটেম, সরবরাহকারী, গ্রাহক, কর্মচারী, রোগী, অ্যাসেট, জিএল অ্যাকাউন্ট) এবং ট্রানজ্যাকশন ডেটা সিস্টেম দ্বারা তৈরি হয়ে থাকে। উভয়ই পরিবর্তন করা যায়। নম্বরগুলো বিশ্বব্যাপী নয়, বরং প্রতিটি কোম্পানির জন্য স্বতন্ত্র — প্রত্যেক কোম্পানির প্রথম পারচেজ অর্ডার হলো PO-000001।

ফর্মটি কোম্পানির নিজস্ব সেটিং অনুসরণ করে। যেখানে রেঞ্জটি সিস্টেম দ্বারা তৈরি হয়, সেখানে নম্বর ফিল্ডটি পূরণ করতে বলা হয় না: এটি শুধুমাত্র পঠনযোগ্য (read-only) হিসেবে দেখানো হয়, সেভ করার সময় 'অ্যাসাইনড' (Assigned) লেখা থাকে এবং সেভ করার সময় এটি পূরণ হয়ে যায়। যেখানে এটি হাতে লিখে পূরণ করতে হয়, সেখানে ফিল্ডটি আবশ্যক। যেখানে এটি উভয়ই হতে পারে, সেখানে ফিল্ডটি ঐচ্ছিক এবং একটি খালি ফিল্ডকে নম্বর দেওয়া হয়। কোনো কোম্পানির যদি কোনো ডকুমেন্টের জন্য এখনও কোনো রেঞ্জ না থাকে, তবে সেই ডকুমেন্টটি প্রথমবার নম্বর দেওয়ার সময় তাকে একটি রেঞ্জ দেওয়া হয়, যা তার মূল কোম্পানি (বা অন্য কোনো কোম্পানি) থেকে কপি করা হয় এবং যার কাউন্টার ১-এ থাকে।

রেকর্ডটি কোন ইউনিটে পড়ে

একটি নতুন রেকর্ড ডিফল্টরূপে টপ বারে নির্বাচিত বিজনেস ইউনিটটি ব্যবহার করে, এবং রেকর্ডে ইউনিটটি সম্পাদনা করা যায়। আপনি যদি বেশিরভাগ সময় একটি ইউনিটেই কাজ করেন, তাহলে আপনার প্রেফারেন্সে সেটিকে ডিফল্ট হিসেবে সেট করুন এবং প্রশ্নের উত্তর দেওয়া বন্ধ করুন।