অনুমোদনের জন্য একটি আবেদনপত্র পাঠানো হচ্ছে

একটি ক্রয় রিকুইজিশন কীভাবে খসড়া অবস্থা থেকে বেরিয়ে আসে, কে তাতে স্বাক্ষর করে এবং এটি কোথায় থেমেছে তা কীভাবে দেখা যায়।

আপনি এইমাত্র যে চাহিদাপত্রটি তৈরি করেছেন তা একটি খসড়া: এটি আপনার, কারও কাছে কিছু চাওয়া হয়নি এবং কোনো প্রতিশ্রুতিও দেওয়া হয়নি। এটিকে অনুমোদনের জন্য পাঠানোর মাধ্যমেই প্রক্রিয়াটি শুরু হয়, এবং এটি হলো চাহিদাপত্রটির একটি বাটন — অনুমোদনের জন্য পাঠান।

1. চাহিদাপত্রটি খুলুন। প্রতিটি লাইনের জন্য একটি আনুমানিক মূল্য প্রয়োজন; এর ভিত্তিতেই অনুমোদনের মানদণ্ড পরিমাপ করা হয়, এবং মূল্যবিহীন কোনো লাইনকে ব্যয়হীন হিসেবে গণ্য না করে বরং প্রত্যাখ্যান করা হয়।
2. অনুমোদনের জন্য 'প্রেরণ করুন' বোতামে চাপ দিন। কে এবং কোন ক্রমে স্বাক্ষর করবে, তা নিয়ম দ্বারাই নির্ধারিত হয় — আপনাকে বেছে নিতে বলা হয় না।
3. উত্তরটি পড়ুন। এতে অনুরোধটির জন্য প্রয়োজনীয় প্রতিটি স্বাক্ষরের নাম এবং সেগুলি যে ক্রমে আসবে তা উল্লেখ করা আছে, যেমন "৩টি স্বাক্ষর, ক্রমানুসারে: ১. শ্রীদেবী হিরেমাথ → ২. বাসভরাজ মুন্ডিনামানি, রেজিস্ট্রার → ৩. জ্যোতি গোকাক, ফিনান্স অফিসার"।
4. স্ট্যাটাসটি নিজে থেকেই ড্রাফট থেকে সাবমিটেড হয়ে যায়। এখানে আলাদা কোনো 'সাবমিটেড হিসেবে চিহ্নিত করুন' ধাপ নেই, এবং খুঁজে পাওয়ার মতো এমন কোনো ধাপ কখনো ছিলও না।

এটি কোথায় থেমেছে তা দেখা

রিকুইজিশনটিতেই একটি অনুমোদন প্যানেল থাকে, যেখানে প্রতিটি স্বাক্ষর ক্রমানুসারে তালিকাভুক্ত করা থাকে: স্বাক্ষরটি কার কাছে আছে, কোন নিয়মের জন্য এটি চাওয়া হয়েছে, তিনি স্বাক্ষর করেছেন কি না, এবং এটি জমা দেওয়ার শেষ তারিখ কখন। বর্তমানে এটি যে পর্যায়ে রয়েছে, সেটিই হাইলাইট করা অংশ। এটি পড়ার জন্য আপনার রেজিস্ট্রার বা অন্য কোনো লগইনের প্রয়োজন নেই — এটি আপনার নিজের রেকর্ডেই রয়েছে।

প্যানেলের প্রতিটি স্বাক্ষরে ব্যক্তির নাম, তিনি যে পদে স্বাক্ষর করছেন তার স্তর এবং তার এইচআরএমএস (HRMS) পদের নাম আলাদাভাবে উল্লেখ করা থাকে — যেমন, "জেন ডো, বিভাগীয় প্রধান হিসেবে স্বাক্ষর করছেন (এইচআরএমএস পদ: টেকনিক্যাল অফিসার)"। যে স্তরটি পরিবর্তন করা যায় না — অর্থাৎ, সেই পদে কেউ নেই, অথবা উল্লিখিত কর্মী চাকরি ছেড়ে দিয়েছেন — সেটির কারণসহ প্যানেলে এবং 'অনুমোদন স্তর' (Approval Levels) অংশে তা উল্লেখ করা থাকে। চূড়ান্ত সিদ্ধান্তটি আপনাকে ইমেইলের মাধ্যমে জানানো হয়; প্রত্যেক অনুমোদনকারীকে তার পালা এলে ইমেইল করে জানিয়ে দেওয়া হয়।

