একটি স্প্রেডশীট আমদানি করা
যেকোনো লিস্ট স্ক্রিনে এক্সেল, সিএসভি এবং পিডিএফ যুক্ত করার পদ্ধতি — কীভাবে কলামগুলো মেলানো হয়, কী কী চেক করা হয় এবং কেন এটি এপিআই (API)-এর মাধ্যমে পোস্ট করা হয়।
প্ল্যাটফর্মের প্রতিটি লিস্ট স্ক্রিন ইম্পোর্ট গ্রহণ করে। এটি কয়েকটি টেবিলের জন্য কোনো আলাদা মাইগ্রেশন টুল নয়; বরং আপনি যে স্ক্রিনটি দেখছেন, এটি সেই স্ক্রিনেরই একটি ড্রয়ারের মতো, এবং এটি সেই স্ক্রিনের রেকর্ডগুলোতে লোড হয়ে যায়।
- যে স্ক্রিনে রেকর্ডগুলো রয়েছে সেটি খুলুন এবং ইম্পোর্ট (Import) নির্বাচন করুন।
- একটি .xlsx, .xls, .csv বা .pdf ফাইল প্রবেশ করান। পুরোনো .xls ফাইলগুলো সরাসরি পড়া হয় — সেগুলোকে অন্য কোনো নামে পুনরায় সংরক্ষণ করার প্রয়োজন নেই।
- কলাম ম্যাপিং পরীক্ষা করুন। কলামগুলোকে প্রথমে নাম অনুসারে ফিল্ডের সাথে মেলানো হয়, এবং যা মেলে না তা একটি ড্রপডাউন হিসেবে দেখানো হয়, যাতে আপনি নিজে থেকে সঠিক ফিল্ডটি বেছে নিতে পারেন।
- প্রিভিউটি পড়ুন। এতে দেখানো হয়েছে সারি অনুযায়ী কী তৈরি হবে, এবং কোন সারিগুলো ব্যর্থ হবে ও তার কারণ কী।
- আমদানি করুন। স্ক্রিনগুলো যে এপিআই ব্যবহার করে, সেই একই এপিআই-এর মাধ্যমে সারিগুলো পোস্ট করা হয়।
কেন এটি এপিআই এর মাধ্যমে যায়
ইম্পোর্টটি টেবিলগুলোতে লেখে না। এটি সেই একই এন্ডপয়েন্টগুলোকে কল করে যা কনসোল কল করে, যার অর্থ হলো, হাতে টাইপ করা কোনো রেকর্ডকে সুরক্ষিত করে এমন প্রতিটি নিয়মই স্প্রেডশিটে আসা একটি রেকর্ডকেও সুরক্ষিত করে: একটি জার্নাল অবশ্যই ব্যালেন্স হতে হবে, সরবরাহকারীর ডুপ্লিকেট ইনভয়েস প্রত্যাখ্যান করা হয়, লট-নিয়ন্ত্রিত কোনো আইটেম তার লট নম্বর দাবি করে, একটি ক্লোজড পিরিয়ড পোস্টিংটি প্রত্যাখ্যান করে, এবং অডিট লগ তা রেকর্ড করে।
এটি বাল্ক ইনসার্টের চেয়ে ধীরগতির, এবং ইচ্ছাকৃতভাবেই তাই করা হয়েছে। নিয়মকানুন এড়িয়ে কোনো ইম্পোর্ট করার মাধ্যমে প্ল্যাটফর্মে এমন ডেটা প্রবেশ করানো সম্ভব, যার দায় প্ল্যাটফর্মটি নিতে পারে না।
পিডিএফ
একটি পিডিএফ থেকে টেবিলগুলো—যেমন সরবরাহকারীর বিবরণী, ব্যাংকের তালিকা, বা মুদ্রিত প্রতিবেদন—পড়া হয়। কিছু তৈরি করার আগে, যা পাওয়া যায় তা নিশ্চিতকরণের জন্য দেখানো হয়, কারণ পিডিএফ থেকে টেবিল বের করাটা হলো অনুমান এবং সেই অনুমান খতিয়ে দেখা উচিত।
দলবদ্ধ নথি
যেখানে একটি ডকুমেন্টে হেডার এবং লাইন থাকে, সেখানে স্প্রেডশিটে প্রতিটি লাইনের জন্য একটি করে সারি এবং একটি কলাম থাকে যা নির্দেশ করে সারিটি কোন ডকুমেন্টের অন্তর্গত। একই মানযুক্ত সারিগুলো একাধিক ডকুমেন্ট না হয়ে, একাধিক লাইনসহ একটি ডকুমেন্ট হয়ে ওঠে।
একটি সংযুক্ত ড্রাইভ থেকে, এবং একটি সময়সূচী অনুযায়ী
ফাইলটি আপনার মেশিন থেকে সরানোর প্রয়োজন নেই। যেকোনো লিস্ট স্ক্রিন একটি সংযুক্ত ড্রাইভ থেকে ইম্পোর্ট করতে পারে, এবং একই ইম্পোর্টকে ব্যাকগ্রাউন্ডে বা একটি নির্দিষ্ট সময়সূচী অনুযায়ী চালানোর জন্য সেট করা যেতে পারে — এভাবেই কোনো ব্যাংক বা সরবরাহকারী প্রতিদিন সকালে একটি ফোল্ডারে যে ফাইলটি রাখে, তা কারো না খুলেই রেকর্ডে পরিণত হয়। সংযুক্ত ড্রাইভগুলো দেখুন।