US-Lohnabrechnung: staatliche und lokale Steuern

Alles unterhalb der Bundessteuerlinie auf einem US-Gehaltszettel: die Steuern für Arbeit und Wohnsitzstaat, Gegenseitigkeits- und Wohnsitzanrechnung, staatliche Behinderten- und bezahlte Urlaubsprogramme sowie Stadt-, Kreis-, Schulbezirks- und Nahverkehrssteuern – jeweils eine Zeile auf dem Gehaltszettel, eine eigene Jahressumme und ein Feld auf dem W-2-Formular.

Die Bundessteuer und die Sozialversicherungsbeiträge (FICA) sind für alle gleich. Die weiteren Abzüge hängen vom Arbeitsort, Wohnort und der jeweiligen Stadt, dem Landkreis und dem Schulbezirk ab. TRANXACT berechnet dies in der gleichen Reihenfolge wie eine Lohnbuchhaltung, und jeder Betrag auf dem Gehaltszettel wird mit einer Erläuterung versehen.

Die für 2026 versandten Tabellen umfassen alle fünfzig Bundesstaaten und Washington, D.C., und jede Zeile gibt das entsprechende Quellenjahr in der jeweiligen Quelle an. Falls ein Bundesstaat keine Zahlen für 2026 veröffentlicht hat, werden die Daten von 2025 verwendet. Sätze, Gehaltsstufen und Bemessungsgrundlagen ändern sich jährlich – überprüfen Sie diese daher vor der Lohnabrechnung anhand der jeweiligen Arbeitgeberrichtlinien des Bundesstaates oder der Stadt.

Wo jemand arbeitet und wohnt

Zum Mitarbeiter (HRMS → Personen → Mitarbeiter):

Wohnsitzstaat – leer gelassen bedeutet dasselbe wie Arbeitsstaat. Ein anderer Staat führt zur Gegenseitigkeit bzw. zur Anrechnung der Aufenthaltsstaatszugehörigkeit.
Arbeitsort – die Stadt, der PSD oder der Bezirk, in dem sie arbeiten, um die lokale Steuer zu erheben.
Heimatort – wo sie wohnen. Bei der Zuordnung lokaler Steuern werden oft mehrere Orte (eine Stadt und ein Schulbezirk) berücksichtigt.

Die Mitarbeiterakte enthält Registerkarten für Lohnsteuer und lokale Steuern, auf denen die Zertifikate und die jeweiligen Wohnorte der Mitarbeiter übersichtlich dargestellt sind.

Staatliche Zertifikate

Eine staatliche Lohnsteuerbescheinigung ist eine Zeile im Personalmanagementsystem (HRMS) unter „Gehaltseinstellungen“ → „Lohnsteuer (W-4)“, in der der jeweilige Bundesstaat als Zuständigkeit neben dem bundesstaatlichen W-4-Formular angegeben ist. Sie enthält Angaben zu staatlichen Zulagen, zusätzlichen/geschätzten Abzugszulagen, Angehörigen (Bundesstaat), dem gewählten Steuersatz (Arizona A-4), zusätzlichen Lohnsteuerabzügen für einen bestimmten Zeitraum, Freibeträgen für bestimmte Ansprüche und der Option, die Lohnsteuer trotz Gegenseitigkeit im Arbeitsstaat einzubehalten. Personen ohne staatliche Lohnsteuerbescheinigung werden gemäß ihrer bundesstaatlichen Steuererklärung besteuert.

Wie ein Staat zurückhält

HRMS → Steuern & Einreichung → Staatliche Gebühren gibt an, welche Methode pro Bundesstaat und Jahr angewendet wird:

Verfahren	Was es bedeutet
keiner	Keine staatliche Einkommensteuer auf Löhne.
Wohnung	Ein einheitlicher Steuersatz auf die steuerpflichtigen Löhne (Pauschalsatz).
Absolvent	Eine Skala von Steuerklassen, die nach Familienstand in den jeweiligen Bundesstaaten eingeteilt werden. Bundesstaaten ohne eigene Tabelle für Verheiratete stufen Verheiratete in ihrer eigenen Tabelle für Ledige ein.
ca_de44	Die kalifornische DE 44 Methode B im Detail: die Steuerbefreiung für Geringverdiener, die geschätzten Abzugsbeträge, der Standardabzug, die Steuertabelle und die Steuergutschrift.