কারা স্বাক্ষর করেন: এইচআরএমএস পদক্রম

কে স্বাক্ষর করবে তা নিয়মের ‘কে অনুমোদন করবে’ অংশে যা বলা আছে তাই — একজন নির্দিষ্ট ব্যক্তি, একজন কর্মচারী, যিনি কোনো পদে আছেন, ভূমিকা আছে এমন যে কেউ, কস্ট সেন্টারের ম্যানেজার, অথবা রিপোর্টিং লাইন; ‘ক্রয় আদেশ বা রিকুইজিশন কে অনুমোদন করবে তা নির্বাচন করা’ দেখুন। রিপোর্টিং-লাইন নিয়মে, একটি রিকুইজিশনে ঠিক ক্রয় আদেশের মতোই HRMS-এ উল্লিখিত ব্যক্তিরা স্বাক্ষর করেন: অনুরোধকারীর ম্যানেজার, তারপর সেই ম্যানেজারের ম্যানেজার, নিয়মে যতগুলো স্তর চাওয়া হয়েছে ততগুলো পর্যন্ত; শুধুমাত্র নিয়মে উল্লিখিত ব্যক্তি যখন কোনো রিপোর্টিং লাইন থাকে না; এবং শুধুমাত্র ভূমিকা অনুযায়ী স্বাক্ষরকারী ব্যক্তি যখন কেউই কাউকে উল্লেখ করে না। এখনও সাইন-ইন না করা একজন অনুমোদনকারীই অনুমোদনকারী হিসেবে গণ্য হন — স্তরটি তার জন্য অপেক্ষা করে, প্যানেলে লেখা থাকে "<নাম> হলেন HRMS-এ উল্লিখিত অনুমোদনকারী এবং তিনি এখনও সাইন-ইন করেননি, তাই এটি তার জন্য অপেক্ষা করবে", এবং একজন প্রশাসক ছাড়া অন্য কেউ তার পরিবর্তে এটি সিদ্ধান্ত নিতে পারে না। কোনো ব্যবহারকারীকে তার কর্মচারী রেকর্ডে লিঙ্ক করলে তা সঙ্গে সঙ্গে তার ‘আমার অনুমোদনসমূহ’-এ প্রদর্শিত হয়। ‘কে একটি ক্রয় আদেশ অনুমোদন করে, এবং কাকে জানানো হয়’ দেখুন → ‘এখনও সাইন-ইন না করা একজন অনুমোদনকারী’।

কেন একটি চাহিদাপত্র "অনুমোদনের প্রয়োজন নেই" বলে ফেরত আসতে পারে

এর মানে হলো, কোনো নিয়মই এটিকে অন্তর্ভুক্ত করেনি — যে প্রতিটি মানদণ্ডের সঙ্গে এটিকে পরিমাপ করা হয়েছে, তা এর মানের চেয়ে বেশি ছিল, তাই এটি সরাসরি অর্ডার করা যেতে পারে। এটি একটি সমাধান, কোনো ঘাটতি নয়।

এমন একটি স্তর যা প্রযোজ্য ছিল না

অনুমোদন প্যানেলটি নিয়মের উল্লেখিত প্রতিটি স্তর তালিকাভুক্ত করে, যার মধ্যে সেই স্তরগুলোও অন্তর্ভুক্ত থাকে যা প্রযোজ্য নয় — সেগুলোকে ‘বাদ দেওয়া হয়েছে’ (Kskped) হিসেবে চিহ্নিত করা হয় এবং প্রতিটি সারিতে তার কারণ উল্লেখ করা থাকে। এর সবচেয়ে সাধারণ কারণ হলো, সেই স্তরে উল্লিখিত ব্যক্তিই অনুরোধটি উত্থাপন করেন, এবং তার উত্থাপিত বিষয়টিতে অন্য কেউ স্বাক্ষর করে না।

