কাউন্টার: ক্যাশিয়ারিং এবং সুপারভাইজারের অনুমোদন

ক্যাশিয়ারিং: ফ্লোট সহ একটি ড্রয়ারের জন্য সেশন শুরু করা, অ্যাকাউন্ট খুঁজে বের করা, নগদ, চেক, কার্ড বা মানি অর্ডার গ্রহণ করা, ডিপোজিট নেওয়া, ভয়েডের জন্য অনুরোধ করা এবং গণনার মাধ্যমে বন্ধ করা। নগদ অনুমোদন: একজন সুপারভাইজার ভয়েড এবং ক্লোজ অনুমোদন করেন — তারা নিজেরা কখনো করেন না।

কাউন্টারে একটি দিন

1. CRM খুলুন › ইউটিলিটিস › ইউটিলিটি ক্যাশিয়ারিং ও পেমেন্টস › ক্যাশিয়ারিং।
2. ক্যাশ সেশন খোলার জন্য, ড্রয়ারটি বেছে নিন এবং ফ্লোটটি প্রবেশ করান, তারপর ওপেন সেশন চাপুন। অন্য কেউ ড্রয়ার ব্যবহার করলে তা জানিয়ে দেয়।
3. অ্যাকাউন্ট নম্বর, নাম, টেলিফোন বা ঠিকানা দিয়ে অ্যাকাউন্টটি খুঁজুন এবং 'খুঁজুন' চাপুন। অ্যাকাউন্টটিতে দেখানো হয় এর কত দেনা আছে, কত টাকা বকেয়া রয়েছে এবং একটি লাইফ সাপোর্ট ফ্ল্যাগ।
4. টাকার পরিমাণ এবং অর্থ প্রদানের মাধ্যম — নগদ, চেক (চেক নম্বর সহ), কার্ড (শুধুমাত্র কার্ডের শেষ চারটি সংখ্যা) বা মানি অর্ডার — প্রবেশ করান এবং 'পেমেন্ট নিন' (Take payment) বোতামে চাপ দিন। এই অর্থ অ্যাকাউন্টের বকেয়া বিলগুলোর উপর ভাগ করে দেওয়া হয়, পুরোনো বিলগুলো আগে পরিশোধ করতে হবে; এর অতিরিক্ত অর্থ অ্যাকাউন্টে ক্রেডিট হিসাবে জমা হয়।
5. আমানত হিসাবে গ্রহণ করলে অর্থটি অ্যাকাউন্টে জমা হিসাবে রাখা হয়, এর বিল পরিশোধ হিসাবে নয়।
6. কোনো পেমেন্ট বাতিল করতে, সেটির উপর 'ভয়েড করার জন্য অনুরোধ' (Ask for void) চাপুন এবং কারণ বলুন। একজন সুপারভাইজার এটি অনুমোদন করবেন।
7. দিনের শেষে, গণনা করা নগদ এবং গণনা করা চেক লিখুন এবং সেশনটি বন্ধ করুন। সেশনটি প্রত্যাশিত নগদ এবং উদ্বৃত্ত বা ঘাটতি দেখায়; একজন সুপারভাইজার ক্লোজটি অনুমোদন করেন।

নগদ অনুমোদন (তত্ত্বাবধায়ক)

• ক্যাশ অ্যাপ্রুভালস ক্যাশিয়ারদের অনুরোধ করা বাতিলকৃত অর্থ এবং অপেক্ষারত ড্রয়ার বন্ধের তালিকা দেখায়: পেমেন্ট, সেশন, পরিমাণ, কারণ, কে অনুরোধ করেছে, ক্যাশিয়ার, এবং একটি ক্লোজের জন্য প্রত্যাশিত, গণনাকৃত ও অতিরিক্ত/ঘাটতি।
• অনুমোদন বাতিল করলে পেমেন্টের রসিদগুলো বিপরীত হয়ে যায়: প্রতিটি রসিদ নিজস্ব জার্নালসহ একটি নেতিবাচক রসিদ দ্বারা বাতিল হয়ে যায়, ইনভয়েসের পরিশোধিত পরিমাণ আবার কমে যায়, এবং পেমেন্টের সারিতে উভয়ই থেকে যায়। কিছুই মুছে ফেলা হয় না।
• বাতিল করতে অস্বীকার করলে অর্থপ্রদানটি অপরিবর্তিত থাকে।
• অনুমোদন বন্ধ করলে ব্যাংক জমা স্লিপটি রেকর্ড হয় এবং সেশনটি বন্ধ হয়ে যায়।
• একজন সুপারভাইজার তার নিজের অনুরোধে কোনো সেশন বাতিল, তার নেওয়া কোনো অর্থপ্রদান, বা তার নিজের সেশন সমাপ্ত করা অনুমোদন করতে পারেন না। এর জন্য অন্য একজন সুপারভাইজারকে অবশ্যই অনুমোদন দিতে হবে।

ক্যাশ সেশনস প্রতিটি সেশনের ফ্লোট, টেকিংস, কাউন্ট, ওভার বা শর্ট এবং কে ক্লোজ অনুমোদন করেছে তার তথ্য সংরক্ষণ করে। ক্যাশ ড্রয়ারস ড্রয়ারদের তালিকা (কোড, নাম, স্থান) দেখায়।