Rechnungsabwicklung: Vorschau, Genehmigung, Veröffentlichung, Stornierung und erneute Rechnungsstellung

Ein Abrechnungszyklus, der in vier Schritten abgerechnet wird – Vorschau, Überprüfung der Rechnungen, Genehmigung (durch eine andere Person), Buchung auf das Forderungskonto – und was mit einer Rechnung zu tun ist: Akzeptieren, Nicht weiter verarbeiten, Freigeben, Buchen, Stornieren und erneut abrechnen.

Radfahren

1. Öffnen Sie CRM › Utilities › Utility Billing › Bill Runs und klicken Sie auf Neu. Wählen Sie den Abrechnungszeitraum, den Absender und Empfänger, das Rechnungsdatum und das Fälligkeitsdatum (leer: die Fälligkeit in Tagen nach dem Rechnungsdatum). Speichern.
2. Vorschau während des Abrechnungszeitraums. Jedes Konto im Abrechnungszyklus wird bewertet und die zugehörige Rechnung als Entwurf erstellt. Die Vorschau kann so lange wiederholt werden, bis die Rechnung freigegeben ist.
3. Prüfen Sie die Rechnungen. Utility Bills öffnet sich mit den Rechnungen dieses Durchlaufs. Alles Ungewöhnliche ist eine Ausnahme: ein geschätzter Zählerstand, eine Ausnahme bei offenem Zählerstand, eine Rechnung, die weit über dem üblichen Betrag des Kontos liegt, oder kein Rechnungsbetrag.
4. Für jede Ausnahme: Akzeptieren (mit Begründung) oder vom Lauf ausschließen. Ein gesperrter Rechnungsbetrag bleibt beim Buchen des Laufs zurückgestellt; freigeben wird er wieder hinzugefügt.
5. Jemand anderes als die Person, die den Ablauf geprüft hat, drückt auf „Genehmigen“. Er wird abgelehnt, solange jede Rechnung noch eine Ausnahme darstellt.
6. Klicken Sie auf „Buchen“, um die Forderung zu erfassen. Jede genehmigte Rechnung wird zu einer gebuchten Debitorenrechnung mit dem entsprechenden Journal.

Welche Art von Beitrag

• Jede Rechnung wird zu einer Debitorenrechnung – die Forderung wird belastet, die Einnahmen des Versorgungsunternehmens (das Konto des Anbieters) gutgeschrieben und die Umsatzsteuer gutgeschrieben. Dadurch wird sie in der Debitorenliste, den Kontoauszügen, den Belegen und im Hauptbuch wie jede andere Rechnung behandelt. Die Anwendung „Versorgungsrechnungen“ zeigt die Debitorenrechnung und ihren Status an.
• Die Rechnungsnummerierung erfolgt durch das Unternehmen selbst: Nach ZATCA wird die Rechnung als ZATCA-Rechnung ausgestellt und erhält in Indien ihre GST-Seriennummer, genau wie eine in der Buchhaltung erstellte Rechnung.
• Die abgerechneten Leistungen werden als bezahlt markiert. Ein Guthaben auf dem Konto wird angerechnet. Die Anzahlung wird in der Schlussrechnung abgezogen.
• Bei einem Konto mit automatischer Zahlung wird die Rechnung am Fälligkeitstag von der zugehörigen Karte abgebucht. Kunden, die auf Papier verzichten, erhalten die Rechnung per E-Mail.
• Der Lauf wird in einem im Geschäftsjahr noch offenen Zeitraum abgeschlossen; ein abgeschlossener Zeitraum lehnt ihn wie jede andere Buchung ab.

Korrektur einer Rechnung

• Ein Gesetzesentwurf: Cancel zieht ihn mit Begründung zurück.
• Eine gebuchte Rechnung: Durch Stornierung und Neuberechnung wird eine Gutschrift für den noch offenen Posten erstellt, die entsprechenden Positionen werden für eine erneute Abrechnung freigegeben und eine neue Rechnung für denselben Zeitraum erstellt. Buchen Sie die neue Rechnung (in der entsprechenden Zeile buchen), sobald sie korrekt ist.
• Eine Stornierung und Neuberechnung einer teilweise bezahlten Rechnung ist nicht möglich: Entweder wird die Zahlung zuerst storniert (siehe Kasse: Genehmigungen durch Kassierer und Vorgesetzte) oder die nächste Rechnung korrigiert.
• Ein ganzer Lauf, der noch nicht gebucht wurde, kann mit „Lauf stornieren“ abgebrochen werden; die Entwürfe der Rechnungen werden verworfen.