In derselben Zeile sind der Abzug pro Freibetrag und pro Angehörigem, eine Gutschrift pro Freibetrag (Kalifornien, Delaware, Oregon), die Standardabzüge und die Freibeträge für Geringverdiener, die Frage, ob Bundessteuern abzugsfähig sind und bis zu welcher Obergrenze, ob der Staat die von einem Arbeitsort einbehaltene Steuer anrechnet und ob er Nichtansässige überhaupt besteuert, aufgeführt.

Gegenseitigkeit und der Kredit des Ansässigen

Gegenseitigkeit. Besteht zwischen dem Arbeitsort und dem Heimatstaat des Arbeitnehmers ein Abkommen – Illinois mit Iowa, Kentucky, Michigan und Wisconsin; Pennsylvania mit New Jersey; sowie Ohio, Indiana, Kentucky, Maryland, Virginia, West Virginia, Wisconsin, Minnesota, North Dakota, Montana und Arizona –, wird nur der Heimatstaat einbehalten. Markieren Sie auf der Bescheinigung „Arbeitsort trotz Gegenseitigkeit einbehalten“, wenn der Arbeitnehmer das Befreiungsformular nicht eingereicht hat.
DC besteuert keine Nichtansässigen: Wer in DC arbeitet und woanders wohnt, zahlt nur Steuern für seinen Heimatstaat.
Die Anrechnung erfolgt auf den Wohnsitz. Andernfalls wird die Steuer des Arbeitsbundesstaates einbehalten, und auch die des Wohnsitzbundesstaates, abzüglich der Anrechnung, die dieser für die Steuer des Arbeitsbundesstaates gewährt. Einem Einwohner von New Jersey, der in New York arbeitet, wird die New Yorker Steuer einbehalten, und die New Jerseyer Steuer nur dann, wenn die Steuer in New Jersey höher ist.

Staatliche Programme: Sozialversicherung, Familien- und bezahlter Urlaub

HRMS → Steuern & Abgabe → Staatliche Programme enthält die Beiträge, die Arbeitnehmer in dem jeweiligen Bundesstaat leisten, in dem sie arbeiten. Jedes Programm umfasst den Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeitrag, die jährliche Beitragsbemessungsgrundlage, den wöchentlichen Höchstbetrag und die Bezeichnung in Feld 14 der Lohnsteuerbescheinigung (W-2): Kalifornien SDI; New Jersey TDI, FLI und Arbeitslosenversicherung für Arbeitnehmer; New York SDI und PFL; Rhode Island und Hawaii TDI; Washington PFML und WA Cares; die Programme für bezahlten Urlaub in Massachusetts, Oregon, Colorado, Connecticut, Minnesota, Maine und Delaware; sowie die Arbeitslosenversicherung für Arbeitnehmer in Alaska und Pennsylvania. Die Beitragsbemessungsgrundlage wird ab dem laufenden Jahr berechnet, sodass ein Programm bei Erreichen seines Höchstbetrags endet.

Lokale Steuern

HRMS → Steuern & Abgabe → Lokale Steuerbezirke enthält die Städte, Landkreise, Schulbezirke, politischen Untergliederungen (PSDs) von Pennsylvania und Verkehrsbezirke mit ihren jeweiligen Steuersätzen für Einwohner und Nicht-Einwohner sowie der entsprechenden Regelung; gestaffelte lokale Steuersätze finden Sie unter „Lokale Steuerklassen“. HRMS → Gehaltsabrechnung → Lokale Steuerzuordnungen legt fest, in welchen Gebieten ein Mitarbeiter als Einwohner oder als Arbeitnehmer besteuert wird – der Wohn- und Arbeitsort des Mitarbeiters werden bereits berücksichtigt; diese Angabe dient der Erfassung weiterer Steuerbezirke.