একটি চেইন পাঠানোর সময় স্থির করা হয়।

একটি চাহিদাপত্রের জন্য প্রয়োজনীয় স্বাক্ষরগুলো একবারই নির্ধারণ করা হয়, অনুমোদনের জন্য পাঠানোর মুহূর্তে, তৎকালীন নিয়ম ও স্তর অনুযায়ী। পরবর্তীতে কোনো নিয়ম পরিবর্তন করলে—যেমন একটি স্তর যোগ করা, সীমা পরিবর্তন করা, বা কার নাম উল্লেখ করা হয়েছে তা সংশোধন করা—ইতিমধ্যে পাঠানো কোনো কিছুর ধারাবাহিকতা নতুন করে লেখা হয় না, এবং ইতিমধ্যে অনুমোদিত কোনো কিছুর ধারাবাহিকতা তো কখনোই নয়: সেই স্বাক্ষরগুলো তৎকালীন নথিপত্রের ভিত্তিতেই দেওয়া হয়েছিল, এবং সেগুলো নতুন করে লিখলে অনুমোদনের ইতিহাস অসত্য হয়ে যাবে।

সুতরাং, একটি অনুমোদিত রিকুইজিশনে আপনার প্রত্যাশিত কোনো স্তর অনুপস্থিত থাকলেও, সেটি যেমন আছে তেমনই থেকে যায়। বর্তমানে নিয়মটি যেভাবে প্রয়োগ করা হয়েছে তা দেখতে, রিকুইজিশনটির একটি কপি তৈরি করুন — এই কপিটি হলো আপনার তৈরি করা একটি নতুন খসড়া — এবং অনুমোদনের জন্য পাঠান। এর অনুমোদন প্যানেলে নিয়মটির প্রতিটি স্তর তালিকাভুক্ত থাকে।

একটি চাহিদাপত্রের অনুলিপি তৈরি করা

অনুলিপিটি খসড়া হিসেবে ফেরত আসে, জমা দেওয়া রূপে নয়, এবং এটি ইচ্ছাকৃত: অনুমোদনটি মূল অনুরোধটিরই ছিল, যে মূল্যে এবং যে তারিখে এটি স্বাক্ষরিত হয়েছিল সেই অনুযায়ী। অনুলিপিটি একটি নতুন অনুরোধ এবং এটি তার নিজস্ব যোগ্যতার ভিত্তিতে অনুমোদনের জন্য পাঠানো হয় — যা সেই একই 'অনুমোদনের জন্য পাঠান' বোতাম।

সরবরাহকারীদের দরপত্র দিতে বলা

অনুসন্ধান উত্থাপন (RFQ) রিকুইজিশনটিকে একটি সোর্সিং ইভেন্টে পরিণত করে: এর লাইনগুলো তাদের পরিমাণ এবং আনুমানিক মূল্যসহ স্থানান্তরিত হয়, কোনো প্রতিক্রিয়া খোলার আগেই মূল্যায়নের মানদণ্ড ঘোষণা করা হয়, এবং রিকুইজিশনের ক্যাটাগরির জন্য নিবন্ধিত সরবরাহকারীদের খসড়া হিসেবে সংযুক্ত করা হয়। ইভেন্টটি প্রকাশিত না হওয়া পর্যন্ত কোনো সরবরাহকারীকে কিছু পাঠানো হয় না।

সোর্সিং যা পুরস্কৃত করেছে তা অর্ডার করা হচ্ছে

সোর্সিং ইভেন্টটি মঞ্জুর হয়ে গেলে, এস্টিমেটের পরিবর্তে ফলাফলের ভিত্তিতে রিকুইজিশন অর্ডারগুলোর ওপর পিও (PO) অনুমোদন করুন। ফর্মটি খুললে ‘ফ্রম সোর্সিং’ অংশে ইভেন্টটি কী সিদ্ধান্ত নিয়েছে তা উল্লেখ থাকে এবং ‘সাপ্লায়ার’ অংশে আগে থেকেই সেই সাপ্লায়ারের নাম পূরণ করা থাকে, যাকে এটি মঞ্জুর করা হয়েছে।

