কর্মচারীর নাম এবং সদৃশ কর্মচারী
আপনি টাইপ করার সাথে সাথে নামগুলো সংক্ষিপ্ত ও যাচাই করে সংরক্ষণ করা হয়; কোনো ইমেল বা অন্য কোনো কর্মচারী ইতিমধ্যে ব্যবহার করেছেন এমন নাম সম্ভাব্য সদৃশ হিসেবে আটকে রাখা হয়।
- কর্মীকে যে স্ক্রিন থেকেই তৈরি করা হোক না কেন (ফর্ম, অফার থেকে নিয়োগ, বা ইম্পোর্ট), নামের প্রথম এবং শেষ অংশের শেষে কোনো স্পেস না দিয়ে এবং শব্দগুলোর মধ্যে একটি স্পেস রেখে তা সেভ করা হয়।
- একটি নামে যেকোনো বর্ণমালার অক্ষর (আরবি এবং স্বরচিহ্নিত অক্ষর সহ), স্পেস, হাইফেন, অ্যাপস্ট্রফি এবং ফুল স্টপ থাকতে পারে। এর বাইরে অন্য কিছু থাকলে, টাইপ করার সময় বক্সের নিচে তা চিহ্নিত করা হয় এবং সেভ করার সময় তা বাতিল হয়ে যায়।
- এমন কোনো কর্মীকে সংরক্ষণ করার ক্ষেত্রে, যার কাজের ইমেল ইতিমধ্যেই অন্য কোনো বর্তমান কর্মীর, অথবা যার নাম অন্য কোনো বর্তমান কর্মীর নামের সাথে মিলে যায়, সেই মিলটি এবং তার কারণ (একই ইমেল, একই নাম) উল্লেখ করে প্রক্রিয়াটি থামিয়ে দেওয়া হয়।
- এর পরিবর্তে বিদ্যমান রেকর্ডটি খুলুন, অথবা ‘তবুও তৈরি করুন’ (Create anyway) বিকল্পটি বেছে নিন এবং বলুন কেন তারা ভিন্ন ব্যক্তি। কারণটি উভয় রেকর্ডের ইতিহাসে সংরক্ষিত থাকে।
- এইচআরএমএস, ওয়ার্কফোর্স-এর ‘সম্ভাব্য ডুপ্লিকেট কর্মচারী’ বিভাগে এমন কর্মচারীদের তালিকা থাকে যাদের ইমেল বা নাম অন্য কারো সাথে মিলে যায়, যাতে পূর্বের ডুপ্লিকেটগুলো পর্যালোচনা করা যায়।