Ort	Wie das berechnet wird
New York City	Nur für Anwohner, nach eigener abgestufter Skala (Lokale Kategorien).
Yonkers	Ein Zuschlag für Ansässige fungierte als Anteil der New Yorker Staatssteuer und als Steuer für Nichtansässige auf dort erzielte Löhne.
Pennsylvania Act 32 EIT	Die Einkommensteuer wird einmalig erhoben, und zwar zum höheren der beiden Steuersätze (Wohnsteuersatz und Arbeitssteuersatz), wobei die PSD-Codes anzugeben sind.
Pennsylvania LST	Die lokale Dienstleistungssteuer, verteilt auf die Lohnperioden, mit ihrer Steuerbefreiung für Geringverdiener und ihrer jährlichen Höchstgrenze.
Kommunal- und Schulbezirk von Ohio	Zuerst die Stadt, in der der Arbeitsort bewohnt wird, dann die Heimatstadt abzüglich der Gutschrift, die sie für das von der Stadt, in der der Arbeitsort bewohnt wird, gewährt; eine Einkommenssteuer für Einwohner eines Schulbezirks.
Detroit, Grand Rapids	Stadteinkommenssteuer für Einwohner und Nicht-Einwohner.
Louisville, Lexington	Gewerbesteuer.
Landkreise in Maryland	Auf Grundlage der in Maryland steuerpflichtigen Löhne, wobei der Nichtansässigensatz für Personen gilt, die in Maryland arbeiten, aber außerhalb von Maryland wohnen.
Landkreise in Indiana	Die Einkommensteuer wird nach dem Landkreis des Wohnsitzes oder des Arbeitsplatzes erhoben.
Denver und Aurora OPT	Die Gewerbesteuer: ein monatlicher Pauschalbetrag vom Arbeitnehmer und ein weiterer vom Arbeitgeber, sobald die Löhne die Schwelle überschreiten.
Oregonischer Staatsverkehr, TriMet, Newark	Transport- und Lohnsteuern werden je nach Gesetz entweder dem Arbeitnehmer oder dem Arbeitgeber auferlegt.

Der Gehaltszettel, das laufende Jahr und die Lohnsteuerbescheinigung (W-2).

Auf dem Gehaltszettel gibt es eine Zeile für jeden Bundesstaat, jedes staatliche Programm und jeden Ort mit dem entsprechenden Erklärungssatz.
HRMS → Gehaltsabrechnung → Kumuliert nach Zuständigkeit: Hier werden Löhne und Steuern für jedes Bundesland, Programm und jeden Ort separat erfasst. Die Daten werden von der Gehaltsabrechnung zusammengeführt: Korrigieren Sie den Gehaltszettel, und die Daten werden automatisch übernommen.
Die Felder 15 bis 20 des W-2-Formulars enthalten die Angaben zu Bundesstaat, staatlichem Lohn und Steuern, lokalem Lohn und Steuern sowie dem Namen des Ortes (Feld 20 des W-2-Formulars). Ein zweiter Bundesstaat oder Ort wird in der zweiten Zeile (15b–20b) eingetragen. Feld 14 listet die staatlichen Förderprogramme auf.

Wo es veröffentlicht wird: Lohnsteuerkonten

Unter HRMS → Gehaltsabrechnung → Lohnsteuerkonten werden alle Steuerarten – FIT, FICA, SIT, STATE_PROGRAM, LOCAL sowie die Arbeitgeber-Steuern ER_FICA, FUTA, SUTA, ER_STATE_PROGRAM und ER_LOCAL – dem jeweiligen Verbindlichkeitskonto zugeordnet. Jede Steuerart beginnt mit Konto 2110. Wird eine Steuerart einem Konto zugeordnet, wird die Steuer dort verbucht. Nicht zugeordnete Beträge und Rundungsdifferenzen verbleiben auf Konto 2110, sodass das Journal immer ausgeglichen ist.

Wer unterhält es?

Die Rolle des Gehaltsabrechnungsadministrators (payroll-admin) verwaltet die Gehaltseinstellungen, die Bescheinigungen und Ortszuordnungen aller Mitarbeiter sowie die Steuertabellen und führt die Gehaltsabrechnung durch. Sie ist nicht für die Mitarbeiterstammdaten zuständig – Einstellung, Gehaltsänderung und Kündigung verbleiben in der Personalabteilung, sodass eine Person nicht beides gleichzeitig erledigen kann. Rollen, die bereits W-4-Zeilen oder Landessteuersätze verwalten, erhalten die entsprechenden Ansichten, um sicherzustellen, dass sie nicht mit halben Aufgaben belastet werden.

Since 20 October Payroll Readiness shows W-4 / state gaps per pay group before it is run. See Payroll cycles: retro by recalculation, off-cycle and final pay runs, pay calendars per group and the Payroll Readiness board.