Auswahl der Person, die eine Bestellung oder Anforderung genehmigt
Eine Genehmigungsregel bzw. jede ihrer Ebenen benennt den Genehmiger auf eine bestimmte Weise: eine Person, einen Mitarbeiter, eine Position, eine Rolle, den Kostenstellenleiter oder die Berichtslinie. Es wird lediglich das Feld für diese Auswahl benötigt, und jede Bedingung ist optional.
Die Genehmigungsregeln für Bestellungen (Lieferkette → Anfragen & Aufträge → Genehmigungsregeln für Bestellungen), die Genehmigungsregeln für Anfragen (Lieferkette → Beschaffungssteuerung → Genehmigungsregeln für Anfragen) und die jeweiligen Genehmigungsstufen legen alle auf dieselbe Weise fest, wer die Genehmigung erteilt. Wählen Sie unter „Wer genehmigt?“ – „Wer unterschreibt?“ – eine Antwort in einer Anfrageregel aus. Das Formular fragt dann nur das Feld ab, das für diese Antwort erforderlich ist.
Die sechs Möglichkeiten, einen Genehmiger zu benennen
| Wer stimmt zu? | Was muss noch ausgefüllt werden? | Wer entscheidet |
|---|---|---|
| Eine namentlich genannte Person (deren Anmeldedaten) – kein HRMS erforderlich | Person | Diese Person kann ausgewählt werden. Jeder, der sich in diesem Unternehmen anmeldet, kann dies über „Meine Genehmigungen“ in den jeweiligen Modulen festlegen. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie Mitarbeiterdaten nicht in Ihrem HRMS verwalten. |
| Ein Mitarbeiter (HRMS) | Mitarbeiter | Dieser Mitarbeiter, der sich noch nicht angemeldet hat, ist trotzdem der Genehmiger, und das Dokument wartet auf ihn. |
| Wer auch immer eine Position innehat (HRMS) | Position | Die Person, die diese Position im HRMS innehat, wenn das Dokument versendet wird. Wenn jemand anderes die Position übernimmt, werden neue Dokumente an diese Person weitergeleitet, ohne dass sich die Regel ändert. |
| Jede Person, die eine Rolle innehat | Rolle | Eine der Personen, die diese Position innehaben. |
| Der Leiter des Kostenstellenbereichs | Nichts | Der Verantwortliche des Kostenstellenbereichs, dem das Dokument zugeordnet ist: sein Vorgesetzter im HRMS oder, falls kein Vorgesetzter hinterlegt ist, die verantwortliche Person der Kostenstelle. |
| Die Meldelinie der Person, die den Vorfall gemeldet hat (HRMS) | Wie viele Hierarchieebenen nach oben; optional ein Mitarbeiter und eine alternative Rolle. | Der Manager des Spendensammlers, dann dessen Manager, und so weiter, bis zu einer bestimmten Anzahl von Ebenen (bis zu 5). |
Ein Feld, das zu einer anderen Auswahl gehört, wird nicht angezeigt und ist auch nicht erforderlich. Wenn das für Ihre Auswahl benötigte Feld leer bleibt, wird das Speichern verweigert und an dieser Stelle eine Fehlermeldung angezeigt.
Der Leiter des Kostenstellenbereichs
Öffnen Sie die Kostenstelle unter Rechnungswesen → Controlling → Kostenstellen. Wenn Ihr Unternehmen ein HRMS-System verwendet, ist der dort hinterlegte Manager der Genehmiger. Andernfalls tragen Sie die verantwortliche Person ein – also jede Person, die sich im Unternehmen anmeldet. Diese Person genehmigt dann, wenn eine Regel „der Manager der Kostenstelle“ vorsieht und kein HRMS-Manager hinterlegt ist.
Die Bedingungen sind optional
Alles oberhalb von „Wer stimmt der Regel zu?“ schränkt lediglich die Liste der von ihr erfassten Dokumente ein, und dieses Feld kann auch leer gelassen werden:
- Nur für Kostenstellen – Dokumente, die dieser Kostenstelle in Rechnung gestellt werden, entweder im Kopfbereich oder in einer beliebigen Zeile.
- Ein Betrag – Dokumente in Höhe oder über diesem Wert, bewertet in der Währung des Unternehmens.
- Lieferant, Organisationseinheit und bei einer Anforderung die Art, Kategorie, Abteilung oder das Lager.
Eine Regel ohne jegliche Bedingungen gilt für jedes Dokument dieser Art.
Wer und warum
- Die Regellisten enthalten eine Spalte „Genehmiger“, in der in einem Satz angegeben wird, wer dafür zuständig ist, je nachdem, wie die Regel ihn benennt, und daneben eine Spalte „Kostenstelle“.
- Im Genehmigungsfeld des Dokuments und in den Genehmigungslisten ist vermerkt, wer welche Unterschrift geleistet hat und welche Regel diese erforderte.
- Unter „Meine Genehmigungen“ wird jedem angezeigt, was ihn erwartet; siehe „Meine Genehmigungen“.
Genehmigungsstufen, in der Reihenfolge ihrer Unterzeichnung
Unter „Lieferkette → Beschaffungssteuerung → Genehmigungsebenen“ werden die Ebenen nach Art (Anforderung oder Bestellung), dann nach Priorität der Regel, dann nach Regelcode und schließlich nach Ebene aufgelistet. Treffen zwei Regeln zu, werden die Ebenen der ersten Regel zuerst aufgeführt – beispielsweise Abteilungsleiter, Personalabteilung, dann Rektor und Kanzler – anstatt die erste Ebene aller Regeln zusammen. Die Regelreihenfolge zeigt die Priorität der Regel an, und die Unterzeichner zeigen wiederum, an welcher Stelle der gesamten Kette sich diese Ebene befindet. Nur die Reihenfolge der Liste hat sich geändert: Wer unterschreibt und in welcher Reihenfolge, entspricht genau den Vorgaben der Regeln.
Regeln, die vor dieser Änderung erstellt wurden, funktionieren weiterhin wie bisher. Öffnet man eine solche Regel, werden im Formular nur die Felder angezeigt, die für die jeweilige Auswahl benötigt werden.