বিল পরিচালনা: পূর্বরূপ দেখা, অনুমোদন করা, পোস্ট করা, এবং বাতিল ও পুনঃবিল করা।
একটি বিলিং চক্র চারটি ধাপে সম্পন্ন হয় — বিল প্রিভিউ করা, বিলগুলো পর্যালোচনা করা, অনুমোদন করা (অন্য কারো দ্বারা), এবং প্রাপ্য হিসাবে পোস্ট করা — এবং একটি বিলের ক্ষেত্রে করণীয়: গ্রহণ করা, পরবর্তী চালান থেকে বাদ রাখা, রিলিজ করা, পোস্ট করা, বাতিল করা এবং পুনরায় বিল করা।
সাইকেল চালানো
- CRM খুলুন › ইউটিলিটিস › ইউটিলিটি বিলিং › বিল রানস এবং নিউ চাপুন। বিলিং সাইকেল, সার্ভিস ফ্রম ও সার্ভিস টু, বিলের তারিখ এবং ডিউ ডেট (ফাঁকা থাকলে: বিলের তারিখের পরের সাইকেলের নির্ধারিত দিনগুলো) বেছে নিন। সেভ করুন।
- চলমান অবস্থায় প্রিভিউ চাপুন। চক্রের প্রতিটি অ্যাকাউন্ট রেট করা হয় এবং এর বিল খসড়া হিসেবে লেখা হয়। প্রক্রিয়াটি অনুমোদিত না হওয়া পর্যন্ত প্রিভিউ আবার চাপা যাবে।
- বিলগুলো পর্যালোচনা করুন। এই রানের বিলগুলোতে ইউটিলিটি বিল বিভাগটি খুলবে। অস্বাভাবিক কিছু থাকলে তা ব্যতিক্রম: যেমন একটি আনুমানিক রিড, একটি ওপেন রিড এক্সেপশন, অ্যাকাউন্টের স্বাভাবিক বিলের চেয়ে অনেক বেশি বিল, অথবা বিল করার মতো কিছু না থাকা।
- প্রতিটি ব্যতিক্রমের জন্য: গ্রহণ করুন (কেন এটি সঠিক তা বলুন) অথবা তালিকা থেকে বাদ দিন। তালিকা প্রকাশের পর বাদ দেওয়া বিলটি পেছনে থেকে যায়; রিলিজ করলে তা আবার তালিকায় যুক্ত হয়।
- যিনি প্রদর্শনীটি পূর্বালোচনা করেছিলেন, তিনি ছাড়া অন্য কেউ 'অনুমোদন' চাপেন। এটি প্রত্যাখ্যাত হয়, যতক্ষণ পর্যন্ত যেকোনো বিল একটি ব্যতিক্রম হিসেবে থাকে।
- প্রাপ্য হিসাবে পোস্ট করুন। প্রতিটি অনুমোদিত বিল তার জার্নাল সহ একটি পোস্টকৃত প্রাপ্য চালানে পরিণত হয়।
যিনি একটি রান প্রিভিউ করেছেন, তিনি সেটি অনুমোদন করতে পারবেন না: “আপনি <রান> প্রিভিউ করেছেন, তাই অন্য কেউ এটি অনুমোদন করবে।” যে কোম্পানিতে একজন মাত্র বিলার আছেন, তারা Platform › Runtime Settings › Utilities › “Let the person who prepared a bill run approve it” -এর মাধ্যমে এটি অনুমোদন করতে পারে।
পোস্টিং কী করে
- প্রতিটি বিল একটি AR ইনভয়েসে পরিণত হয় — প্রাপ্যকে ডেবিট, ইউটিলিটি রাজস্বকে (প্ল্যানের অ্যাকাউন্ট) ক্রেডিট এবং আউটপুট ট্যাক্সকে ক্রেডিট করা হয় — ফলে এজিং, স্টেটমেন্ট, রসিদ এবং লেজার এটিকে যেকোনো ইনভয়েসের মতোই দেখে। ইউটিলিটি বিলস AR ইনভয়েস এবং এর স্ট্যাটাস দেখায়।
- ইনভয়েস নম্বর কোম্পানির নিজস্ব: ZATCA-এর অধীনে ইনভয়েসটি ZATCA ইনভয়েস হিসাবে ইস্যু করা হয় এবং ভারতে এটি তার জিএসটি সিরিজ নম্বর পায়, ঠিক যেমন অ্যাকাউন্টিং-এ তৈরি একটি ইনভয়েস পায়।
- রিডগুলোকে বিল করা হয়েছে বলে চিহ্নিত করা হয়। অ্যাকাউন্টে থাকা একটি ক্রেডিট প্রয়োগ করা হয়। চূড়ান্ত বিলে জমাকৃত অর্থ কেটে নেওয়া হয়।
- অটোপে অ্যাকাউন্টের বিল নির্ধারিত তারিখে কার্ড থেকে কেটে নেওয়া হয়। পেপারলেস গ্রাহককে বিলটি ইমেইলের মাধ্যমে পাঠানো হয়।
- রানটি এমন একটি পিরিয়ডে বন্ধ করা হয় যা ফিসকাল ক্যালেন্ডারে খোলা থাকে; একটি বন্ধ পিরিয়ড অন্য যেকোনো পোস্টিংয়ের মতোই এটিকে প্রত্যাখ্যান করে।
একটি বিল সংশোধন করা
- একটি খসড়া বিল: ক্যানসেল একটি কারণসহ তা প্রত্যাহার করে নিয়েছে।
- একটি পোস্ট করা বিল: বাতিল করে পুনরায় বিল করার মাধ্যমে, এখনও বকেয়া থাকা ইনভয়েসের বিপরীতে একটি প্রাপ্য ক্রেডিট নোট তৈরি হয়, এর রিডগুলোকে পুনরায় বিল করার জন্য মুক্ত করা হয় এবং একই সময়কাল থেকে একটি নতুন বিলের খসড়া তৈরি করা হয়। নতুন বিলটি সঠিক হয়ে গেলে তা পোস্ট করুন (এর নিজস্ব সারিতে পোস্ট করুন)।
- আংশিকভাবে পরিশোধ করা বিল বাতিল এবং পুনঃবিল করার অনুরোধ প্রত্যাখ্যান করা হলে: প্রথমে পরিশোধটি বাতিল করুন (দেখুন কাউন্টার: ক্যাশিয়ারিং এবং সুপারভাইজারের অনুমোদন), অথবা পরবর্তী বিলটি সংশোধন করুন।
- যে সম্পূর্ণ রানটি পোস্ট করা হয়নি, তা 'Cancele on the run' ব্যবহার করে বাতিল করা যেতে পারে; এর খসড়া বিলগুলো বাতিল হয়ে যায়।
প্রতিটি বিলের একটি পিডিএফ থাকে: অ্যাকাউন্ট ৩৬০-এ সেগুলো তালিকাভুক্ত থাকে এবং গ্রাহক পোর্টালেও একই পিডিএফ দেখতে পান।