Von einer Kapitalanschaffung bis zum Anlagenregister

Bei der Annahme von Investitionsgütern wird das Anlagevermögen erfasst; die Finanzabteilung prüft diese unter Buchhaltung → Anlagen → Zu aktivierende Anlagen und aktiviert jede einzelne Anlage oder stuft sie als nicht anlagefähig ein.

Eine Maschine, ein Laptop oder ein Fahrzeug wird wie jede andere Ware beschafft – Anforderung, Bestellung, Wareneingang –, gehört aber nicht ins Lager. Sie wird im Anlagenverzeichnis erfasst und abgeschrieben. TRANXACT übernimmt diesen Prozess: Beim Wareneingang wird das Anlagevermögen erfasst, und die Finanzabteilung entscheidet, wann die einzelnen Güter ins Verzeichnis aufgenommen werden.

Was macht einen Kauf zu einem Kapitalkauf?

• Der Artikel ist als aktivierungsfähig gekennzeichnet. Öffnen Sie den Artikel, gehen Sie zu „Kostenrechnung“ und aktivieren Sie „Aktivierungsfähig“. Wählen Sie die Anlageklasse aus – die Klasse bestimmt die Anlagenkonten und die Abschreibungsdauer – und legen Sie fest, ob pro erhaltener Einheit ein Anlagegut erfasst werden soll (standardmäßig aktiviert).
• Oder es wurde über eine Bedarfsanforderung in einer Ausgabenkategorie mit der Bezeichnung „Investitionsausgaben“ bestellt, unabhängig vom Artikel. Investitionsgüter werden von Anfang an so gekennzeichnet.

Welche Ausgabenkategorien sind Kapitalausgaben?

Welche Ausgabenkategorien als Investitionsgüter gelten, entscheidet Ihr Unternehmen. Unter Plattform → Konfigurationslisten → Ausgabenkategorien öffnen Sie eine Kategorie und aktivieren die Option „Investitionskäufe“. Waren, die unter dieser Kategorie eingehen, werden unter Buchhaltung → Anlagen → Zu aktivierende Anlagen als vorläufiges Anlagevermögen erfasst. Die Liste kennzeichnet diese Kategorien als „Investitionsgüter“. Entfernen Sie das Häkchen, und die unter dieser Kategorie gekauften Waren werden wie gewohnt eingelagert. Solange Sie keine Änderungen vornehmen, gilt nur die integrierte Kategorie „Investitionsgüter“ als Investitionsgut.

Was eine Warenquittung bewirkt

Beim Wareneingang wird für jede erhaltene Einheit – oder, falls die Einheiten seriennummeriert sind, für jede Seriennummer – ein Anlagegut erfasst. Dieses Anlagegut umfasst die Kosten, den Lieferanten, die Bestellung und den zugehörigen Wareneingang. Sobald die Option „Ein Anlagegut pro erhaltener Einheit“ aktiviert ist, entspricht eine Wareneingangszeile einem Anlagegut für die gesamte Menge; seriennummerierte Einheiten bilden stets jeweils ein Anlagegut.

Die Belegzeile zeigt die erfassten Vermögenswerte an, und unter Buchhaltung → Vermögenswerte → Anlagevermögen gibt es jetzt Spalten für Wareneingang und Bestellung, sodass ein Vermögenswert immer bis zu seiner Anschaffung zurückverfolgt werden kann.

Zu aktivierende Vermögenswerte

Unter „Buchhaltung → Anlagen → Zu aktivierende Anlagen“ werden alle eingegangenen und noch zu erfassenden Vermögenswerte aufgelistet: Art, Seriennummer, Kosten, Anlageklasse, Wareneingang und Bestellung, Lieferant, Eingangsdatum und Lagerort. Ein Entwurf, der noch nicht aktiviert werden kann – in der Regel mangels Anlageklasse – wird unter „Warten auf“ gekennzeichnet. Dort wird angegeben, was fehlt.

1. Wählen Sie in der Zeile des Vermögenswerts die Option „Aktivieren“.
2. Anlagenklasse: erforderlich, wenn dem Artikel keine zugeordnet ist; die Auswahl einer solchen Klasse hier überschreibt die des Artikels.
3. Im Einsatz ab: dem Datum des Abschreibungsbeginns. Leer gelassen, heute.
4. Nutzungsdauer (Monate): bei leerer Angabe die Nutzungsdauer des Artikels oder der Klasse.
5. Speichern. Das Gerät wird aus dem Lagerbestand genommen, seine Kosten werden vom Lagerbestand auf das Anlagevermögenskonto der Klasse übertragen, und die Abschreibung beginnt ab dem Datum der Inbetriebnahme.

Sollte der Artikel nicht aktiviert werden – beispielsweise weil er unterhalb der Aktivierungsschwelle liegt, im Gebrauch verbraucht wurde oder auf der falschen Anforderung gekauft wurde –, wählen Sie „Kein Vermögenswert“ und begründen Sie dies. Der Wechsel wird storniert und die Ware verbleibt im Lager.

Rücksendungen und Belege von vor

• Die Rücksendung von Waren an den Lieferanten, bevor diese aktiviert werden, führt zur Stornierung ihrer vorläufigen Vermögenswerte.
• Waren, die vor dieser Änderung eingegangen sind, wurden nicht automatisch erfasst. Tragen Sie sie manuell in das Anlagenverzeichnis ein.