• ক্রয় আদেশটি অনুমোদিত মূল্য এবং পরিমাণে করা হয়েছে, চাহিদাপত্রের আনুমানিক মূল্য ও পরিমাণে নয়।
• ইভেন্টটি এখনো পুরস্কৃত না হওয়া পর্যন্ত, 'অনুমোদন → পিও' প্রত্যাখ্যান করা হয় এবং বার্তাটিতে ইভেন্টটির নাম উল্লেখ করা থাকে। প্রথমে এটি পুরস্কৃত করুন।
• বিভিন্ন সরবরাহকারীকে বরাদ্দকৃত পণ্যসারির জন্য প্রতি সরবরাহকারীর ক্ষেত্রে একটি করে ক্রয়াদেশ দিতে হয়।
• যেসব পণ্যের জন্য বিজয়ী সরবরাহকারী দরপত্র দেয়নি, এবং যেসব পণ্য সোর্সিং-এর জন্য পাঠানো হয়নি, সেগুলো 'সাপ্লায়ার' (Supplier) অংশে আপনার বেছে নেওয়া সরবরাহকারীর কাছে চলে যায়।

নিয়োগের অনুরোধও একইভাবে কাজ করে।

এইচআরএমএস → রিক্রুটিং ও অনবোর্ডিং → হায়ারিং রিকুইজিশন হলো একটি পদের জন্য অনুরোধ। অনুমোদনের জন্য পাঠালে এটি তার বার্ষিক খরচ অনুযায়ী বিন্যস্ত হয়, এবং অনুরোধটির সাথেও একই অনুমোদন প্যানেল থাকে: ক্রমানুসারে প্রতিটি স্তর, এটি এখন কার কাছে আছে, কে এবং কখন স্বাক্ষর করেছেন।

• যিনি অনুরোধটি উত্থাপন করেছেন, তিনি এর প্যানেলটি দেখতে পান, এবং এর নিয়োগ ব্যবস্থাপক ও যাদের স্বাক্ষর করতে বলা হয়েছে, তারাও দেখতে পান। নিজের অনুরোধ অনুসরণ করার জন্য কারোরই নিয়োগ অনুমোদন স্ক্রিনের প্রয়োজন হয় না।
• ট্রেইল দেখলেই তা সিদ্ধান্ত নেওয়ার অধিকার জন্মায় না। অনুমোদন এবং প্রত্যাখ্যান এখনও নিয়োগ অনুমোদনের মাধ্যমেই করা হয়, এবং শুধুমাত্র অনুমোদনকারীই পদের নামগুলো অনুমোদন করেন।
• প্রতিটি স্তরের অনুমোদনকারী হলেন কর্মচারীর এইচআরএমএস-এ থাকা নাম, যেমনটা কোনো চাহিদাপত্রের ক্ষেত্রে হয়ে থাকে। যার এখনও সাইন-ইন করা হয়নি, তিনি সেই স্তরটি ধরে রাখেন যতক্ষণ না তার কর্মচারী রেকর্ডে কোনো ব্যবহারকারীকে লিঙ্ক করা হয়; একজন প্রশাসক ছাড়া আর কেউ তার হয়ে এই সিদ্ধান্ত নেয় না।
• যিনি তালিকার প্রতিটি নিয়োগের আবেদনপত্র খুলতে পারেন, তিনিও কেবল নিজের জন্য প্রযোজ্য আবেদনপত্রগুলোর স্বাক্ষরই দেখতে পান। যারা নিয়োগ অনুমোদনের তত্ত্বাবধান করেন এবং প্রশাসকরা, তাঁরা সবগুলোই দেখতে পান।
• যে স্তরে অনুরোধকারীর নাম উল্লেখ থাকে, সেটিকে 'বাদ দেওয়া হয়েছে' হিসেবে দেখানো হয় এবং এমন একটি স্বাক্ষরের জন্য অপেক্ষা না করে অনুরোধটি পরবর্তী স্তরে চলে যায়, যা কেউ দিতে পারে না।

নিয়োগের অনুরোধে এবং HRMS → People → Positions-এর অধীনে থাকা কোনো পদের গ্রেড, HRMS → Compensation-এর অধীনে থাকা বেতন গ্রেডগুলো থেকে বেছে নেওয়া হয়, যার প্রতিটি "কোড — নাম" হিসেবে দেখানো হয়। Positions তালিকায় প্রতিটি পদের গ্রেড দেখানো হয়।